Assistant(e) de direction H/F

Instance de référence pour les pédicures-podologues, l'Ordre contrôle leur accès à la profession, rédige et fait évoluer leur Code de déontologie, les aide sur le plan administratif et juridique tout au long de leur vie professionnelle. Il assure la défense de l'honneur et de l'indépendance de la profession, veille au maintien des principes de moralité et à l'observation, par tous ses membres, des droits, devoirs et obligations professionnels.

L'ONPP recherche un(e) Assistant(e) de direction H/F.

Rattaché(e) au Responsable des relations institutionnelles, vous aurez en charge les missions suivantes :

Secrétariat administratif de direction :

• Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
• Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
• Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
• Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
• Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
• Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution.

Gestion des mails externes :

• Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses

Autres activités:

Communication interne et communication externe

• Charte graphique, travaux d'impression
• Gestion, mise à jour des fichiers institutionnels / presse
• Analyse du besoin des utilisateurs du site, visibilité statistique
• Veille à la cohérence et à l'actualisation des rubriques
• Gestion des petites annonces
• Coordination des pages régionales en lien avec les CROPP
• Mise en forme et diffusion du Rapport d'activités annuel en collaboration avec la conseillère en communication

Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique

Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services

Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste :

• Accueil physique
• Réception et traitement des appels
• Traitement du courrier entrant et diffusion dans les différents services
• Affranchissement du courrier …

Compétences et qualités requises :

Dans l'idéal une expérience en institution de santé, connaissance de l'environnement santé ou pouvoirs publics

6 ans d'expérience dans l'assistanat de direction exigé

Excellente orthographe

Qualité rédactionnelle

Maitrise du pack office

Autonomie dans le travail

Sens des priorités et organisation

Sens du détail et de la rigueur

Faculté d'adaptation et polyvalence

Communication efficace

Sens de la discrétion

Sens du service public

Informations complémentaires :

• Tickets restaurants 9 € (prise en charge employeur 60%)
• Mutuelle prise en charge à 70% (y compris pour vos ayants droits)
• Prévoyance prise en charge à 100%
• Revalorisation annuelle du salaire

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 36 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel