1 Assistant de Direction

OE-cat-B

**1 Assistant de Direction (H/F)**

Du 07.11.2024 au 28.11.2024

La Direction Démocratie Locale et Vie Associative recherche

**1 Assistant de Direction (H/F)**

Sur le grade de Rédacteur (Réf. 5050)

**MISSIONS**

**La Direction de la Démocratie Locale et de la Vie Associative est une direction ressource qui a pour mission le développement de la participation des habitants sur les projets de la Collectivité, et de soutenir et accompagner le secteur associatif amiénois. L’Assistant de Direction assiste le Directeur dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités de la direction.**
- A ce titre, vos missions sont les suivantes :_

**Assurer l’accueil physique et téléphonique du directeur**:

- Vous **recevez, filtrez et réorientez les demandes téléphoniques** sur l’ensemble des membres de la direction.
- Vous **accueillez et** **renseignez les interlocuteurs** et adaptez votre discours.
- Vous **centralisez les informations**, en rendant compte au directeur, et **effectuez les relances** à la demande du Directeur.

**Organisation des activités**:

- Vous **organisez l’agenda du Directeur** et **prenez des rendez-vous** en fonction des priorités.
- Vous **organisez et planifiez les réunions **à la demande du Directeur : rédigez les ordres du jour, transmettez les documents avant les réunions aux personnes concernées, participez et prenez des notes lors des réunions, rédigez les comptes rendus et les diffusez.
- Vous **complétez des tableaux** de suivi des activités et **renseignez les collaborateurs** sur l’état d’avancement d’un dossier.
- Vous **gérez l’approvisionnement en fournitures** de bureau.

**Gestion administrative**:

- Vous **gérez le courrier** (relecture, enregistrement, classement, suivi) et les parapheurs.
- Vous **rédigez, corrigez** (orthographe et typographie), **saisissez et mettez en forme des documents** divers (invitations, diaporamas, compte-rendu, rapports BM/BAM, délibérations, tableaux de bord, etc.), **enregistrez les dossiers** Posactes, en faites le suivi, et vous assurez de la **complétude des dossiers**.
- Vous **gérez et actualisez les bases d’informations** ainsi que l’information, le classement et l’archivage des documents.
- Vous **assistez le Directeur dans le suivi budgétaire** et **réalisez le suivi de congés **de la direction.

**Suivi administratif du Service Vie Associative**:

- Vous **participez à la réalisation des dossiers de conventionnement** (locaux municipaux mis à disposition des associations), en appui aux Chargés de Soutien et d’Animation Territoriale.
- Vous **saisissez les conventions de mise à disposition des locaux**, assurez leur gestion et leur actualisation à la demande du Chef de Service.
- Vous **actualisez et complétez les tableaux de bord et outils de suivi **en articulation avec les autres services de la collectivité.

Par ailleurs, vous êtes force de proposition et** coopérez aux actions des services **et **effectuez de la veille documentaire**.

**CONDITIONS D’EXERCICE**

**Participation à des réunions en soirée ou à des temps de travail en fin de journée / Horaires variables / Pics d’activités / Disponibilité ponctuelle en fin de semaine / Confidentialité / Intérim de l’assistante du Service Démocratie Locale en cas d’absence**

**PROFIL ATTENDU**

Vous êtes titulaire à mínima d’un **BAC**, de préférence d’un **BAC+2 **(type BTS Assistant de Direction / SAM) ainsi que du **Permis B**. Vous disposez de très bonnes **techniques rédactionnelles **et **maîtrisez les outils informatiques**. Une bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale sera appréciée.

Justifier d’**expériences **sur poste similaire est souhaité.

Vous appréciez le **travail collaboratif **et êtes** force de proposition**. Disposant de bonnes **capacités d’analyse**, vous avez d’excellentes **qualités relationnelles (expression orale)**. A l’**écoute**, vous êtes **autonome, réactif** et **rigoureux.** Enfin, vous avez le **sens des responsabilités **et de l’**organisation.**

***

**Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle**
- La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion_
- en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible_

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.