Référent Pour La Gestion Documentaire

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Référent pour la gestion documentaire

**CONTRAT**

CDD; Mutation

**DESCRIPTIF**

METIER

Référent pour la gestion documentaire

CODE METIER

30C100

GRADE

CHARGE DE MISSION ADMINISTRATIF

STRUCTURE

DMU ou DIRECTION

INTITULE

Direction qualité gestion des risques et relations avec les usagers
- ____________________

ACTIVITE

La Direction qualité est chargée du pilotage stratégique et opérationnel de la politique qualité et sécurité des soins de l’établissement et de la coordination de l’ensemble de la démarche d’amélioration continue de la qualité.

SERVICE

PRESENTATION

La direction de la qualité, gestion des risques et des relations avec les usagers d'AP-HPC-UP est composée de:

- Département qualité et radioprotection
- Département gestion des risques et des crises
- Département expérience patient
- Département relations avec les usagers et les associations
- Département service social
- ____________________

COMPOSITION DE L’EQUIPE

1 Directrice de la qualité- Gestion des risques, relations avec les usagers

1 Adjointe à la directrice de la Qualité- Gestion des risques, relations avec les usagers

1 responsable du département Qualité et radioprotection

8,5 ETP de Qualiticiens

4 Physiciens et 5 PCR

1 responsable du département des risques et des crises

4,5 ETP de gestionnaire de risques

1 Directeur des relations avec les usagers et les associations - archives médicales

1 Responsable du département relations avec les usagers et les associations

5 chargés des relations avec les usagers

1 Assistante Accès aux dossiers médicaux

3 responsables « archive »

1 Responsable du service social

2 assistantes de direction

LIAISONS

HIERARCHIQUES
- la Directrice de la Qualité, Gestion des risques et des Relations avec les Usagers AP-HP Centre-Université de Paris (N+2)
- la Directrice adjointe____________________

FONCTIONNELLES
- Equipes de la Direction de la Qualité, Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers AP-HP Centre-Université de Paris
- Exécutifs et encadrement des DMU
- Directions fonctionnelles du GHU
- Médecins et les Cadres référents qualité-gestion des risques et/ou référents GED
- CGRAS
- Vigilants sanitaires
- Vice -président de la CMEL

ACTIVITES

Missions spécifiques:
GED:

- Accompagner la transition des 2 systèmes documentaires (Kaliweb et Bluemdi) vers le nouvel outil institutionnel de gestion documentaire Alfresco:

- Assurer le paramétrage d’Alfresco
- Transformer les documents des anciennes bases (Kaliweb et Bluemedi) sous la trame Alfresco
- Alimenter la GED Alfresco Centre Université de Paris
- Mettre en forme et concevoir des documents qualité
- Rédiger, suivre, mettre à jour des documents ayant migré de l’ancienne base Alfresco
- Participer aux réunion hebdomadaire avec l’équipe qualité pour le déploiement de la GED Alfresco
- Poursuivre la gestion quotidienne des documents de Cochin - Hôtel Dieu - Broca/La Collégiale
- Porter assistance pour l’utilisation et la rédaction des documents sur Alfresco sur le GHU
- Veiller au respect des règles de gestion documentaire, des dates de validité du circuit du document
- Former les utilisateurs d’Alfresco (rédacteur, valideur, approbateur) sur le GHU
- Former les gestionnaires d’Alfresco sur le GHU
- Promouvoir une culture de gestion documentaire
- Participer au groupe de travail « Alfresco » animé par la direction qualité du siège

Autres Missions:

- Participer à la préparation de la certification

QUOTITE DE TRAVAIL

100%

ORGANISATION DE TRAVAIL

Forfait

Week end oui⃝ non x Férié oui⃝ non x Astreinte oui ⃝ non x

COMPETENCES ATTENDUES

SAVOIR FAIRE
- Conduite de projet
- Qualité : connaissance des démarches, méthodes et outils de la qualité, gestion documentaire
- Qualités relationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur méthode et persévérance
- Savoir communiquer
- Réactivité
- Innovation

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maîtrise des outils bureautiques informatiques classiques (Excel, Word, Powerpoint) et institutionnels métiers
- Connaissance avancée des règles de gestion documentaire : pyramide documentaire, natures des documents, modèles des documents ; cycle d’élaboration des documents, acteurs des documents, etc.

AIDES à L’INSTALLATION

PRE-REQUIS

Formation qualité

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS-En fonction du poste
- SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».

« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».

**PERSONNE À CONTACTER**

PERSONNE A CONTACTER
Pascale Finkelstein, Directeur Qualité Gestion des Risques relations usagers

**ETABLISSEMENT**

AP-HP Hôpital Cochi