Assistant Administratif

La Cité internationale universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d'utilité publique.

Créée en 1925 pour œuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs étrangers du monde entier, la fondation coordonne la gestion, l'animation et le développement d'un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante.

La Cité internationale comporte 43 maisons, propriétés des universités de Paris, et de nombreux services (accompagnement, restaurants, bibliothèques, sports, studios de musique, centre d’art contemporain, espaces verts, etc.) totalisant 6800 logements. Elle accueille 12 000 étudiants, chercheurs, artistes et sportifs de haut niveau par an. Le personnel de la fondation compte environ 250 personnes.

Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité internationale s’efforce de promouvoir des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.

La Ciup recherche un(e) Assistant(e) Administrative en CDI, pour son service entretien maintenance.

**Missions**:
L’assistant(e) administratif(ve) soutien le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service. Il/elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles. Il/elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service. Il/elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènement spécifiques. Il/elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.

**Activités Principales**:
Rédiger et mettre en forme les documents - Relire les documents et / ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents

Assister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et partage du reporting et dans la rédaction et l’établissement des procédures

S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement des consommables

Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer

Gestion des demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne)

**Accueil et renseignement**

Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

**Gestion financière**

Participer à l’élaboration du budget fonctionnel du service

Assurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budget

**Gestion des interventions techniques**

Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations afin de garantir une qualité optimale

Gestion administrative de la maintenance en matière de visite réglementaire et bureau de contrôle

Analyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suivi

Suivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets alloués

Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur

**Gestion des prestations /achats**

Etablir les bons de commande suivant les contrats et les marchés

Suivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer les prestataires si nécessaire

Renseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externes

Veiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige avec un prestataire

S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publics

Suivre et préparer le budget des opérations

Assister le responsable du pôle entretien maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures

Effectuer les commandes auprès des services internes, des matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenance

Assurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistres

**Administration du personnel**

Renseigne les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH

Transmettre les informations aux équipes qui n’ont pas d’accès informatique et/ou l’afficher

Effectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôle, suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturation

S’assurer du respect des règles et procédures définies par le service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes)

Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métier

**Réunions**

Assister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, prévoir la date, l’heure, la durée et inviter les participants

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