Adjoint en Gestion Administrative Et Financière

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - Tous C
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
UFR FEG
BATEG 1241 Rue des résidences
38400 Saint Martin d'Hères

Présentation de la structure

La Faculté d’Économie de Grenoble (FEG) propose deux licences générales, quatre licences professionnelles ainsi que cinq masters couvrant des domaines très diversifiés, dont un dédié à la formation des enseignants du second degré. Chaque master comprend un ou plusieurs parcours de spécialisation. Elle accueille 2 800 étudiants et compte près d’une centaine d’enseignants ainsi que 43 personnels administratifs. Implantée sur les sites de Grenoble et de Valence, la Faculté d’Économie offre des formations en présentiel, à distance, en formation initiale, continue et en alternance.

Missions principales

Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service financier, vous serez intégré dans une équipe de quatre personnes. Vous aurez pour mission principale de traiter, en équipe, de l'ensemble des actes administratifs et financiers du pôle finances de la FEG en matière de dépenses, recettes et missions et plus particulièrement en charge des heures d’enseignement sur HELICO-ADELI, et des dossiers des vacataires.

Activités principales

Traitement des heures d'enseignement sur HELICO:

- Prendre en charge les enseignants titulaires et contractuels (ATER, doctorants, associés...) nommés à la rentrée : collecter les informations nécessaires à la création de leur fiche dans HELICO par la DGDRH
- Transmettre, collecter et contrôler les dossiers de recrutement des intervenants extérieurs
- Assurer le suivi des services d’enseignement sur HELICO - ADELI puis OSE : collecter, contrôler et saisir dans le respect de la réglementation les services prévisionnels et réalisés des enseignants
- Contrôler le volume d'heures effectuées avec les maquettes MCC et ADE
- Vérifier et saisir les mises en paiement des heures complémentaires (bordereau mensuel) et le traitement des primes pédagogiques et administratives
- Assurer l'archivage sur P/ de l'ensemble des dossiers et l'archivage papier

Assurer la gestion administrative des vacataires enseignants:

- Contrôler et valider les dossiers vacataires sur PINEA en lien avec les vacataires
- Saisir et éditer les lettres d'engagement et les envoyer
- Assurer l’interface avec le service RH pour la mise à jour des dossiers

Suivi des échanges d'enseignement : contrôler l'exécution des échanges d'heures de service entre UFR et autres composantes de l'UGA ou établissement du site grenoblois

Gestion des dépenses, des recettes et des missions de la FEG en équipe : Gestion des bons de commande SIFAC, des factures de vente et des missions des personnels de la faculté (gestion d’un portefeuille et en appui des autres gestionnaires de l’équipe)

Gestion des identifications des virements du relevé TG

Restriction ou contraintes liées au poste : forte activité lors des périodes de paie, forte activité en fin d'exercice comptable, pas de congé possible durant ces périodes.

Compétences attendues
- Connaître le fonctionnement d'une composante et d'une université serait appréciable
- Connaître le statut des enseignants titulaires et contractuels et des règles UGA concernant les services et primes serait appréciable
- Connaître la réglementation relative à la comptabilité publique et à la gestion des heures d'enseignement
- Savoir prendre en main de nouveaux logiciels (formations possibles) : HELICO, PINEA, ADELI, NOTILUS et SIFAC (module commande)
- Savoir travailler en équipe et avoir de bonnes qualités relationnelles
- Savoir alerter son supérieur, être force de proposition
- Faire preuve de discrétion et de rigueur
- Être organisé, adaptable et d’autonome

Expérience professionnelle de 2 à 5 ans souhaitée.

Conditions de diplômes

BEP / CAP

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.