Assistant-e de Direction

**À propos de nous**:
Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?
L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ces missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).
L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.
En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.
Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoir, c’est innover ».

**Mission**:
Collaborateur/trice direct(e) du directeur et du responsable administratif, l’assistant de direction contribue à la gestion administrative et des moyens de l’IAE. Il/ elle occupe un poste clef et contribue à personnaliser l’image de l’institut. Interlocuteur privilégié, il favorise la communication et les contacts à l’intérieur et à l’extérieur de l’institut.

Il/elle assure le secrétariat de direction de l’IAE et travaille en concertation avec les services centraux de l’établissement. Il/elle doit gérer l’accueil physique et téléphonique de la direction, déceler les urgences, filtrer et hiérarchiser les priorités, gérer les plannings et déplacements de la direction.

Il/elle assiste la direction en préparant, centralisant et consolidant le cas échéant les dossiers et données au regard de l’actualité.

Il/elle assure le circuit de signatures des documents de l’établissement, assure l’organisation du système de classement et d’archivage des dossiers et documents, suit l’évolution des réglementations, décisions et procédures sur l’ensemble du périmètre de la direction.

Il/elle organise et gère les différentes réunions (comité de direction, conseil d’institut notamment) : planification, convocations, ordre du jour, préparation des documents, rédaction de compte rendu.

Il/elle coordonne pour l’IAE les élections organisées par l’Université.

Il/elle est le référent de la logistique interne de l’IAE : gestion du courrier, locaux, matériels.

En termes de gestion des ressources humaines, il/elle assure l’installation des nouveaux arrivants, met à jour les listes de diffusions, accès aux bâtiments. Il/elle organise les plannings d’accueil du bâtiment IPEFAM et pilote et organise l’activité d’un agent en veillant à la continuité de service et à son bon fonctionnement.

Il/elle accompagne les agents de la structure dans leurs démarches, et suit les dossiers administratifs des personnels enseignants et non enseignants, en étant l’interface entre les personnels de l’IAE et la DRH de l’Université. Il/elle assiste administrativement la direction dans la gestion de certains dossiers spécifiques (recrutements, demandes de formation).

Il/elle contribue à entretenir et développer les relations avec les partenaires extérieurs et internes, en assurer la diffusion et la collation d’informations nécessaires au suivi des dossiers. Il/elle saisit et met à jour la base de données des conventions et partenaires de l’IAE. Il/elle participe à la conduite de projets transverses menés par l’IAE.

**Profil**:
Vous disposez de connaissances du fonctionnement d’une composante de formation et de l’Université, ou avez une capacité à l’appréhender rapidement. Vous connaissez les statuts des différents types de personnels.

Vous maîtrisez les techniques d’expression écrite et orale, vous disposez de solides compétences relationnelles et rédactionnelles.

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique (maîtrise des logiciels de bureautique) et êtes capable de vous former aux logiciels internes spécifiques liés à l’activité du poste.

Vous avez une bonne capacité à rendre compte.

Vous savez planifier, gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

Des connaissances en anglais et des notions budgétaires seraient un plus.

Vous savez faire preuve de diplomatie, respecter la confidentialité des informations.

Vous avez le sens du travail