Secrétaire de Scolarité

Bordeaux-INP, constitué sous la forme d'un grand établissement, regroupe six écoles d'ingénieurs bordelaises et une classe préparatoire. L’établissement compte 2500 étudiants et 450 enseignants et personnels administratifs. L’ENSEIRB-MATMECA forme 1200 élèves ingénieurs répartis sur 4 formations sous statut étudiant et 2 formations sous statut apprenti. Le service Scolarité est composé de 5 personnels administratifs : une coordonnatrice fonctionnelle, deux agents en charge chacun de la scolarité de 2 filières sous statut étudiant, un agent en charge de la scolarité des 2 filières sous statut apprenti et en entraide sur des missions transverses, un agent en charge des stages. Les missions principales du poste sont: - La gestion du suivi des dossiers élèves ; - La mise en œuvre des opérations liées à l'organisation des examens et jurys ; - Le secrétariat des jurys et rédaction des procès-verbaux et participation. Vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs (élèves, enseignants, directeur des études, responsables de département, d'année, d'options, de stages, collègues), et travaillez en relations partenariales avec les autres services de l'école (secrétariats pédagogiques, relations internationales, centres de ressources, service intérieur, direction des études ). **Activités** Dans le cadre de vos missions, vous: - Assurez l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ; - Réalisez des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ; - Saisissez et mettez à jour des bases de données dédiées à la gestion ; - Mettez en œuvre les opérations liées aux résultats des étudiants : collecte, saisie ou import, suivi des notes (semestre, année, diplôme) ; - Paramétrez, contrôlez, éditez dans Apogée les maquettes d'import-export de notes, les procès-verbaux par jury, les relevés de notes ; - Appliquez la réglementation imposée dans le domaine d'activité ; - Participez aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ; - Assurez l'organisation logistique des examens et des rattrapages, et veillez à leur bon déroulement. Dans le cadre d’autres missions complémentaires, vous: - Organisez les jurys, y assistez en tant que secrétaire de séance, enregistrez les décisions et réalisez les comptes rendus ; - Éditez et diffusez les certificats et attestations demandées par les élèves ; - Collaborez avec les secrétaires pédagogiques, les centres de ressources, la direction des études, les responsables de département, d'année, d'option, de stage pour suivre les situations individuelles des élèves ; - Contrôlez les informations relatives à l'édition des diplômes, préparez les listes de diplômés et participez à la remise des diplômes ; - Contrôlez l'actualisation des structures des enseignements, des modalités de contrôle dans Apogée, testez et validez les règles de calcul de notes et de résultats. **Profil recherché** **Compétences opérationnelles** - Maîtrise des techniques de communication et d'accueil téléphonique et physique ; - Maîtrise des outils bureautiques pour l’élaboration de documents (Word, Excel, Powerpoint), de logiciels spécifiques à l’activité et internet ; - Application des règles et des procédures. **Compétences comportementales** - Sens de l’organisation et de la gestion du temps ; - Capacité à rendre compte, rigueur et réactivité ; - Travail en équipe et sens du relationnel. **Travailler à Bordeaux INP, les +** - Entre 47 et 52 jours de congés annuels - Participation mutuelle (15€ / mois) - Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun - Forfait "mobilités durables" (vélo, covoiturage) pour le trajet domicile/travail - Accès au parking du personnel Type d'emploi : Temps plein, CDD Durée du contrat : 6 mois Rémunération : à partir de 23 455,00€ par an Avantages: - Prise en charge du transport quotidien Horaires: - Du lundi au vendredi - Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 01/03/2025