Assistant(E) Institution-direction

**À propos de l’association**

L'Union Départementale des Associations Familiales des Bouches du Rhône, association loi 1901, reconnue d'utilité publique, œuvre depuis plus de 80 ans à représenter, défendre et accompagner les familles auprès des pouvoirs publics au niveau départemental. Pour se faire elle regroupe une centaine d’associations adhérentes (20 000 familles). A côté de sa mission institutionnelle de représentation, l’UDAF 13 gère également différents services répartis sur trois pôles d’activités et emploie 130 salariés sur plusieurs sites dans le département des BDR.

Notre équipe pluridisciplinaire, composée de professionnels engagés et de bénévoles, met l’humain au cœur de toutes ses actions.

Pour renforcer notre organisation et soutenir notre Institution et notre Direction Générale dans leurs missions, nous recherchons un(e) **Assistant(e) Institution-Direction** organisé(e), réactif(ve), engagé(e), prêt(e) à contribuer à un projet associatif porteur de sens.

**Vos missions**

Sous la Responsabilité de la Responsable du Pôle Institution et du Directeur général, vous jouerez un rôle central dans le fonctionnement administratif, logistique et relationnel de l’Institution mais serez également une aide précieuse pour le Directeur général.

**1. Assistance au Pôle Institution**
- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux, présentations
- Suivi des dossiers administratifs, archivage, mise à jour des bases de données et intranet.
- Appui logistique : organisation de réunions, déplacements, commandes, suivi des factures.
- Organisation des instances : Assemblées Générales, Conseils d’Administration, Bureaux, Commissions
- Mise à jour des tableaux de bord d’activités et suivi des représentants familiaux.
- Collaboration avec l’UNAF, les associations adhérentes et les partenaires.
- Gestion de la boîte mail institutionnelle et traitement des demandes liées au pôle.

**2. Appui à la Direction Générale**
- Gestion et optimisation de l’agenda du Directeur Général.
- Préparation des réunions et élaboration de dossiers (ordre du jour, comptes rendus, suivi des décisions).
- Rédaction et diffusion de documents stratégiques et supports de présentation.
- Coordination de l’information entre la Direction et les services internes ou partenaires externes.
- Garantie de la confidentialité des informations traitées.
- Suivi administratif des projets transversaux et contribution à l’efficacité des processus internes.

**3. Soutien au réseau associatif**
- Accueil des partenaires, représentants d’associations et visiteurs.
- Suivi des relations avec les associations adhérentes : gestion des fichiers, traitement des demandes, cotisations.
- Accompagnement et orientation des acteurs associatifs.

**4. Participation à la communication institutionnelle**
- Veille presse et envoi de la revue aux associations.
- Appui à la mise en œuvre du plan de communication : création de supports (affiches, flyers, site, réseaux sociaux ).
- Participation à l’organisation des événements de l’UDAF, de leur conception à leur réalisation.
- Cette description n’est pas limitative. Des missions complémentaires pourront être confiées en fonction des besoins du Pôle Institution et de la Direction._

**Profil recherché**
- **Formation** : Formation supérieure en **assistanat, gestion administrative ou communication**.
- **Expérience** : une expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans une structure associative ou institutionnelle.
- **Compétences**:

- Maîtrise du Pack Office, de logiciels professionnels, de CANVA et aisance avec les outils numériques.
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Excellentes capacités relationnelles, sens de l’organisation et gestion des priorités.
- Discrétion, sens de la confidentialité et respect des données sensibles.
- Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome et force de proposition.
- Capacité à travailler avec des bénévoles dans un esprit de coopération.
- Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et autonomie.
- Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Qualités humaines : diplomatie et adhésion aux valeurs de solidarité et de défense des droits des familles.

**Nous offrons**
- Un poste qui allie **organisation, relations humaines et impact social réel**.
- Des missions variées dans un environnement bienveillant et participatif.
- La possibilité de contribuer activement à l’amélioration du quotidien des familles des BDR.
- Une mutuelle d’entreprise et des tickets restaurants pris en charge à hauteur de 60% par l’employeur.
- Salaire : convention collective : convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966 (IDCC : 0413), grille ES : de 2100 à 2540 € brut mensuel suivant ancienneté.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 2 100,00€ à 2 540,00€ par mois

Avantages:

- RTT

Formation:

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