Secretaire (F/H) - Direction de L'agriculture

**Missions et activités**:

- La Direction de l’agriculture met en œuvre la politique régionale de l’agriculture, de la forêt et de l’alimentation ainsi que les fonds européens agricoles pour le développement rural (FEADER). Deux Directions adjointes la composent : « Filières » d’une part et « Ressources » d’autre part.- Au sein de la Direction adjointe « Filières », les quatre services thématiques présentent une organisation similaire avec un pilotage centralisé et une mise en œuvre par des équipes d’instruction réparties sur tout le territoire, au plus proche des usagers. La Direction adjointe « Ressources » porte des fonctions supports, dont la fonction d’Autorité de gestion du FEADER et la valorisation de toutes les politiques agricoles, forestières et alimentaires de la Région.- Au sein du service « Productions Agricoles » et rattaché au responsable de service, vous assurez le secrétariat de l’ensemble de l’équipe ; vous intervenez en étroite coordination avec l’assistante de direction et les secrétaires des autres services de la direction dans la mise en œuvre de missions transversales et vous coordonnez en lien avec les encadrants la construction et la gestion du plan de formation des agents DAFA, notamment dans le cadre du FEADER.- La mission du secrétariat du service est au cœur du fonctionnement général de l’équipe, en ayant pour objectif de faciliter la réalisation des activités qui y sont exercées.- Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction et de la finalisation de la réorganisation des services.Activités principales:
Au sein d’une équipe dont les agents sont localisés dans les sièges de Lyon et Clermont-Ferrand et dans les 12 antennes départementales (Bourg-en-Bresse, Privas, Valence, Puy-en-Velay, Chambéry, Annecy, etc.), vous assurez les missions suivantes:

- 1/ Assurer le secrétariat du service:
- Gérer la coordination des agendas des différents agents et en particulier celui du responsable de service
- Assurer les fonctions de relais Gestor (gestion du temps de travail) pour le service
- Préparer et anticiper l’arrivée de nouveaux agents (demande de matériel informatique, badge, etc.)
- Préparer les réunions internes et externes sur le plan administratif et logistique (réservation de salle et de matériel, préparation des documents, du matériel, envoi des invitations, gestion des retours et des inscriptions, édition des feuilles d’émargement, accueil physique des invités si besoin) et les déplacements (réservations véhicules)
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes, participer à la gestion des boites mail partagées : orienter les demandes, gérer et transmettre les messages, apporter les premiers renseignements
- Mettre en forme des courriers, notes et documents tout en assurant leur relecture (orthographe, syntaxe)

**[...]**:

- Suivre les demandes de visa (parapheurs, demandes dématérialisées ou via le logiciel ELISE), relancer et alerter sur les délais le cas échéant ; assurer le suivi des signatures des conventions du service
- Participer aux réunions du service et assister le responsable de service dans certaines tâches (rédaction de comptes rendus, élaboration de documents )
- Contribuer à la préparation et au suivi de dossiers particuliers pour la direction

2/ Missions transversales assurées en lien avec l’assistante de direction et les secrétaires des autres services de la direction:
- Organiser et gérer pour le service le classement physique et informatique des différents documents selon les règles fixées par la direction, assurer la distribution du courrier
- Assurer le suivi quotidien des courriers entrants, via l’outil de gestion du courrier de la collectivité (Elise), contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle
- Contribuer à la mise en place et à la mise à jour permanente de bases de données utiles et partagées au sein de la direction, notamment la base de données interlocuteurs (logiciel Eudonet)
- Contribuer à l’organisation de la suppléance en cas d’absence d’un secrétaire d’un autre service
- Assurer le rôle de correspondant informatique

**Compétences et particularités du poste**:

- SAVOIRS et SAVOIR FAIRE:
- Expérience dans le domaine du secrétariat
- Très bonne maitrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word, Powerpoint et Outlook
- Maîtrise de logiciels applicatifs métiers appréciée dont E-Délib, Notes, Elise, Portail des Aides (PDA)
- Sens des priorités
- Bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
- Capacité d‘organisation et d’adaptation
- Capacité à travailler de façon autonome

SAVOIR-ÊTRE:
- Vous avez des qualités relationnelles et le sens du travail en équipe, de l'accueil, du service public. Organisé, vous êtes rigoureux et méthodique e