Assistant de Direction

Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire / Groupe : B2 / NBI : Néant / Encadrement : Non

Rattachement administratif:
DGA Développement économie territoire insertion environnement
Pôle environnement et prévention sanitaire
Direction Pôle environnement et prévention sanitaire
Service Pôle environnement et prévention sanitaire
Montpellier Alco

**Catégorie B**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier

**Description du poste**:
**Missions du métier**:

- Assurer les tâches de secrétariat

**Missions du poste**:

- Assistante de direction de la Direction de l’Environnement (DE) : assiste la directrice et coordonne les informations relatives aux affaires traitées au sein de la direction et des services
- Secrétariat des missions Paysage et Maison du Littoral
- Responsable du planning de présence des secrétariats de la DE
- Référente pour les autres secrétaires de la DE (relation fonctionnelle)
- Assure régulièrement, avec les autres assistantes du P3E, l'intérim de l’assistante de pôle en son absence
- Référente pour la DE du classement des documents transversaux dans la GED

**Activités**

**Activités métier**
- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public

**Activités poste**
- Assiste la directrice de la DE:

- tenue de l’agenda,
- planification, organisation et préparation des réunions,
- participation à certaines réunions, rédaction et diffusion des compte-rendus
- Planifie les réunions bilatérales entre le directeur et les chefs de service/chargés de mission
- Prépare l’ensemble des dossiers et documents nécessaires pour les réunions
- Assure le suivi du courrier dans le logiciel Elise pour la direction : mise en forme, saisie, traitement, répartition et diffusion des courriers au directeur, chef de service et chargés de mission
- Suivi Chronos et Ulysse pour la DE (directeur, chefs de services, chargés de mission et secrétaires)
- Alerte le directeur et les chefs de services/chargés de mission sur les échéances clés (courriers Elise, GUIDAF, date de remise des rapports,...) et relaie auprès d’eux et des agents, le cas échéant, toutes demandes émanant de la direction, du pôle et/ou de la DGA, et notamment les ordres du jours des diverses réunions internes (GD, DGA, Pôle, direction communication, DGA RH, DGA AT,etc.)
- Prépare en lien avec l’assistante de pôle le planning de présence assistantes de la DE en tenant compte des différentes absences (congé, maladies, formations, ) et du télétravail afin d'assurer le bon fonctionnement administratif de la direction (une assistante minimum en présentiel sur le site du Petit Alco)
- Veille au suivi du tableau de partage des tâches des assistantes pendant les absences (à partir d'une semaine) et le transmet au directeur, aux chefs de service et chargés de mission
- Crée les outils organisationnels nécessaires au poste et les met à jour (suivi RH, procédures...) et contribue à l’élaboration, l’utilisation et l’évolution des outils mis en place au niveau du pôle
- Assure la mise à jour des documents de référence dans la GED
- Dans le cadre de la démarche accueil : suivi, mises à jour des documents, améliorations suite aux audits et sensibilisation des agents
- Participe à la permanence téléphonique selon l'organisation établie entre les assistantes dans le respect des exigences de la démarche accueil et du bon fonctionnement de la direction.

**Profil recherché**:
**Compétences**

**Connaissances**
**Connaissances référentiel métier**
Classement et archivage
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Qualité : démarche, méthodes, outils

**Connaissances poste**
Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Ressources humaines
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département

**Savoir-faire**
**Savoir-faire référentiel métier**
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention

**Savoir-faire poste**
Accompagner la transmission de compétences
Tenir des tableaux de bord
Concevoir des tableaux de bord
Capitaliser et valoriser les bonnes pratiques
Appliquer les procédures qualité
Traiter l'information
Transmettre l'information
Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s)