Assistant de Direction Pôle Aseltb

Intitulé du poste

Assistante de Direction

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Secrétariat de Direction // Assistante de Direction catégorie C

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Secrétaire de Direction

Unité Fonctionnelle Pôle

0210 ASELTB

Localisation du poste de travail

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE - 1060 chemin de la Madeleine - CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d’intervention

Bâtiment principal - Niveau 3 - Services Economiques

Présentation du service d’affectation

Le Pôle ASELTB regroupe les ressources matérielles. Il est composé des services économiques, des services logistiques, des services techniques et du service biomédical.
Le poste de secrétaire de direction / assistant(e) de direction du pôle ASELTB (Achats, Services Economiques, Logistiques,
Travaux et Biomédical) est positionné auprès de la Direction du pôle.

Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste

Le poste d’assistant(e) de Direction est un poste à temps plein positionné directement auprès de la Directrice du Pôle ASELTB
(Achats, Services Economiques, Logistiques, Travaux et Biomédical).

Il organise pour la Direction du Pôle la réception, le traitement et la circulation des informations, documents et communications. A ce titre, il gère le courrier, l’agenda, la programmation de rendez-vous, la prise de notes en réunion, la réalisation de courriers divers et la gestion logistique (déplacements professionnels, réservation de salles ).
Il assure la gestion de la Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et des Conditions de Travail, (F3SCT) et facilite le fonctionnement et l’organisation des Services Economiques et du pôle ASELTB.
Il exerce également des missions pour le compte des Services Economiques dont la fonction de régisseur de dépenses.

Ce poste nécessite des connaissances bureautiques, une adaptation aux interruptions de tâches, une très bonne capacité d’organisation ainsi qu’une adaptabilité au travail et au travail en équipe.

2/7

Missions principales

Missions pour la Direction du Pôle ASELTB:
Accueil physique et téléphonique:

- Accueil téléphonique : demandes de renseignements, transmission des appels, réorientation, prise de message, prise de rendez-vous,
- Accueil physique : demande de renseignements, réorientations, accompagnement vers les salles de réunion,

Courrier et courriels:

- Traitement du courrier (arrivé / départ) : ouverture, enregistrement, traitement et orientation du courrier et des courriels du pôle ASELTB et des responsables des Services économiques, et réorientation des courriers mal adressés,
- Enregistrement des courriers sur fichier excel (avec lien hypertexte)
- Réalisation et Suivi de courriers divers : frappe, proposition de courriers, enregistrement LRAR pour suivi AR, enregistrement des courriers en attente de réponse, envois,
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers : photocopies, scan et transmission des documents,
- Mise à la signature, récupération et suivi des parapheurs auprès du Directeur du pôle ASELTB, des responsables des Services
Economiques et de la Direction générale,
- Rédaction, proposition à la signature et diffusion de notes de service et d’information sur intranet
- Frappe et mise en forme de courriers, conventions, comptes rendus et rapports divers, certificats administratifs
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Prise de notes en réunion et diffusion de comptes rendus,
- Coordination et réalisation de documents et tableaux de suivi,

Agenda:

- Gestion de l’agenda du Directeur du Pôle ASELTB : anticipation des conflits d’agenda et chevauchements de réunions, planification en tenant compte des différentes contraintes d’agenda des interlocuteurs, adaptation des programmations en lien avec les professionnels concernés.
- Organisation, programmation et suivi des modifications des rendez-vous et des réunions (réservation de salles, de codes de visioconférences, réservation de véhicules pour déplacements, réservation collations,),
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements,
- Préparation des visioconférences et salles de réunion,

Organisation du pôle ASELTB:

- maintien à jour de l’organigramme des services du Pôle ASELTB,
- Mise à jour des délégations de signature de la Fonction achat de territoire du GHT Ouest Audois pour les CH de Carcassonne, de Castelnaudary et de Limoux-Quillan,
- Mise à jour en lien avec le secrétariat de direction de la délégation

Missions Services Economiques:

- Amener les mandatements à la signature des Différents directeurs, les récupérer, les transmettre à la Trésorerie
- Approvisionnement en fournitures de bureau des Services éco (gestion du stock, commande, vérification de la livrai