Assistant(E) de Direction

Grand E-Nov+ est l’agence d’innovation et de prospection internationale du Grand Est, née sous l’impulsion et avec le soutien de la Région Grand Est et de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Grand Est.

L’agence contribue au développement et au rayonnement de la région Grand Est en France comme à l’international en guidant les entreprises et les territoires dans leurs projets de transformation et d’innovation comme d’implantation d’entreprises.

Son équipe de plus de 90 collaborateurs intervient sur 7 antennes réparties en région Grand Est.

Accompagnée de son réseau de partenaires, Grand E-Nov+ déploie ses actions sous l’impulsion et avec le soutien de la Région Grand Est et de la CCI Grand Est.

**Description du poste**:
**Assiste la direction générale**:

- Assure l’accueil physique et téléphonique du DG ; reçoit, filtre et gère les sollicitations internes et externes auprès de la direction générale, en donnant la suite appropriée à la nature et à l’urgence
- Assiste l’organisation de déplacements du DG, selon les besoins
- Assiste l’organisation de rendez-vous internes ou externes
- Produit des courriers et présentations ou y contribue (relecture, mise en forme)
- Assiste l’organisation des instances de gouvernance et des instances de pilotage interne
- Force de proposition et contributrice sur les sujets de communication interne
- Gestion de documents (transmission, impression, renseignement, signature ) de nature diverses (contrats, factures ), en assurant un traitement adapté à leur caractère urgent, confidentiel ou sensible

**Coordonne la gestion de site de Strasbourg**:

- Force de proposition pour tout sujet lié à la gestion des locaux et à la vie du site : aménagements, règles de vie
- Pilote les éventuels réaménagements de locaux
- Gère la relation aux interlocuteurs en lien avec les locaux et les équipements : copropriété, prestataires, « voisins »
- Gère l’approvisionnement collectif et les modalités d’approvisionnement individuel aux fournitures diverses (fournitures de bureau et consommables divers)
- Communique et se coordonne avec le service SI pour la gestion des équipements SI
- Met en place des mesures, communique, et alerte au besoin, pour assurer le respect des règles de vie sur le site, le bon usage des locaux et des équipements communs
- Mobilise, pour ce faire, les assistantes du site de Strasbourg pour
- assurer une continuité de support et répondre aux besoins de présence sur site
- assurer le relais et le partage d’information aux équipes

**Intervient en support à l’organisation des événements**:

- Coordonne l’organisation des séminaires et réunions d’équipe
- Met en place et suit le rétroplanning et la gestion des tâches
- Force de proposition pour la construction du programme, sollicite la direction et les pôles pour décider, produire et nourrir le contenu
- Prend en charge l’organisation pratique et logistique
- Intervient en support de l’équipe événements pour le compte de la direction générale, soit, notamment, pour
- la gestion de l’agenda de la direction générale,
- la gestion des relations publiques, le suivi des personnalités et partenaires clé,
- la mobilisation interne des équipes de l’agence pour la mise en production de l’événement
- Pour toutes ces missions, peut être amenée à solliciter les assistantes de l’agence, ou, avec l’accord de la direction générale, tout autre membre de l’équipe de l’agence.

**Autres missions**
- En fonction des actualités et de besoins de l’agence, peut intervenir en pilote ou en support de dossiers transversaux confiés par la direction générale
- Intervient en support aux réaménagements mobiliers sur les autres antennes

**Profil recherché**:
**Compétences requises**:

- Formation Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent acquis par l’expérience
- Compétences et expérience solides en assistance de direction générale
- Compétences organisationnelles éprouvées
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maitrise des règles de communication et d’expression orale et écrite
- Maitrise indispensable de l'anglais professionnel à l'écrit et à l'oral

**Aptitudes comportementales à mettre en œuvre**:

- Excellentes capacités relationnelles, capacité à gérer avec diplomatie et assertivité des relations avec des interlocuteurs divers de tous niveaux hiérarchiques, éventuellement dans un cadre sensible ou tendu
- Proactivité, flexibilité
- Excellente organisation personnelle : capacité à mener plusieurs tâches de front, à gérer des échéances courtes et des imprévus.
- Sens du service

**Mobilité**:
Déplacements réguliers localement (Strasbourg / Colmar)

Déplacements ponctuels dans le Grand Est

**Contraintes particulières**:
Obligation de réserve et respect strict de la confidentialité dans l’attitude et dans la pra