Assistant administratif

Rejoignez une Association humaniste et engagée pour une société inclusive

L'ASEI, créée en 1950 et reconnue d'utilité publique, est une association qui accompagne les personnes en situation de handicap dans la réalisation de leur projet de vie. Forte de ses 106 établissements et services implantés sur trois Régions (Occitanie, Nouvelle-Aquitaine, et Île-de-France) et neuf départements, elle rassemble 3 478 professionnels qui accompagnent chaque année plus de personnes.

Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, avec un budget annuel de plus de 260 M€, l'ASEI agit pour une société plus inclusive et milite pour garantir l'accès aux droits fondamentaux de tous. Ayant pour principe fondamental l'auto-détermination et le pouvoir d'agir, elle intervient dans de nombreux domaines : éducation, soins, emploi, sport, culture, vie affective, intime et sexuelle.

« Agissons pour l'inclusion », l'ASEI adapte ses modes d'accompagnement pour répondre aux besoins de chaque personne au travers de dispositifs sur mesure, tout en tenant compte de la complexification des parcours ainsi que des envies et besoins individuels, à tous les âges de la vie.

Fort de notre histoire, de nos statuts, de nos valeurs et de la contribution de nos parties prenantes nous affirmons aujourd'hui notre raison d'être : à l'ASEI chaque personne est assurée que ses choix seront entendus et respectés, qu'elle pourra mener son projet en visant le plein épanouissement, le pouvoir d'agir, l'accomplissement personnel et la participation et ce grâce à un accompagnement en transparence et en confiance.

Description de l'établissement :

Vous exercerez vos fonctions depuis le siège social de l'ASEI, situé à Ramonville, au cœur de l'agglomération toulousaine. Il rassemble six directions placées sous l'autorité de la Directrice Générale et assure des missions de pilotage stratégique, de soutien opérationnel et de coordination pour l'ensemble des établissements et services de l'association.

C'est au sein de la Direction Développement Parcours et Projets (DDPP) que vous intégrerez l'équipe en charge des projets et de l'évolution de l'offre.

Vos missions :

Rattaché(e) à la Directrice du Développement Parcours et Projets, l'assistant(e) administratif(ve) assure un appui administratif, organisationnel et logistique aux équipes de la Direction du Développement, Parcours et Projets (DDPP) et de la Direction de la Communication et des Relations aux Publics (DICORP).

Vous contribuez à la préparation et au suivi des projets et dossiers confiés à la DDPP, soutient les actions en cours, et accompagnez les équipes dans l'organisation des activités, réunions et événements, en appui des chefs de projet et chargés de mission.

1. Gestion administrative et assistanat

· Gestion des appels téléphoniques et du courrier

· Organisation des emplois du temps, déplacements et rendez-vous

· Rédaction, préparation et mise à jour des dossiers

· Instruction, sur indication, des dossiers confiés par la direction

· Relations avec les assistants des autres directions, des bassins et des établissements

· Classement, indexation et archivage des documents

2. Organisation et logistique

· Suivi et organisation logistique des événements ponctuels ou pluri annuels (réunions, rencontres, groupes de travail, comités techniques, comité pilotage) : convocations, invitation, ordres du jour, dossiers participants, logistique, accueil des participants et diffusion de l'information

· Gestion et mise à jour des fichiers / dossiers, des bases de données et des listes de diffusion

3. Appui aux projets et dossiers

· Suivi et mise à jour des plannings des membres de l'équipe et des projets

· Recherches documentaires et transmission des informations

· Assistanat des membres de l'équipe DDPP sur des enquêtes et des études et sur tout dossier qui requiert sa connaissance et sa compétence.

· Soutien administratif et logistique des réponses aux appels à projets et subventions

4. Production, suivi et qualité des documents

· Prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunions

· Fonction support à la production de documents de la direction : mise en forme des documents produits par la direction

· Vérification de la conformité et de la qualité des informations diffusées

· Suivi des synthèses, notes, tableaux de bord, bilans, rapports et reporting sur l'ensemble des champs d'intervention de la direction

· Mise à jour des procédures et process lié au champ d'activité de la direction et publication des documents de la DDPP sur l'intranet ASEI

Description du profil

De formation initiale dans les domaines de l'assistanat, de la gestion administrative, de la gestion de projets ou du secteur social / médico-social, vous justifiez d'un intérêt marqué pour le secteur médico-social et d'une bonne compréhension de ses enjeux.

Une connaissance du champ médico-social constituerait un atout apprécié.

Savoir-faire :

• Maîtrise de l'organisation du temps : gestion des priorités, urgences, capacité d'anticipation et réactivité

• Qualité rédactionnelle et capacité à rédiger

• Organiséeet méthodique

Savoir-être :

• Aisance relationnelle, diplomatie

• Fiabilité

• Sens des priorités

• Discrétion et confidentialité

• Rigueur et méthodologie

• Force de proposition

• Sens des responsabilités

• Esprit d'équipe

Les petits plus :

Le poste est basé à notre Siège Social, situé au cœur de Ramonville offre un cadre privilégié le long du Canal du Midi.

Accessible facilement en vélo et desservi par les transports en commun, avec métro et bus à proximité.

• Nos congés : Accordez-vous du temps avec 43 jours de congés payés ouvrés annuels.

• Développement professionnel : Investissez dans votre carrière grâce à notre engagement fort en formation continue, vous accompagnant dans votre montée en compétences.

• Mutuelle avantageuse : 80% du tarif de base de la mutuelle à la charge de l'employeur.

• Restauration à proximité : À quelques pas, découvrez notre service de restauration, ASEI Presto Grill, offrant des déjeuners de qualité pour seulement 2,9€.

• Aménagement du temps de travail : Profitez d'un jour de télétravail.

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle : Notre organisation du travail est pensée pour favoriser cette conciliation.

• Avantages du CSE : Bénéficiez d'une gamme d'avantages permettant de favoriser l'accès aux activités socio-culturelles et de loisirs.

• Entreprise labellisée Employeur Pro-Vélo : équipements dédiés (parking sécurisé, vestiaires, douches) et aides à la mobilité douce pour faciliter et encourager vos trajets à vélo.

• Forfait Mobilité Durable : une aide annuelle de 200 € pour encourager les trajets domicile–travail en mobilité douce (vélo, trottinette, co-voiturage, etc.)

• Restez en pleine forme : des séances d'éveil musculaire et d'activité sportive sont régulièrement organisées au Siège Social

Rejoignez-nous et découvrez un environnement professionnel au service des personnes en situation de handicap et des patients inscrit dans une culture associative engagée, soutenante, apprenante, ouverte et responsable.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 27 500,00€ à 29 000,00€ par an

Lieu du poste : Télétravail hybride Ramonville-Saint-Agne)