Assistante de Direction

**À propos de nous**:
Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.

Située à 7 Km au Nord-Ouest de Paris, proche de la forêt de Saint Germain en Laye et de la Défense, la ville bénéficie d'un cadre exceptionnel et d'infrastructures importantes de transports. Elle offre un cadre de vie agréable à dimension humaine mêlant, sur 441 hectares, jardins, parcs, squares, rues et avenues bordées d'arbres, où habitations individuelles et immeubles se côtoient.

Les Élus et la Direction générale des services assurent la mise en place opérationnelle d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines et de modernisation du fonctionnement, dans une optique de proximité et de réactivité adaptées aux enjeux stratégiques de la collectivité.

En rejoignant notre Ville, vous intégrez une équipe de travail dynamique qui veille et vous accompagne sur les parcours et projets évolutions professionnelles.

**Mission**:
**Mission 1** : Assistanat DST**

**Activités**:

- Gestion de l’agenda et de la messagerie électronique du DST
- Assure l’accueil téléphonique et physique du secrétariat du DST
- Assure la logistique des déplacements, la préparation et le suivi des réunions, des dossiers et des conférences téléphoniques
- Assure le classement et l’archivage des documents
- Rédaction des comptes rendus, notes et synthèses
- Assure toutes missions permettant de faciliter l’organisation et le travail du DST

**Mission 2** : Gestion du pôle secrétariat**

**Activités**:

- Assure le suivi et la coordination des missions des 4 assistantes de service de la direction
- Assure le suivi, la centralisation et la validation des congés de ses 4 collaboratrices
- Hiérarchise la priorisation donnée aux missions administratives du pôle secrétariat
- Réalise les entretiens annuels d’évaluations et notations en lien avec les chefs de services et fixe dans ce cadre les objectifs annuels de ses collaboratrices
- Assure la centralisation et le re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion de courrier (KOLOK) et coordonne le bon suivi de la mise à jour des données par les assistantes
- Responsable de la gestion des fournitures administratives de la direction
- Organise, coordonne et centralise les procédures règlementaires de la direction (organisation et suivi des délibérations et décisions)
- Coordonne et centralise les réponses relatives aux questions des BM/CM
- Organise, coordonne et centralise la classification informatique des procédures des marchés publics et actes règlementaires de la direction

**Mission 3**: Centralisation et coordination des demandes transverses**

**Activités**:

- Centralise et formalise les demandes de la direction à l’attention des directions extérieures
- Recueille et centralise les demandes des directions extérieures à l’attention de la DIST et re dispatching dans les différents services et équipes de la direction
- Assure la centralisation est la gestion des informations relative au dossier ASSURANCE en lien avec la Direction des Affaires Générales
- Centralise et assure le suivi des aspects techniques pour les Manifestions en lien avec la Direction Jeunesse Sport Vie Associative ;
**Mission 4**:Assure le suivi et la coordination de la commission communale d’accessibilité**

**Activités**:

- Responsable du bon suivi de la commission communale d’accessibilité : Préparation et rédaction des convocations, comptes rendus
- Assure le suivi et la coordination des dossiers en lien avec l’accessibilité avec les différentes directions concernées
- Elabore et rédige le rapport d’activité annuel de la commission d’accessibilité ainsi que la délibération relative à celle-ci

**Particularités du poste**:

- Polyvalence des missions en cas d’absence au sein du service nécessitant des capacités d’adaptation notamment en cas de gestion de crise
- Toutes missions liées aux fonctions de la DIST
- Disponibilité pour la réalisation des interventions d’urgence sur les horaires du poste et hors horaire du poste et soumis à récupération ou à rémunération supplémentaire
- Aide transversale aux équipes dans le cadre des missions lié à l’activité des Services Techniques

**Profil**:
Connaissances/diplômes:

- Connaissances relatives au formalisme administratif
- Connaissance des cadres règlementation de l’environnement territorial

Compétences/qualités (savoir-faire):

- Savoir manager
- Travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Maitrise de soi
- Devoir de discrétion
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie, prise d’initiatives