Secrétaire de Direction

Description du poste :

Fiche de poste Secrétaire de Direction Fondation IPS (Institut Parasport Santé)

Lieu d'exercice : Principalement à Paris 8 -ème (29 rue du Colisée) et à partir du mois d'avril dans le 14 -ème mais également accessoirement dans les locaux dédiés à l'IPS au sein de l'hôpital Raymond-Poincaré de Garches et début 2028 aux Mureaux.

Délai : prise de fonction dernière semaine de février avec tuilage par l'actuelle secrétaire de direction jusqu'à fin mars.

IDENTIFICATION DU POSTE

Métier Secrétaire de Direction

Statut Filière administrative non-cadre

Modalités de recrutement CDI période d'essai de deux mois

Convention collective FEHAP Coefficient 439

PRESENTATION DE LA STRUCTURE

PRÉSENTATION D'INSTITUT PARASPORT ET SANTE

L'Institut Parasport Santé (IPS) est une fondation reconnue d'utilité publique (FRUP) présidée par le Professeur François Genêt, chef de service à l'hôpital Raymond Poincaré de Garches et chef de la délégation médicale des Jeux Paralympiques de Tokyo 2020, est organisé autour de l'expertise de différents professionnels de santé et promeut de façon encadrée la pratique d'activités physiques et de sport, quelle qu'en soit l'intensité, pour les personnes en situation de handicap. Cet objectif est résumé par l'appellation parasport-santé et promeut ainsi une prévention primaire en y associant des conseils diététiques sur le « bien manger ». L'IPS est donc exclusivement dédié aux personnes en situation de handicap et a pour vocation de centraliser sur un seul site les expertises en parasport-santé et les infrastructures nécessaires à la pratique d'activité physiques adaptées, de loisir et de compétition, au suivi médical des parasportifs de haut niveau, à la formation des professionnels de santé dédiés, à la recherche clinique et technologique …

L'IPS vise donc à :

• Devenir le premier centre de référence national de prévention par l'activité physique et le sport des personnes en situation de handicap.
• Rendre possible médicalement et techniquement la pratique d'une activité physique adaptée pour consultations de personnes en situation de handicap par an en cible.
• Former les 250 professionnels à cette capacitation parasportive, qu'ils soient professionnels de santé, de la rééducation ou professionnels du sport.
• Initier et centraliser des recherches physiologiques et technologiques d'excellence autour du parasport en réunissant compétences et moyens publics et privés.
• Évaluer les services attendus des dispositifs médicaux innovants de compensation du handicap
• Constituer une base de données des bonnes pratiques du parasport et des innovations technologiques en la matière.
• Se positionner comme le Centre de référence de la classification des athlètes parasportifs pour les compétitions nationales et internationales.

PRÉSENTATION DE L'HÔPITAL RAYMOND-POINCARE

Depuis le mois d'octobre 2021 l'IPS bénéficie d'un espace de consultation dédié à l'hôpital Raymond Poincaré de Garches. C'est l'APHP qui en est l'opérateur santé. Cette implantation préfiguratrice du futur institut qui sera redéployé sur plus de 6 000 m2 début 2028 sur le site de Bécheville – Les Mureaux, date d'inauguration du nouveau siège de l'IPS. Le 23 juillet 2024, le futur siège de la fondation a été le seul site paralympique a bénéficier du relai de la flamme olympique à l'occasion de la pose de la première pierre.

Liaison hiérarchique :

• Philippe Fourny Directeur général

ACTIVITÉS

La secrétaire de direction assure des tâches complexes liées aux missions de la direction générale. Elle épaule le directeur général dans l'exercice de ses tâches. Elle est chargée d'organiser et de gérer le planning du directeur général, de participer à la communication interne et externe de l'entreprise et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle intervient de ce fait sur toutes les affaires administratives (courrier, comptabilité, gestion, RH…) liées au travail du directeur général.

AVANTAGES

Avantages sociaux mis en place par l'IPS :

o Affiliation à la mutuelle santé et contrat de prévoyance invalidé-décès de Klésia

o Chèques restaurant, chèques vacances, chèques cadeau, chèques culture

o Accès possible au Plan d'Epargne Retraite Obligatoire (PERCO)

o Revalorisation salariale selon conditions Convention Collective Nationale des Etablissements Privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif (FEHAP) et règlement de la fondation IPS en fonction des objectifs atteints

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires : Du lundi au vendredi, selon la CCN 51/ Repos les week-ends et jours fériés

Quotité de temps : 100%

SAVOIRS FAIRE ATTENDUS

• L'organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
• La gestion du planning et le tri des correspondances ;
• L'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires ;
• Aisance rédactionnelle comprenant notamment la rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) ;
• La préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs ;
• La réalisation du suivi comptable et financier ;
• L'organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ;
• La gestion administrative des contrats et du personnel.
• Gestion RH (variables des paies, contrôle des notes de frais, demandes de formations, médecine du travail, mutuelle, avantages salariés…)
• Très bonne maîtrise d'Excel

SAVOIRS ETRE ATTENDUS

• Réactivité et disponibilité
• Sens de l'organisation et des priorités
• Rigueur
• Esprit d'initiative
• Autonomie
• Discrétion sur l'ensemble des dossiers suivis
• Capacité à s'imposer dans l'équipe
• Capacité à anticiper les besoins
• Bon relationnel avec les partenaires, fournisseurs ainsi que le personnel de l'IPS

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

• Bac + 2 ou Bac avec expérience professionnelle

EXPÉRIENCE REQUISE

• Minimum 5 ans sur un poste similaire
• La connaissance du monde de la santé, du handicap et du parasport est un plus

ÉVOLUTIONS PREVISIONNELLES DU POSTE

• Transfert de l'activité de l'hôpital Raymond Poincaré vers le site des Mureaux-Bécheville début 2028

Type d'emploi : Temps plein

Horaires :

• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 34 000,00€ à 38 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel