Program Manager

Program Manager (M/F) - CDD

For over 140 years, the staff at HEC Paris have shared
a spirit of excellence, curiosity, and boldness, which allows us to be leaders
in the research and study of management science.
Convinced that the diversity of backgrounds is a profound asset, we value each
individual experience and encourage the full expression of talents within our
school.
In particular, we place great importance on the professional fulfillment and
development of our staff. That's why, from the moment you join us, we offer a
personalized support plan, to facilitate integration and immersion into our
multicultural environment.
Do you wish to actively participate in HEC Paris's mission and contribute to
expanding its influence? Then, share your professional journey by
applying

We are searching for an experienced Program Manager (M/F) - CDD at our Jouy-en-Josas facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

Au
sein du pôle HEC Executive Education d'HEC Paris, le/la Responsable de
Programmes travaille avec l'équipe pédagogique et l'entreprise cliente pour
mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure de grande qualité.
Il/elle gère plusieurs programmes en parallèle, intervient aux étapes de
conception, de réalisation et de suivi de chacun d'entre eux et est garant
d'une expérience client réussie. La/le Responsable de Programmes coordonne les
différentes parties prenantes au programme de formation pour en garantir un
déroulement fluide et mémorable pour les participants.

Principales responsabilités :

Le/la Responsable de programmes
travaille étroitement avec les Directeurs pédagogiques et Chefs de projets sur
l'ensemble des actions de préparation et de production des séminaires sur
mesure :

Phase de Conception du programme :
- Organisation et suivi des rendez-vous d'ingénierie et des réunions de coordination clients permettant la création ou l'adaptation des programmes,
- Réservation des lieux de séminaire et des dates d'animation auprès des intervenants et transmission des informations de paiement au service support back-office,
- Saisie des informations de paiement dans l'outil de suivi budgétaire.

Phase de réalisation du programme :
- Préparation administrative et logistique des séminaires :
- Formalisation et transmission de documents aux participants du programme, tels que : programme de la formation, guidebook, listes des participants, convocations, …
- Recueil et préparation des supports pédagogiques, recueil des souhaits et modalités d'organisation des intervenants pour un séminaire présentiel ou distanciel,
- Aide à la création d'un parcours digital dédié,
- Interface avec les hôtels et restaurants pour les réservations d'hébergement et de restauration,
- Organisation du séminaire (sur site HEC, lieu extérieur ou à distance) :
- Agencement de la salle de formation selon les besoins recensés, ou de la plateforme de connexion dans le cadre d'un programme digital,
- Accueil des participants et présence aux moments clés du programme, interface suivi personnalisé des besoins des participants avant, pendant et après le programme.

Phase de suivi du
programme :
- Saisie des évaluations et diffusion aux intervenants et à l'entreprise,
- Validation de la rémunération des intervenants,
- Facturation clients,
- Mise à jour du budget pour veiller à la maîtrise des coûts.

- De formation Bac + 2 minimum, vous êtes parfaitement bilingue anglais-français avec expérience internationale
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans l'utilisation d'outils digitaux (Zoom, MS Teams, etc.)
- Forte disponibilité surtout pendant les périodes de séminaire en présentiel (soirs, week-ends, jours fériés) et pour des déplacements à l'étranger
- Sens du service client, commercial et relationnel
- Esprit d'équipe et flexibilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie et prise d'initiative

- Poste basé à : Campus de
Jouy-en-Josas (78) avec des déplacements à Paris et sur les sites où se déroulent
les programmes en France et à l'étranger.

- Disponibilité souhaitée : dès que possible - CDD à pourvoir jusqu'au 31/08/2026.

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- an exceptional working environment in a wooded park
- free access to the on-campus gym, learning center and campus events
- a company restaurant
- free parking
- corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

Each application is carefully reviewed. If your
profile matches our search criteria, we will contact you for an initial phone
interview.
HEC Paris promotes diversity in all its forms. As an inclusive employer, we
welcome and consider applications solely on the merit of professional
proficiency.