Assistant - Assistante de Direction

La Direction espaces publics et naturels (DEPN) assure la gestion stratégique et patrimoniale, la conduite des projets opérationnels et d’entretien significatif (maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre), l’entretien courant et l’exploitation dans les domaines de compétences communautaires tels que la voirie, les ouvrages d’art, les arbres d’alignement,

**Activités principales**

**_ Assistance à la cheffe de service et son adjoint-e dans l’organisation du service_**
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, renseigner les différents publics, les orienter vers le/la bon-ne interlocuteur-trice.
- Fournir un premier niveau de réponse.
- Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, messages et courriels.
- Organiser l’agenda de la cheffe de service et de son adjoint-e en fonction de leurs priorités.
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
- Organiser et planifier des réunions pour le service.
- Assister la cheffe de service dans les tâches de coordination des départements : bilan d’activité, tableaux de bord, suivi des demandes du cabinet et des élu-es, suivi des dossiers sensibles.

**_ Gestion des documents internes, externes et le courrier_**
- Rédiger, saisir, mettre en forme des documents (courriers, notes...).
- Produire des documents en assistance de la cheffe de service et à son adjoint-e (recherche d’informations, constitution de dossiers spécifiques à une problématique, ).
- Organiser et veiller à la bonne utilisation des répertoires partagés par les services ainsi qu’à la traçabilité des courriers et documents qui y sont enregistrés en respectant la charte qualité.
- Réceptionner, organiser et diffuser les informations/documentation.
- Organiser le classement, le suivi et l’archivage administratif des dossiers gérés par la cheffe de service (physiques ou dématérialisés).
- Mettre en place une procédure de gestion des délais de réponse des courriers et être le relais de la cheffe de service et des responsables de département pour garantir le respect.

**_ Prise en charge en toute autonomie de certains dossiers_**
- Déclarer les projets de délibération dans l’outil dédié en respectant les délais associés et assurer le suivi du circuit de validation.
- Assurer une veille documentaire, sélectionner les articles dans la presse et les diffuser sous forme de revue de presse.

**Activités secondaires**
- Les secrétariats des services sont organisés en binôme afin d’assurer la continuité des missions en cas d’absence. L’assistant-e du service Aménagement de l'espace Public est le binôme de l’assistant-e du Directeur des Espaces publics et naturels, avec laquelle les absences doivent être coordonnées.
- Faire des recherches bibliographiques à partir des demandes des cadres du service et élaborer les dossiers de synthèse correspondants.

Vous apportez votre appui à la cheffe de service et à son adjoint-e, en assurant des missions d’interface, de coordination et d’organisation dans le domaine administratif. Vous répartissez les missions avec la secrétaire du service et veillez à leur bonne exécution.

Par votre action proactive et facilitatrice, vous contribuez à la productivité et à l’image du service ainsi qu’au développement du travail collaboratif.
- Bac à bac+2 assistanat de direction, support action managériale, gestion ou équivalent.
- Expérience en assistanat idéalement dans la fonction publique.
- Expertise des techniques de secrétariat.
- Maîtrise des logiciels bureautiques.
- Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
- Connaissance des règles de base de la déontologie du service public.
- Capacités rédactionnelles.
- Capacité à respecter les délais, à gérer son temps et les priorités.
- Capacité à travailler en équipe et en multitâches.
- Etre force de proposition.
- Qualités relationnelles, diplomatie, discrétion.
- Sens de l'organisation, rigueur, méthodologie, adaptabilité.
- Autonomie.
- Localisation du poste : 10 rue de Soleure à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).