Assistant(E) de Direction Generale

L’Hôpital Intercommunal de la Presqu’île (Guérande - Le Croisic) regroupe 608 lits et places : Médecine (49 lits dont 6 lits identifiés soins palliatifs), Addictologie (10 lits), Soins de suite et de Réadaptation (80 lits), Gériatrie (308 lits), SSIAD (147 places), ESA (14 places).

De par sa situation géographique privilégiée de bord de mer à proximité de Saint-Nazaire et de Nantes et dans une région dynamique et attractive, Guérande offre un cadre de vie privée et professionnel agréable.

Poste à temps plein à pourvoir dès que possible ( 6 mois)

MISSIONS:
Au sein de la Direction Générale, vous assistez le Directeur de l’Etablissement afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de réunions, communication, accueil, gestion des dossiers, gestion du courrier...). Vous contribuez au traitement et à la circulation des informations internes et externes liées au fonctionnement de l’établissement, et vous prenez en charge des dossiers spécifiques.

SECRETARIAT
- Accueil physique, renseignement et orientation des personnes,
- Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV.
- Gestion de l’agenda : prise des rendez-vous, tenue des agendas, préparation de réunions et déplacements...
- Gestion des réunions : planification, convocation, préparation des dossiers, préparation de la salle le cas échéant
- Frappe de courriers/documents divers, mise en forme de documents (Word, Excel, PowerPoint),
- Traitement du courrier (enregistrement, tri, diffusion, archivage) et gestion des messages électroniques,
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Organisation et gestion du classement et de l’archivage
- Gestion et stock des fournitures de bureau

GESTION DOCUMENTAIRE/COMMUNICATION
- Rédaction et diffusion des notes d’information DG
- Gestion documentaire, notamment diffusion des dossiers (notes, indicateurs )
- Assurer l’interface entre le directeur général et ses interlocuteurs internes (directeurs adjoints, médecins, encadrement supérieur etc.) et externes (médias, élus, ARS, GHT, EHPAD de proximité, usagers )
- Rédaction du journal interne de l’établissement
- Mise à jour et diffusion des annuaires téléphoniques

GESTION DES INSTANCES ET DES REUNIONS
- Gestion des instances et des réunions (Comité de direction, Directoire, Conseil de surveillance, CME Conseil de la vie sociale, CRUQ ) en lien avec les directeurs : Programmation, préparation des documents, des ordres du jour, des dossiers et des conventions, suivi de l’émargement, diffusion du compte-rendu, des délibérations dans le respect des délais.
- Mise en place des élections de la CME
- Gestion de la cérémonie annuelle des vœux, des départs en retraites des médecins, de dons articles de presse et parution,

DOSSIERS SPECIFIQUES
- Gestion du planning de garde des administrateurs et des astreintes techniques
- Gestion du dossier des médailles du travail en lien avec la DRH
- Gestion des règlements intérieurs de l’établissement
- Gestion des dossiers et enquêtes diverses en lien avec l’ARS
- Gestion des organigrammes de l’établissement
- Gestion des plaintes et des contentieux des usagers, communication des dossiers patients

PROFIL DU CANDIDAT:
De formation bac +2/3 (contractuels), vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint, Outlook et vous avez acquis une expérience similaire au sein d’un établissement public de santé.

Vous possédez des qualités d’organisation, une aisance rédactionnelle et une réelle rigueur administrative. Ce poste requière également des aptitudes relationnelles puisque vous êtes en contact avec différents types d’interlocuteurs (médecins, ARS, agents, syndicats, élus, responsables de service, médias ). Discrétion professionnelle et discernement sont indispensables.

Vaccination Covid Obligatoire

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail