Assistant.e Administratif.ve

Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c'est rejoindre une association engagée et en mouvement.
Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l'autisme, de l'addictions, de l'asile et de l'intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l'emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d'accompagner chaque situation.

Le Groupe SOS Solidarités est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

Vous occuperez des tâches administratives courantes au sein du CHUD et du CHUF en fournissant au responsable et au personnel un support indispensable au bon fonctionnement de la structure sous la supervision du directeur et du Cadre Administratif & de Gestion.

En tant qu'assistant-e administratif-ve et comptable, vous aurez en charge les missions suivantes:

- Tenue du standard et de l'accueil
- Accueil physique des personnes dans les locaux
- réception et orientation des appels téléphoniques
- Prise des rendez-vous pour la direction
- Gestion du courrier entrant et sortant des différents dispositifs

Gestion des stocks et des fournitures
- Vérification de l'état des stocks, évaluation des besoins en accord avec les chefs de service
- Relation avec les différents prestataires
- Commande, inventaire des fournitures : bureautique et produits d'entretien
- Assurer les réceptions des commandes

Au niveau du suivi administratif /RH
- Mise à jour des plannings du personnel et des astreintes
- Préparation des documents d'embauche d'un salarié
- Gestion administrative des dossiers individuels des salariés
- Elaboration et affichage des plannings des équipes
- Tenue des dossiers du personnel de la structure
- Lien avec la médecine du travail pour les visites médicales
- Rédaction des contrats de travail et mise en forme de tout document utile à l'activité du service et des dispositifs
- Préparation et saisie des EVP

Au niveau de la Comptabilité
- Tenue des caisses avec réassort si nécessaire
- Encaissement des cautions et des participations financières
- Préparer les remises en banque
- Vérification, suivi et transmission des factures à la comptabilité
- Préparation des paiements fournisseurs
- Paiement et tenue hebdomadaire des dépenses faites avec les moyens de paiement à disposition
- Gestion du fichier ticket restaurant, commande, réception et distribution

En tant que Assistant-e Administratif-ve les compétences requises sont:

- La connaissance du règlement de fonctionnement
- Avoir une expérience auprès du public accueilli
- connaître et respecter les droits des usagers
- Capacité à s'inscrire dans un travail d'équipe
- Etre réactif-ve face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs
- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe
- Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel
- Savoir créer des bases de données spécifiques
- Avoir des facilités rédactionnelles
- Savoir faire preuve de discrétion
- excellente maitrise des logiciels bureautique
- Autonomie, polyvalence, rigueur,
- Sens des priorités et des responsabilités
- Etre capable de respecter les valeurs du groupe