Executive Personal Assistant

**Description entreprise**:
GS1 est l’organisation internationale, **neutre et à but non lucratif**, créée par les entreprises, pour **faciliter et automatiser les échanges** entre partenaires **commerciaux en s’appuyant sur un système d’identification unique,** mondialement reconnu et utilisé.

Avec **plus de 58 000 entreprises adhérentes en France** de toutes tailles et tous secteurs, et plus de 2 millions dans le monde, GS1 offre **un véritable espace de collaboration et d’inclusion** permettant de définir et adopter **des règles communes - des standards** - qui profitent à tous.

Avec les standards GS1,** les entreprises identifient de façon unique** leurs produits, unités logistiques, lieux, entités et assets, tout au long de leur cycle de vie, quel que soit le canal de vente.

**On a tous intérêt à parler le même langage **

**Description du poste**:
GS1 France recherche un(e) Exécutive Personal Assistant, positionné(e) au sein de la Direction Générale.

Au sein de notre organisation France et dans un contexte international, sous la responsabilité du CEO-Président exécutif, il/elle apportera un support permanent dans la gestion, l’organisation et le suivi des dossiers attachés à la direction générale et à ses interactions avec l’interne/l’institutionnel et les entités internationales.

Il/Elle prendra en charge le suivi budgétaire de la direction générale.

Il/Elle assistera également les Directrices Marketing & Communication et Organisation & Ressources Humaines pour faciliter et optimiser la gestion administrative et l'organisation de leur agenda dans leurs domaines d'activité.

Dans le rôle d'Exécutive Personal Assistant, vous agirez comme le bras droit du Président exécutif, contribuant à rendre son action la plus efficace possible.

Vos responsabilités incluront, sans s'y limiter:
**Gestion de l'Agenda et de la Communication**:

- Anticiper les besoins du Président exécutif en gérant son agenda avec précision, en équilibrant les engagements internes et externes tout en prévoyant du temps pour la réflexion stratégique.
- Assurer un partage d'agenda avec le responsable de la communication afin de garantir les prises de parole du Président exécutif lors des salons et des sollicitations des journalistes, tout en veillant à leur bonne amplification.
- Gérer ses interlocuteurs avec professionnalisme, en veillant à ce que toutes les communications (physiques et numériques) soient réactives et adaptées au contexte.
- Gérer, suivre et archiver la documentation du Président Exécutif / CODIR : Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous, réunions du Président Exécutif (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses ). Gérer la documentation relative aux réunions internationales. Gérer les notes de frais/voyages. Gestion du courrier du Président exécutif/cartes de vœux

**Organisation d’Événements Stratégiques**:

- Prendre en charge l'organisation et la logistique de la Convention annuelle, des Business Reviews périodiques ainsi que d'autres événements majeurs, en planifiant chaque élément (de la réservation de lieux (si besoin) aux détails techniques) pour garantir un déroulement sans faille.
- Assurer la coordination avec le CODIR et les équipes contributrices (notamment communication, marketing, communication interne ) à la préparation des supports de communication et des présentations percutantes pour ces événements, en veillant à ce que le message de GS1 France soit clair et engageant.

**Assistance au CODIR**:

- Établir les ordres du jour pour les réunions du Comité de Direction en concertation avec les membres du Comité de direction (avec la validation du Président exécutif), et garantir que des documents de travail pertinents soient partagés à l’avance.
- Participer aux réunions, en prenant des notes détaillées et en rédigeant des comptes-rendus exploitables, tout en effectuant le suivi des décisions prises et des responsabilités attribuées.

**Suivi Budgétaire et Gestion des Ressources**:

- Collaborer de manière proactive avec l'équipe Finance pour la préparation et le suivi du budget de la Direction Générale, assurant ainsi le respect des deadlines et des prévisions financières.
- Analyser les dépenses et préparer des rapports réguliers pour le Président exécutif, tout en proposant des recommandations pour améliorer l’efficacité budgétaire.

**Support Administratif et Coordination Interne pour la Direction Marketing, Communication & Data et la Direction Organisation & Ressources Humaines**:

- Gérer et actualiser les agendas des deux directrices en priorisant leurs tâches, en planifiant leurs rendez-vous et en organisant leurs réunions.
- Coordonner la logistique de leurs réunions d'équipe en réservant les salles, en mobilisant les participants et en diffusant les ordres du jour.
- Faciliter la circulation des documents au sein des verticales afin d'assurer la transmission des enjeux clés à tous les niveaux pertinents.

**Profil recherché**:
Formation de niveau Bac +2/