Secrétaire de Direction

L’établissement recherche un(e) **Secrétaire de Direction (H/F)** ,de **jour** à **temps complet, en contrat à durée déterminée.**

**ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS DE LA DIRECTION**:

- Assurer les missions de secrétariat : traitement du courrier, diffusion, correspondance, traitement des appels, commande fournitures.
- Transmettre aux différents interlocuteurs Direction générale, service fonctionnels, cadres de soins,les documents nécessaires à retourner complétés.
- Collecter les informations et documents requis auprès des collaborateurs.
- Transmettre des documents aux interlocuteurs externes appropriés.
- Organiser les données et les classer en vue de leur utilisation au sein de la Direction.
- Concevoir et alimenter les tableaux de bord et suivre leurs évolutions.
- Mettre à jour les données (papier et numérique) puis les archiver en vue d’optimiser l’accessibilité.
- Assurer la gestion de missions spécifiques à la demande de la direction.
- Assurer la coordination, aide à la rédaction et mise en forme et édition des dossiers de renouvellement d’autorisation et autres dossiers règlementaires
- Rédiger et corriger les supports de communication (compte-rendu, notes, présentations, etc.)
Secrétariat des réunions des Staff de direction.
- Assurer le suivi de la base de données des praticiens (dossier administratif, badge, coordonnées, assurance Responsabilité Civile).
- Coordination du parcours d’intégration des nouveaux praticiens.
- Tenue et gestion des archives des dossiers et contrats des praticiens.
- Suivi des gardes PDSES. Mise à jour de l’annuaire:

- Gestion et suivi du dossier des Internes en médecine
- Mise à jour suivi des conventions et partenariat

**COORDONNER LES ASPECTS LOGISTIQUES**:

- Organiser les éventuels évènements.
- Coordonner le planning d’utilisation des salles de réunions.

Il s'agit d'un poste en **CDD dans le cadre d’un remplacement de congé maternité**.

La Polyclinique Saint-Roch**, établissement de Médecine-Chirurgie-Obstétrique, **est l’une des cliniques les plus importantes du littoral languedocien.

Située au cœur de Montpellier depuis sa création en 1947 et noyau originel du groupe Oc Santé, elle a déménagé en février 2016 dans des locaux entièrement neufs dans le quartier des Grisette à Montpellier.

Le projet médical de la Polyclinique, reconnu au niveau régional et national, s’articule autour de plusieurs pôles de référence:

- Pôle Femme-Mère-Enfant (maternité, pédiatrie et chirurgie infantile, gynécologie-obstétrique, centre FIV)
- Chirurgie orthopédique
- Urgences et SOS Main
- Ophtalmologie
- Médecine interne et gériatrie
- Chirurgie oro-faciale
- Chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique

Et aussi:

- Premier centre privé d’urgences d’Occitanie, le service des urgences de la Polyclinique Saint-Roch assure une prise en charge de toutes les urgences médicales et chirurgicales 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
- Un SOS Main y propose une prise en charge globale, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, dans une unité entièrement dédiée.
- Un centre de consultations médicales (Centre médical Saint-Roch), situé sur le parvis de la polyclinique, regroupe également une grande diversité de médecins spécialistes.

**Niveau de qualification**:

- Vous justifiez si possible d’une première expérience dans un emploi similaire et disposez de préférence d‘une connaissance du milieu de la santé.
- Vous faites preuve d’un grand sens de l’organisation, de discrétion et d’une maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
- Vous êtes réputé pour votre sens du relationnel et vos capacités d’adaptation.
- Vous êtes réactif et votre dynamisme n'est plus à prouver.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 8 mois

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/11/2024