Secrétaire de Direction

**Au sein du Centre Hospitalier du Rouvray, vos missions principales sont**:

- Assister le Directeur afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,...).
- Accueil des interlocuteurs du Directeur
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques en les priorisant
- Réceptionner et traiter des messages électroniques
- Organiser le planning du Directeur et prise de rendez-vous en collaboration avec les autres secrétariats
- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son domaine (rédaction, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivages)
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents: courriers, notes, rapports qui peuvent être à caractère confidentiel
- Coordination administrative et logistique (gestion des agendas, organisation de réunions, repas, visites, conférences, événements, déplacements...)

**Savoirs faire recherchés**:

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Savoir prendre des notes rapidement, rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, Internet, Outlook, Power point) et les logiciels métiers

**Liaisons fonctionnelles**:

- Le Directeur
- Les directions fonctionnelles et l'ensemble des services du CH du Rouvray
- Les différents partenaires de l’Etablissement

**Lien hiérarchique**:

- L'assistant(e) est placé(e) sous l'autorité du directeur du CH du Rouvray et sera encadré(e) par le Responsable administratif en charge des affaires générales

**Savoirs être recherchés**:

- Sens du travail en équipe ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité professionnelle ;
- Rigueur, méthode, autonomie, réactivité et organisation dans le travail quotidien ;
- Polyvalence ;
- Diplomatie ;
- Sens de l'initiative ;
- Capacité à s'organiser en fonction de la charge de travail, disponibilité ;
- Bonne communication orale et écrite ;
- Rendre compte du travail réalisé et de son avancement.

Type d'emploi : Temps plein, CDI, CDD

Salaire : 1 541,46€ à 2 751,00€ par mois

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Épargne salariale
- Participation au Transport
- Réductions Tarifaires
- Réfectoire
- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Mesures COVID-19:
Port du masque obligatoire en intérieur - pass sanitaire valide obligatoire

Question(s) de présélection:

- Etes-vous en possession d'un pass sanitaire COVID valide? (OBLIGATOIRE en établissement de santé)

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Exigé)

Expérience:

- Secrétariat: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail