Gestionnaire de Scolarité

**Employeur**: Rejoignez une structure en mutation vers l'université de demain. Aix-Marseille Université (AMU), une des premières universités françaises, regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche et un budget de 720 M€. Elle offre des opportunités de carrière uniques sur 5 campus couvrant tous les champs universitaires en France. AMU est membre de l'alliance CIVIS pour les "Universités Européennes" et recrute des talents divers, avec des emplois handi-accessibles. **Mission**: Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de bureau des masters. L’agent travaillera en lien fonctionnel avec les responsables des formations. **Activités principales**: **Accueil, diffusion de l’information, archivage** Assurer un accueil téléphonique auprès des étudiants, des entreprises et des enseignants Assurer un accueil physique pour les vacataires extérieurs et les tuteurs en entreprise Assurer la gestion documentaire (classement, archivage). **Recrutements étudiants** Organiser les entretiens de recrutement en appui des responsables de la formation (RDV entre les alternants / responsable de formation + réservation salle ) Effectuer les Inscriptions Administratives et les Inscriptions pédagogiques (APOGEE), et le suivi de celles-ci (complétude des pièces justificatives) Informer les apprentis et les accompagner dans l’inscription obligatoire au logiciel Cactus, valider les saisies au fur et à mesure Vérifier la liste des apprentis sous le logiciel adéquat (import des apprentis Cactus) Faire signer en début d’année la charte d’engagement des apprentis Réaliser et distribuer aux apprentis le livret d’apprentissage annuel après vérification du responsable d’année Suivre l’attribution des cartes d’étudiant aux apprentis inscrits **Gestion de l'assiduité** Gérer les feuilles de présence en lien avec les étudiants, les enseignants, le responsable de formation, les tuteurs en entreprise, le CFA et, si besoin, le service de formation continue. Mettre à disposition un tableau de synthèse de l’assiduité aux responsables de formation analyser les états d'assiduité **Relation CFA/entreprises** Établir les calendriers d’alternance en concertation avec le Responsable de formation. Les transmettre aux futurs apprentis, entreprises et au CFA. Saisir les calendriers d’alternance, les fiches apprenants, les fiches entreprises sur le logiciel dédié. Transmettre les demandes de devis de contrat d’apprentissage/de professionnalisation des entreprises au conseiller référent du CFA et suivre leur réponse Appuyer administrativement le responsable dans l’organisation des visites en entreprise (2 par an règlementairement) ; tenir à jour un tableau de suivi des visites des apprentis et centraliser les comptes rendus, les envoyer au CFA Faire parvenir aux anciens étudiants les offres d'emploi des entreprises partenaires Participer en tant que de besoin aux réunions organisées par le CFA (selon ordre du jour en concertation avec l’équipe) Organiser administrativement l’évaluation de la formation auprès des tuteurs d’entreprises **Appui à l’enseignement** Tenir à jour les annuaires et mailing listes des étudiants actuels, anciens et des intervenants. Assister les enseignants dans la préparation des réunions pédagogiques, y participer et en proposer un compte-rendu Éditer les diverses attestations : attestation de présence, de pré-inscription, de résultats en cours, les convocations, de fin de formation Organiser la tenue des jurys Participer à l’organisation des examens **Planification et suivi du déroulement des enseignements** En concertation avec le responsable de formation, préparer puis diffuser les plannings d’enseignement en tenant compte de la disponibilité des vacataires (enseignements et localisation (salles/cours à distance) et les transmettre ou les diffuser selon procédure adaptée (ADE) Réserver les salles **Profil**: Connaissances: Connaitre l’organisation de l’Université, de l’enseignement supérieur Connaitre l’organisation et les exigences règlementaires des formations en apprentissage Connaitre l’organisation du CFA Connaitre les structures et de l’organisation des enseignements de l’UFR Connaitre la règlementation en vigueur en matière de scolarité. Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel. Maitriser l’environnement numérique de travail de l’établissement Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles Posséder une capacité à travailler en équipe Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Sens de l'organisation Rigueur/Fiabilité Sens relationnel **Un processus de recrutement fluide et transparent**: En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser v