Office Manager Assistant/e de Direction

**OFFICE MANAGER - ASSISTANTE DE DIRECTION**

**OBJECTIF PRINICPAL DU POSTE**

Missions administratives variées : facturation et recouvrement - comptabilité - rapprochement bancaire - aide à l’analyse de gestion - suivi des commandes clients/fournisseurs
- Certaines missions sont déléguées au secrétariat mais reste de la responsabilité de l’assistante de Direction.

**MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE**:
**Secrétariat général**
En l’absence de la personne en charge du secrétariat : accueil téléphonique et physique & gestion des demandes commerciales

**Gestion du personnel et de la paie**:
Etat préparatoire à la saisie des BS - transmission des informations au cabinet comptable.
Gestion et déclaration à la Caisse de Congés Payés : saisie des entrées / sorties de personnel+ saisie des CP + CP anticipés.
Gestion des saisies administratives sur salaire. - en collaboration avec le cabinet d’expertise comptable.
Suivi des visites médicales des salariés présents et des nouveaux entrants.
Demande/clôture des cartes BTP en fonction des E/S.
Suivi et gestion des formations des salariés.
Participation au processus de recrutement : aide à la rédaction des fiches de poste & gestion de la publication de l’annonce, collecte des CV, premier tri et transfert au responsable hiérarchique en besoin de recrutement.

**Gestion administrative et financière**:

- **Administratif courant**:
Commande fournitures.

Suivi et gestion de différents contrats pour la bonne continuité des services (copieur, téléphonie mobile et fixe, accès internet, informatique, banque, télépéage, carburant ).
Courriers divers.
Classement et archivage.
- **Suivi de la location immobilière**:
Edition des avis d’échéance, des quittances de loyers commerciaux. Régularisation du loyer et des charges inhérents au local et en conformité avec le bail.
Effectuer règlements et suivi des règlements pour le locataire principal et pour le sous
- locataire.
- **Gestion de la flotte automobile**:
Assurer le suivi des véhicules : contrôle technique, contrôle antipollution, révision des véhicules, entretien et réparation diverses + coût et kilomètres max du crédit-bail et dates d’échéance.
Gestion des sinistres.
Gestion des amendes liées aux infractions code de la route.
Forfait post stationnement : vérifier avec supérieurs qui en a la charge : ACB ou salarié.
- **Comptabilité & Finance d’entreprise**
Vérification des factures fournisseurs, demande d’avoir le cas échéant, vérifier la bonne imputation chantier des factures fournisseurs, saisie des virements. (saisie & classement délégués au secretariat mais peut être amené à le faire)
Edition et envoi des factures de vente. Enregistrement des règlements clients, état des encours clients et recouvrement des créances.

Suivi de la trésorerie.
Intégration des masses de production par salariés dans le logiciel.

Intégration des données facturation/facture au tableur suivi CA - dispatcher les montants facturés en fonction des postes concernés + indication du débours chantier correspondant.

Mise en place d’un outil de pilotage d’entreprise permettant à la direction d’obtenir plusieurs indicateurs:

- Prévisionnel frais de structure (fixes et variables)
- Prévisionnel CA
- Prévisionnel rentabilité globale.

Relation récurrente avec le cabinet comptable : factures fournisseurs, factures vente, documents bancaires etc Participation à la clôture du bilan.
Mise à disposition du comptable de tout renseignement éventuel (compte d’attente)
Effectuer le « rapprochement bancaire », évincer toute anomalie en les traitant.

**Support aux Chargés d’affaires : fonction partagée avec le secrétariat**

**Suivi des commandes clients/ chantiers -**
Suivi et saisie informatique des commandes clients sur logiciel dédié.
Suivi et gestion des contrats de sous-traitance.

**Suivi des commandes fournisseurs et sous-traitants**
Etablir les commandes fournisseurs.

**Commercial**:
Renseignement des articles et ouvrages sur Batigest.
Pré rédaction de devis suivant indications fournies.
Demande de devis auprès fournisseurs et sous-traitants.
Participation aux réponses à AO.

**DONNEES RELATIVES AU POSTE**

**Conditions d’exercice du poste**
Poste basé au siège de la société.
Horaires fixes imposés. Temps de travail : 35 heures.

**Autonomie et responsabilité**
Autonomie sur l’accomplissement des missions, sous la direction du gérant et des autres supérieurs hiérarchiques.
Responsabilité sur l’ensemble des missions inhérentes à la fonction. Pas de pouvoir de signature.

**Contraintes et risques professionnels associés au poste**
Travail sur écran quotidien - Travail assis quotidien

**Relations fonctionnelles**
Supérieur direct : le gérant de la société Arnaud CHAPRON
Autres supérieurs : Philippe GAY
Relations quotidiennes avec l'équipe et les techniciens.

**Moyens mis à disposition**
Ordinateur,