Adjoint Administratif

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Adjoint Administratif - H/F

**CONTRAT**

CDI

**DESCRIPTIF**

Descriptif du poste:
Missions du service : Gestion d'un plateau de consultations regroupant plus de 22 spécialités

Les activités spécifiques au poste

Accueil physique des patients et de leurs familles ayant un rendez-vous avec un professionnel de santé.
- Renseignements divers sur l'HCE et les services en rapport avec nos consultations
- Remise des documents pour la facturation.
- Vérification et si besoin modification de l'identité du patient (différence entre secrétaire et BDE) en lien avec le Bureau des Entrées
- Fusion à réaliser lors d'un doublon d'identité ou faire la demande à la Cellule Qualité
- Prise de rendez-vous selon les consignes des médecins/chirurgiens

Préparation des consultations
- Mise en place du service : ouverture salles de consultation, installation noms des médecins consultants, préparation salle de consultation et salle d'attente
- Impression des listes et préparation des feuilles de cotation

Gestion des cotations
- Demande de création de venue au BDE pour tous les patients vus en téléconsultation et pour les patients en présentiels qui ne sont pas passer faire leur admission
- Facturation quotidienne des rendez-vous en présentiel et en téléconsultation, et de tous les actes effectués dans le service
- Vérifier si les échographies cardiaques programmées pour les enfants hospitalisés ont bien eu lieu avant de rentrer la cotation
- Création ou modification des fiches de cotation
- Vérification des venues sans actes à mettre à jour suite à l'envoi régulier d'un listing par le responsable du BDE (environ tous les 15 jours).

Entrées et Sorties des Bilans Multidisciplinaires
- Demander la suppression d'une venue lorsqu'il y en plusieurs
- Contacter l'imagerie lorsque leur cotation n'est pas rentrée sur la bonne venue
- Modifier la date de sortie lorsque la sorite d'hospitalisation est faite le lendemain

Commande auprès de l'imprimerie pour l'approvisionnement des documents nécessaire au fonctionnement du

service

Mise à jour régulière des divers documents de l'accueil (carte de visite, fiche d'information sur les divers

secrétariats)

Tenir à jour les statistiques des consultations de médecine et de chirurgie

Gestion de la répartition des salles de consultations (supervision)
- Au coup par coup selon les demandes des médecins/secrétaires
- Planning général en collaboration avec la Cellule Supervision (Médecins chefs des consultations, Cadre de

Santé du service, Cadre Administratif)


Renseigner les patients pour la création des comptes My CHUGA sur internet, créer le compte à l'accueil si besoin

Renseigner les patients pour la création des comptes Mon Espace Santé sur internet

Tri du courrier de la médecine pédiatrique

Réponse téléphonique

Les relations professionnelles spécifiques au poste

Sous l'autorité hiérarchique de la Cadre Médico-Administrative (N+1), du Cadre Supérieur de Gestion (N+2) et du Directeur Délégué (N+3)

Lien fonctionnel avec les responsables médicaux du secteur, les responsables médicaux d'unité, le Cadre de

santé du secteur, le Cadre supérieur de santé, les Cadres de Santé de la pédiatrie, l'Adjoint des cadres du

Bureau des Entrées

Profil recherché:
Les compétences spécifiques

Maîtrise d'Easily, Outlook, Excel, Word, Cristal Link

Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs
- Auxiliaires/puéricultrices/infirmières
- Secrétaires
- Médecins/Chirurgiens
- Accueil central
- Agents du bureau des entrées

Qualités requises pour acquérir ces compétences

Esprit d'équipe et d'initiative

Sens des responsabilités

Rigueur dans l'organisation du travail

Gestion du stress

Esprit d'analyse et de synthèse

Réactive face à l'afflux des demandes

Qualités relationnelles

Adaptabilité et souplesse

Réactualisation des compétences

Sens de la communication

Conditions de travail dans le poste

Temps de travail : 100 %

Horaires : en roulement 7h30-15h20 / 8h30-16h20 / 9h55-17h45 (vendredi 9h30-17h20)

Télétravail : autorisé 1 jour/semaine en roulement (8h-15h50)

Travail dimanches et jours fériés : non

Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, ) conformément à la réglementation, aux

nécessités de service

En cas de Plan Blanc ou Situation Sanitaire Exceptionnelle, chaque agent est tenu de rester en poste jusqu'à

décision de la direction générale

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

CHU Grenoble Alpes - Site SUD
Avenue de Kimberley 38130 Echirolles CS 90338
38434 Echirolles