Assistant - Assistante de Direction

Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun-e une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptés aux enjeux de territoire.

**Activités principales**:

- Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers dans le domaine large des ressources sur demande du chef de service en lien avec les responsables de département (RH, subventions, marchés publics, informatique, finances).
- Assurer le suivi de dossiers et les préparer pour les différentes instances.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
- Gérer l’agenda du chef de service.
- Organiser et planifier divers réunions intra service et avec d’autres partenaires (internes et externes).
- Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction et mise en forme de différents types de courriers, notes et comptes-rendus, diaporamas ).
- Mettre en œuvre le suivi et la diffusion du courrier du service : contrôle de la qualité rédactionnelle et du respect de la charte graphique.
- Assurer le suivi des délibérations : calendrier des séances, délais, vérification des validations,
- Participer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
- Participer aux réunions des cadres du service et rédiger les comptes-rendus.
- Classer et archiver les dossiers.
- Assurer une veille documentaire.
- Assurer, en lien avec le secrétariat de Direction, la fiabilisation des processus de travail transversaux relatifs au fonctionnement de la Direction (Délibérations, notes, listing )

**Activités spécifiques**:

- Réceptionner, enregistrer et distribuer la documentation de la Direction en l’absence de la responsable du centre documentaire.
- Assister administrativement la coordinatrice financière des subventions en l’absence longue de sa collègue.
- Remplacer le secrétariat de direction lors d’absences.
- Participer à la coordination des secrétariats de la DSSJ et à la permanence de l’accueil.
- Assurer le lien avec le-la RIU de la Direction en matière informatique (référent-e informatique)

Sous la responsabilité du chef de service Administration Générale et Ressources, vous réalisez de manière autonome le secrétariat du service.
Vous préparez et suivez des dossiers spécifiques sur demande du chef de service.
Vous assurez l’interface avec l’ensemble des départements du service Administration Générale et Ressources, les services opérationnels et la direction sur la thématique ressources.
Vous apportez une assistance administrative aux responsables de département en matière de secrétariat, de communication, d’information, d’accueil, de courrier, de classement et de suivi de dossiers.
Vous assurez le relais et la centralisation de l’information avec les différents départements qui composent le service (RH, finances et comptabilité, patrimoine et marchés publics, gestion des subventions, documentation, systèmes d’information, évaluation et observation, prévention des risques professionnels).
- De formation BTS assistant manager ou équivalent.
- Expérience souhaitée en assistanat de manager/assistanat de direction.
- Maîtrise:

- du fonctionnement de la collectivité et des différentes instances (circuits, délibérations, validations, )
- des techniques d’assistanat et de secrétariat.
- des techniques de classement.
- de l’outil bureautique (Pack Office).
- Capacités:

- rédactionnelles et aptitude à prendre des notes.
- à évaluer l'importance et/ou l'urgence d'une demande.
- à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence.
- Autonomie et disponibilité.
- Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
- Discrétion et diplomatie.
- Qualités relationnelles, esprit d’équipe et adaptabilité à des interlocuteurs-trices variés-es.
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Lieu d'exercice**: Locaux de la DSSJ - 9B rue de Genève à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).