Assistant-e de Direction en Cdd

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es. Au sein de la DGA " Transition écologique et économique du territoire", la Direction Urbanisme et territoires (DUT) est composée de 7 services, et trois directions de projet. C’est une direction stratégique et opérationnelle qui a en charge la définition et la mise en œuvre des politiques et des projets de développement urbain à toutes les échelles et à toutes les étapes : connaissance du territoire, planification territoriale, définition et programmation des projets urbains, mise en œuvre opérationnelle, action foncière, droit du sol. Elle est le lieu où se traduisent et s’assemblent sur le territoire les différentes politiques territoriales portées par la collectivité : habitat, politique de la Ville, transition énergétique, environnement, transports, développement économique La DUT exerce sa compétence pour le compte de la Ville de Strasbourg et de l’Eurométropole. Elle intervient également en appui dans le domaine des projets urbains des communes. - Préparer et suivre les dossiers du service (constitution des fonds de dossier, relecture et mise en forme des documents). - Gérer les agendas du/de la chef-fe de service et de son adjoint-e. - Assurer la bonne coordination des agendas du-de la chef-fe de service, de son adjoint-e et des responsables de départements. - Assurer l’accueil téléphonique et physique. - Organiser les réunions (convocation, réservation des salles, préparation des dossiers). - Participer aux réunions de service et aux revues de projets et rédiger les comptes-rendus. - Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents en lien avec les thématiques du service (juridique, notariale ). - Créer et actualiser les outils de suivi de l’activité du service, en lien avec le/la chef-fe de service. - Suivre les demandes d’éléments pour les engagements Maire/Président. - Suivre l’avancement des notes aux élus du service. - Préparer et suivre la validation par le/la chef-fe de service et son adjoint-e des délibérations en lien avec les porteurs de projets et les responsables de départements. - Gérer les relations et la transmission de pièces administratives aux différents services de la collectivité et aux partenaires extérieurs. - Gérer les commandes de fournitures pour le service. Vous assurez une assistance administrative complète du/de la chef-fe de service et de son adjoint-e ainsi que de l’ensemble des chargés de transaction immobilière. - BAC à BTS Gestion, secrétariat, assistante de direction. - Expérience en secrétariat et assistanat de direction. - Maîtrise des procédures internes. - Maîtrise du vocabulaire de la Direction et du service sur les volets juridiques, immobiliers et notarial. - Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat de projets. - Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles d’expression orale et écrite. - Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers. - Connaissance des règles et usages administratifs, du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale. - Capacité rédactionnelle en matière de prise de note et de compte rendu. - Capacité à organiser l’agenda et gérer les rendez-vous en fonction des urgences et des priorités. - Capacité à recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques. - Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer des priorités. - Capacité d’adaptation et à rendre compte. - Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité. - Organisation, méthode et rigueur. - Rémunération statutaire et régime indemnitaire. - Prime de fin d’année. - Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration. - Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance. - Chèques vacances sous conditions. - Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).