Adjoint Administratif

**Descriptif**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Groupe Hospitalier Bretagne sud est l'hôpital de référence du territoire de démocratie sanitaire N°3 et l'établissement
support du GHT Sud Bretagne.
Il est issu de la fusion des centres hospitaliers de Bretagne Sud, Quimperlé, Le Faouët et Port Louis/Riantec au 1er janvier 2018.
Il est composé de 4524 agents sur 16 sites répartis sur 9 communes différentes avec:

- 3000 soignants et personnels de rééducation
- 489 personnels administratifs et de direction
- 450 médecins
- 369 personnels techniques et logistiques
- 180 personnels médico-techniques
- 41 personnels socio-éducatifs

Doté d'équipements lourds et de services spécialisés, le Groupe Hospitalier Bretagne Sud représente le 3ème acteur de santé après les deux CHU de Bretagne.

LE POSTE:
Le Groupe Hospitalier Bretagne Sud de Lorient recherche un adjoint administratif H/F missionné sur un contrat d'une année à 100% à la Pharmacie à usage intérieur de Lorient.
Vos missions principales:
1/ Secrétariat
- Accueil des visiteurs de la pharmacie
- Prise des rendez-vous pour les pharmaciens
- Réalisation de requêtes BOxi
- Travaux divers de secrétariat (téléphone, gestion du courrier, réalisation de documents, classement, archivage, réservation des salles, recherche de documents, etc...)

2/ Approvisionnement
- Réalisation des commandes ne passant pas par le logiciel « COPILOTE » (urgences, dispositifs médicaux implantables, fluides médicaux, abonnements, fournitures de bureau, particularités diverses...)
- Traitement journalier des commandes bloquées dans l'interface COPILOTE/CPAGE
- Suivi des commandes réceptionnées (réclamation des factures manquantes, traitement des anomalies)

3/ Réception et traitement des litiges
- Réclamation et suivi des avoirs auprès des fournisseurs
- Application des pénalités contractuelles le cas échéant

4 / Facturation
- Traitement des factures en respectant les délais et en priorisant les factures les plus importantes afin d'obtenir des escomptes
- Réaliser les demandes d'escompte trimestrielles aux fournisseurs
- Traiter rapidement les litiges pour ne pas retarder le traitement des factures
- Traiter les factures particulières (grossiste, fluides médicaux, dispositifs médicaux implantables (orthopédie, stents et stimulateurs cardiovasculaires, implants oculaires, etc.)
- Suivi des achats pour compte suite à rupture de stock des fournisseurs, réclamation et traitement des avoirs le cas échéant

5/ Traçabilité des dispositifs médicaux implantables
- Recherche des codes CPAGEi,
- Enregistrement dans le dossier patient CPAGEi,
- Extraction du tableau T2A en fin de mois, vérifications et correctif le cas échéant.

6/ Achats (assistance au cadre administratif):

- Saisie des prix dans CPAGEi
- Utilisation d'EPICURE
- Réalisation et suivi des actes d'exécution des marchés

PROFIL RECHERCHÉ:

- Diplôme : Diplôme de niveau 4 (BAC), Diplôme de niveau 5 (BTS, DUT) dans un domaine de gestion administrative
- Avoir des notions en comptabilité publique et sur le code de la commande publique
- Maîtrise des outils bureautiques

Spécificités du poste:

- Travail en interaction avec l'ensemble des professionnels de la PUI (Pharmaciens, préparateurs, magasiniers).
- Travail en coordination avec les agents administratifs des autres sites de la PUI.

Qualités et capacités requises:

- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Bonne capacité relationnelle avec les services, les visiteurs, l'administration, les tutelles et le responsable du service
- Dynamisme
- Esprit d'initiative
- Confidentialité et discrétion professionnelle

Liasions fonctionnelles:

- Pharmacien chef de service
- Pharmaciens responsables de site Quimperlé et Caudan ; pharmacien responsable du secteur achat/approvisionnement
- Equipe pluridisciplinaire de la PUI

Liaisons hiérarchiques immédiates:
Adjoint des cadres de la PUI, Cadre supérieur du pôle E, Directeur des Ressources Humaines, Directeur Général
NOTES : durée 1 an

**Personne à contacter**
Mme Françoise ANCEAUX