Adjoint Administratif Au Secrétariat de Direction

il y a 19 heures

Marseille e, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein

**I - Missions et organisation du service**

**Missions quotidiennes**:

- Ouvrir, enregistrer et dispatcher le courrier arrivé
- Enregistrer, scanner et expédier le courrier départ
- Scanner, enregistrer et diffuser les notes de services
- Répondre aux appels téléphoniques en filtrant les appels et en les octroyant au bon interlocuteur.
- Répercuter les directives et rappeler les impératifs aux différents interlocuteurs sous l’égide du Directeur.
- Gérer l’agenda du Directeur.
- Relayer l’information au bon interlocuteur.

**Missions spécifiques**
- Collecte des données du Rapport annuel d’activité et mise en forme.
- Organisation du conseil d’évaluation.
- Tenue à jour tous les documents susceptibles d’être mis à la disposition du contrôleur général des lieux de privation de liberté.
- Tenue du secrétariat labellisation RPE gestion documentaire.
- Tenue à jour des délégations de signatures et décisions administratives en matière de RH et de gestion de la population pénale et publication au RAA.
- Préparer les éléments des réunions institutionnelles

**Missions ponctuelles**
- Saisies des rapports à caractère confidentiel ou de tout autre document à diffusion restreinte.
- Accueil des personnalités lors de réunion ou visites de l’établissement.

**II - Description du poste**

L’adjointe administratif affectée au secrétariat de Direction, est amené à effectuer toutes les tâches du responsable en son absence ou par délégation et est placée directement sous l’autorité du Directeur et de son adjoint.

En cas d’absence du responsable du secrétariat de direction, l’adjoint devient référent de la base documentaire, légitime à faire des rappels aux chefs de service concernés par le processus.

**III - Compétences requises**
- rigueur, organisation, discrétion
- capacité à travailler en binôme
- Sens du relationnel et des responsabilités
- capacité de communication et à relayer l’information

**Savoir-faire et aptitudes requis**:

- rigueur et sens de l’organisation, connaissance de la nomenclature de classification des notes de services et des engagements et modalités de mise en œuvre du référentiel de labellisation.
- sens pratique et sens du relationnel
- anticipation sur certaines demandes par rapport à l’événementiel.
- Intérêt pour la fonction publique.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Salaire : à partir de 2 110,64€ par mois

Lieu du poste : In person

  • Responsable Secrétariat de Direction

    il y a 19 heures

    Marseille, France La Sécu recrute Temps plein

    **Responsable secrétariat de direction**: - CDI - Marseille - de 28 048 € à 40 000 € par an - NIVEAU 5 MSA - Télétravail possible - NVHADD86279 **MSA PROVENCE-AZUR**: La MSA Provence Azur assure la protection sociale en guichet unique de l'ensemble de la population agricole pour les départements des Alpes-Maritimes, des Bouches-du-Rhône et du...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville du temps libre **Secteur d'activité** - Gestion administrative et secrétariat**Filière** - Administrative**Catégorie** - B, C**Cadre d'emplois** - Rédacteurs territoriaux- Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i9144 - Description CollectivitéLa Direction Générale Adjointe Ville du Temps Libre regroupe les directions...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 jours

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville du temps libre **Secteur d'activité** - Gestion administrative et secrétariat**Filière** - Administrative**Catégorie** - B, C**Cadre d'emplois** - Rédacteurs territoriaux- Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i10021 - Description CollectivitéLa DGA Ville du Temps libre regroupe quatre directions : La Direction de la Culture...

  • Coordonnateur Administratif Secrétariat Général

    il y a 3 jours

    Marseille, France Metropole Aix Marseille Provence Temps plein

    Date - 07-10-2024 - Référence - 30865 - Direction - DGS SECRETARIAT GENERAL - Contrat - Fonctionnaire - Localisation - Marseille - Filière - Administrative - Catégorie - B ou C - Cadre d'emploi - ADJOINTS ADMINISTRATIFS ET REDACTEURS TERRITORIAUX - 09-11-2024 **Contexte du recrutement et définition de poste**: La Métropole Aix-Marseille-Provence...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    **Référence de l'offre**:00008353 **Type d'offre**:Emploi permanent **Cadre d'emploi**:Adjoints administratifs territoriaux, Rédacteurs territoriaux **Grade**:, **Filière**:Administrative **Catégorie**:Catégorie C, Catégorie B **Secteur d'activité**:Gestion administrative et secrétariat **Niveau d'étude**:Bac **Nombre de postes à...

  • Adjoint Au Responsable Des Secretariats Medicaux

    il y a 2 semaines

    Marseille, France Centre Régional de Lutte contre le Cancer Institut Paoli-Calmettes Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT AU RESPONSABLE DES SECRETARIATS MEDICAUX **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** L'INSTITUT PAOLI CALMETTES (IPC), Centre Régional de Lutte Contre le Cancer situé à Marseille, est un des acteurs majeurs dans la Lutte contre le Cancer en France. Etablissement privé à but non lucratif, l'IPC mobilise...

  • Adjoint Administratif

    il y a 6 jours

    Marseille 9e, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein

    **Localisation administrative et géographique** DISP MARSEILLE- 4 traverse de rabat-13009 Marseille **Description du poste** L’ARPEJ est le service logistique de régulation de toutes les présentations de personnes détenues du ressort de la PACA-Corse vers toutes les juridictions judiciaires métropolitaines. Elle programme toutes les missions...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 jours

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville plus juste, plus sûre et plus proche **Filière** - Administrative**Catégorie** - C**Cadre d'emplois** - Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i9675 - Description CollectivitéAu sein du Service d'Appui Fonctionnel de la Direction de la Relation Citoyenne et de la Proximité, rattaché à la Direction Générale Adjointe Ville...

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Marseille, France Ville de Marseille Temps plein

    DGA Ville protégée **Secteur d'activité** - Gestion administrative et secrétariat**Filière** - Administrative**Catégorie** - C**Cadre d'emplois** - Rédacteurs territoriaux- Adjoints administratifs territoriaux**Référence** - i9333 - Description CollectivitéContexte Au sein de la Direction d'Appui Fonctionnel (DAF), rattachée à la Direction...

  • Manager Secrétariat de Direction

    il y a 1 semaine

    Marseille, France MSA Provence Azur Temps plein

    La MSA Provence Azur assure la protection sociale en guichet unique de l’ensemble de la population agricole pour les départements des Alpes-Maritimes, des Bouches-du-Rhône et du Var. Elle compte 540 collaborateurs. La MSA Provence Azur recrute un Cadre gestionnaire pour son service secrétariat de direction. Le service est composé de deux...