Assistant-e Administratif Instances

**Contexte et missions principales**:
IRP AUTO est un groupe paritaire (ce qui signifie qu’il est piloté et contrôlé par les syndicats des salariés et les syndicats des employeurs à nombre égal) : ce mode de gouvernance est un gage de concertation et de transparence au bénéfice de tous.

Dans le cadre de vos missions, vous serez intégré(e) à une équipe de trois personnes au sein du département Instances, rattaché à la direction Conformité et Institutionnel.

Le département Instances a pour mission de mettre en œuvre la gouvernance paritaire, c’est-à-dire d’assurer le bon fonctionnement du pilotage du groupe IRP AUTO par les administrateurs, représentants des employeurs et représentants des salariés au travers de différentes missions de gestion administrative comme:

- La gestion des mandats des représentants des employeurs et des salariés (administrateurs)
- La vérification de la conformité de leurs mandats aux exigences législatives, règlementaires et statutaires, les relations avec les organisations syndicales patronales et salariales
- La planification, l’organisation et la préparation de la documentation des réunions des conseils d’administration et des assemblées générales au cours de l’année
- La gestion et la mise à jour du portail des administrateurs
- La gestion des notes de frais dues aux participations des administrateurs aux réunions.

**Activités**:

- Vous centralisez, préparez et transmettez les pièces nécessaires aux réunions des instances : ordres du jour, convocations, signatures, pouvoirs, fiches de présence, photocopies, dossiers spécifiques,
- Vous participez aux travaux de mise à jour de différents fichiers et outils (book instances, mandats, formations, feuilles d’émargement ), de collationnement de documents (statuts, conventions ), et assurez diverses tâches administratives (courrier, mise sous pli, classement, notes de frais).
- Vous saisissez des comptes rendus, procès-verbaux, notes de service, rédigez des courriers types ou spécifiques à partir de notes manuscrites ou de consignes orales. Vous en réalisez la mise en page, la relecture et la diffusion (après validation).
- Vous préparez les registres des procès-verbaux, les extraits de délibération et tenez à jour les registres de présence. Vous actualisez l’Intranet Instances et le portail administrateur.
- Vous réceptionnez les pouvoirs et vous vous assurez de leur validité.
- Vous réceptionnez les appels téléphoniques, assurez le filtrage et la transmission vers le bon interlocuteur.
- Vous tenez à jour les agendas et plannings, participez à l’organisation des réunions et assurez la logistique : gestion des déplacements et des réservations (salle, hôtel, restaurant).
- Vous effectuez le suivi de la validité des mandats et participez aux processus de renouvellement des Instances (désignations, élections).
- Vous participez aux travaux de préparation des assemblées et aux rapports de gestion.

**Profil recherché**:

- BAC ou BAC+2 Secrétariat-Assistanat
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook)
- Prise de notes rapide ou sténo seraient un plus
- Capacité rédactionnelle indispensable
- Relationnel aisé et goût du travail en équipe
- Confidentialité et discrétion
- Concentration, rigueur, organisation et rapidité d’exécution

**Informations utiles**:

- Localisation Paris - 75, France - pas de déplacement
- Contrat Apprentissage - 2 ans
- Salaire Non défini
- Niveau de qualification Technicien/Employé Bac +2
- Expérience - 1 an, 1 à 7 ans
- Modalités de travail Temps complet
- Fonction Assistanat/Adm.ventes/Accueil
- Secteur Banque/Assurance/Finance
- Télétravail Pas de télétravail
- Les plus _
- Rémunération annuelle brute sur 13 mois + prime de vacances
- Du lundi au vendredi en horaires aménageables
- Tickets restaurants
- Remboursement des transports en commun à hauteur de 60%
- Plan d’épargne entreprise (PEE)
- Contrat de santé et prévoyance
- Prestations d’un CSE attractif
- 25 accords collectifs en vigueur qui contribuent à une bonne qualité de vie au travail et un bon équilibre vie personnelle / vie professionnelle