Assistant administratif des ventes

Nous recherchons un(e) assistant(e) administrative des ventes pour notre showroom à Paris pour promouvoir auprès d'un marché très ciblé des soieries d'ameublement tissées dans nos ateliers lyonnais depuis 1752.

Nos clients sont des professionnels de la décoration d'intérieurs et sont en charge de projets de décoration de luxe en France et à l'étranger.

Nous sommes à la recherche de quelqu'un avec de l'expérience dans le domaine de l'administration en entreprise, et notamment des procédures auprès de clients professionnels. Il/Elle est responsable de recevoir et traiter les demandes de nos clients en essayant au maximum de les satisfaire dans la mesure des contraintes de notre Maison dans le but de développer notre chiffre d'affaires et de garantir la bonne conclusion des dossiers.

Vous serez chargé(e) de :

• Recevoir les appels téléphoniques de nos clients, répondre à leurs questions et/ou les orienter sur les personnes concernées

• Traiter les demandes de stocks, les réserves et les commandes reçues par tous les moyens,

• Traiter l'ensemble des questions administratives du bureau de Paris, soit après des fournisseurs locaux (entretien de chaudière, extincteurs, ramonage par exemple) ou en collaboration avec le bureau de Lyon (impression de papier à lettre, tarifs etc…)

• Mise au propre des devis et propositions à faire aux clients sous les indications des commerciaux

• Traiter les lancements d'ordres à fabriquer

• Établir les confirmations de commandes clients lorsque le produit commandé est à fabriquer

• Assurer l'interface entre les commerciaux et les services concernés du siège pour les opérations administratives telles que les créations de compte clients, les factures proformas, tenir la caisse…

• Recevoir les clients au showroom de Paris lorsque les commerciaux ne sont pas disponibles ou déjà en rendez-vous

• Utiliser différents outils bureautiques (Excel, Word, suite Google, logiciels internes...)

• Veiller au bon respect des règles, usages et réglementations dans les opérations quotidiennes de commandes, livraisons, facturations

• Tenir informés les vendeurs sur le "terrain" des contacts clients que vous avez pu avoir

• Tenir à jour les comptes-rendu de visite client et tenir informer régulièrement les responsables de l'entreprise des affaires en cours, des difficultés rencontrées, des réactions des clients etc…

• Dans la mesure où une affaire à destination de l'étranger est gérée, assurer la traduction d'échange de correspondances

• Des déplacements à l'extérieur pourront être à faire chez des clients, aussi bien pendant la période de formation dans le cadre du travail.

• Classer les documents et tenir à jour les processus internes (livres de patrons, prêts d'échantillons

• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pour suivre les dossiers des grands clients et leur apporter satisfaction

• Être force de proposition sur les processus acquis pour continuer à améliorer le rythme de travail

• Veiller à l'entretien du showroom, ainsi qu'au renouvellement des présentations au minimum deux fois par an

• Participer à l'élaboration d'évènements biannuels dans le showroom

Une maitrise de l'anglais est indispensable.

Nos produits étant uniques, nous assurons une formation aux techniques de la soierie lyonnaise. C'est pourquoi il est important pour nous de collaborer avec quelqu'un à l'esprit ouvert, qui aime travailler en équipe et qui est prêt à continuer à apprendre au quotidien. Une personne à la bonne culture générale, organisé(e) et rigoureux(se) et avec de bonnes capacités de communication, rédactionnelles et synthétiques.

Poste en CDD initialement, 39h, du lundi au vendredi, dans notre showroom du 1ᵉʳ arrondissement, Paris. À pourvoir dès que possible. (fermeture de l'entreprise du 19 décembre au 4 janvier).

Nous vous remercions de nous faire parvenir votre CV
ainsi que votre motivation
si vous êtes intéressé(e) par ce poste.

• Références exigées.