Assistant de Direction

La Région Normandie recrute un assistant de direction au sein de la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie.

La **Direction de la Formation Tout au Long de la Vie** (DFTLV) organise et finance la mise en œuvre des dispositifs de formation à destination des demandeurs d’emploi et les formations du secteur sanitaire et social. Elle accueille chaque année dans ses dispositifs environ 25 000 stagiaires et 10 000 élèves ou étudiants, finance des dispositifs de formation à hauteur de 250 M€, en s’appuyant sur un réseau d’environ 200 structures de formation sur toute la Normandie.

L’activité est organisée au sein de 2 directions adjointes et 7 services. Sont rattachés par ailleurs au comité de direction 2 chargés de mission, ainsi qu’une secrétaire et un assistant de direction.

**Missions**:
**Missions principales du poste**
- L’assistant de direction est en appui du directeur, en termes d'organisation personnelle, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

**Activités attendues sur le poste**
- Gestion de l’agenda, organisation de rendez-vous, interne ou avec des partenaires, et préparation de ces rendez-vous, en lien avec les services concernés ;
- Suivi de la production des notes par les services, lien avec le secrétariat des élus pour faciliter les réponses à apporter ;
- Coordination des secrétariats de la direction (5 agents), garant de la bonne articulation entre les sites de Caen et Rouen ;
- Gestion du courrier dans Elise, accueil téléphonique et physique de la direction sur le site de Caen ;
- Organisation des réunions de l’équipe de direction ; mise en œuvre des actions du projet de direction ;
- Construction d'outils permettant la transversalité ;
- En veille sur ce qui se passe dans d’autres environnements et propositions attendues (partage d’activités, outils, développement de nouvelles pratiques,) ;
- Contribution à faire vivre les projets identifiés comme prioritaires pour l’équipe de direction et évaluation des avancées et organisation de temps de restitution ;
- Proposition de plannings, d'indicateurs de suivi, de questionnaires de satisfaction.

**Profil**:
**Connaissanc**es principales attendues**
- Connaitre l’environnement de la formation professionnelle ;
- Connaitre le fonctionnement d'une collectivité territoriale (instances de décision, budget..).

**Compétence**s principales**
- Maitrise des outils informatiques Word, Excel et des logiciels de gestion du courrier ;
- Animation fonctionnelle des secrétaires de la direction ;
- Autonomie dans l’organisation du travail ;
- Anticipation et capacité à prendre des initiatives ;
- Être relais d’information vers son manager (veille / alerte).

**Savoirs faire relationnels**
- Aisance relationnelle ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Faire preuve de discernement et de diplomatie.

**Conditions générales**:
**Relations fonctionnelle**s internes et externes**
- l'ensemble des services de la DFTLV, Direction Prospective Compétences et Territoire, Agence de l'Orientation, Cabinet, Elus régionaux ;
- les services de l'Etat, l’ARS, les Départements, les prestataires de formation et leurs réseaux, France Travail, les Missions Locales, Cheops et Cap emploi, les branches professionnelles, les OPCO, le CARIF-OREF et les structures associatives.

**Spécificité du poste**
- Direction bi-site ;
- Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut être variable en fonction des obligations de la Direction.

**Opportunités**

Télétravail - Action sociale - Carte tickets restaurant - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames - Gare SNCF à proximité.

**Conditions de recrutement**

Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.

**Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.**

Filière : Administrative

Réf. : DFTLV/AD/N° 30068

Catégorie : B

Fin de publication : 02/10/2024

Direction : DFTLV (Formation Tout au Long de la Vie)

Service : DFTLV (Formation Tout au Long de la Vie)

Résidence administrative : Caen

Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe