Assistant Projet Run Front Office

Basée à Lille, Lyon, Nantes, Grenoble et Bruxelles, Insitoo Freelances est une société du groupe Insitoo, spécialisée dans le placement et le sourcing des Freelances IT et Métier. Depuis 2007, Insitoo Freelances a su s’imposer comme une référence en matière de freelancing par son expertise dans l’IT et ses valeurs de transparence et de proximité. Actuellement, afin de répondre aux besoins de nos clients, nous recherchons un Assistant Projet Run Front Office (H/F) à Lille, France.

Contexte:
Accompagner l’équipe de Chefs de projets dans les cadrages de projets Audiovidéo et aux déploiements de solutions connectés.

Prise en charge du RUN Audiovidéo afin d’assurer le fonctionnement des salles de réunions et des environnements évènementiels (écran LED; sonorisation; outil de gestion de contenu).

Les missions attendues par le Assistant Projet Run Front Office (H/F):
Equipe D&BD (Digital et Business Data):
Vous intégrerez une équipe au sein de la Business Line Digital et Business Data constituée de plusieurs chefs de projets en charge des projets de sites en forte proximité avec les équipes exploitations, promotions, constructions, RSE et marketing.

Objectifs principaux du poste

L’Assistant Projet intervient en amont des projets pour:

- Pré-cadrer les besoins d’outils connectés disponibles au catalogue de l’équipe (théâtralisation, équipements audiovisuels, GTB, sécurité, phygital, etc.).
- Réaliser une première estimation budgétaire des projets.
- Préparer les documents nécessaires à la validation budgétaire et à la transition vers un Chef de Projet une fois le budget accordé.
- Il/elle est également responsable du RUN audiovisuel des salles de réunion et des équipements scéniques, garantissant leur fonctionnement optimal et leur maintenance.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Pré-cadrage des besoins et estimation budgétaire
- Identifier et comprendre les besoins exprimés par les équipes internes ou clients.
- Étudier les solutions connectées du catalogue pour répondre aux besoins.
- Collaborer avec les équipes techniques et financières pour produire une estimation budgétaire initiale.
- Préparer les éléments de cadrage : fiches projets, planning prévisionnel, et éléments techniques.
- Assurer la transmission des documents au Chef de Projet une fois l’accord budgétaire donné.

2. RUN audiovisuel des salles de réunion et équipements scéniques; et solutions techniques.
- Superviser le bon fonctionnement des équipements audiovisuels et scéniques (sonorisation, écrans LED, éclairage, etc.) ainsi que des solutions d’aide à l’exploitation de sites (GTB ; systèmes de sécu/sureté (Vidéosurveillance ; contrôle badges ; interphonie ; etc ))
- Diagnostiquer et résoudre les problèmes techniques en collaboration avec les prestataires externes si nécessaire.
- Accompagner l’équipe au suivis des contrats de maintenance et veiller à leur renouvellement.
- Assurer une veille sur les innovations audiovisuelles et techniques et proposer des améliorations.

TECHNIQUE ET VEILLE:
S’assurer en permanence de l’efficacité des outils, des process et des technologies.

Garder un regard technique face aux intégrations de solutions IT.

Assurer une veille technologique constante.

SAVOIR FAIRE:
Compétences techniques:
Connaissance des outils connectés (audiovisuel, GTB, phygital, etc.).

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint) et logiciels de gestion de projet.

Capacité à pré-cadrer un projet (besoins, budget, planning).

Aptitude à analyser des problématiques techniques et proposer des solutions adaptées.

Avoir contribué à des projets de déploiement de solutions techniques, idéalement dans des Etablissements Recevant du Public (ERP).

Avoir déjà réalisé des mission de RUN:

- Gestion des incidents et des problèmes
- Gérer les interventions préventives ; palliatives et correctives des prestataires externes

SAVOIR ÊTRE:
Rigueur, organisation et autonomie.

Excellent relationnel et capacité à travailler en équipe.

Sens du service et proactivité.

Compétences techniques et fonctionnelles attendues:

- Microsoft Excel - Confirmé - Indispensable
- Gestion des incidents - Junior - Indispensable

Cette mission vous intéresse?

Vous justifiez d’une expérience significative comme Assistant Projet Run Front Office (H/F) ?
Vous êtes rigoureux, méthodique, organisé et vous savez faire preuve d’autonomie et de réactivité ?
Vous êtes à l’aise à l’écrit comme à l’oral ?
Vous maîtrisez les périmètres techniques cités avec les niveaux adéquats ?
Vous aimez évoluer dans un univers où l’autonomie, la prise d’initiatives, le partage et le travail en équipe sont porteurs de la réussite collective ?
Vous pensez que votre profil pourrait correspondre au besoin de notre client ?

Référence : 07-CPD01-QO