Charge de gestion administrative pour l'apprentissage

Informations générales

Organisme de rattachement

Rectorat de Normandie  

Référence

Date de début de diffusion

/01/2026

Date de parution

/01/2026

Localisation

Rouen CEDEX 1

Intitulé long de l'offre

Chargé-e de gestion administrative pour l'apprentissage

Date limite de candidature

20/02/2026

Employeur

IFPRA
Institut de la formation professionnelle en région académique

Nature du contrat

CDD d'1 an

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Charge de gestion administrative pour l'apprentissage

Descriptif de l'employeur

L'IFPRA porte et accompagne la politique académique pour la formation professionnelle :

Un IFPRA au service de la politique académique pour assurer la visibilité de l'action académique en Normandie.

Un porteur identifié pour l'apprentissage, la VAE, les appels d'offre d'ampleur régionale ou nationale, la formation des acteurs de la formation professionnelle, initiale et continue, pour la lisibilité du travail des acteurs de terrain à l'échelle normande.

Une gouvernance mettant les territoires au cœur du système et permettant de faire remonter les problématiques locales, pour améliorer l'accessibilité de l'offre de formation professionnelle de l'Education Nationale.

Description du poste

Finalité :

Assurer la gestion des opérations administratives liées à l'apprentissage

Résidence administrative : UFA Gustave Flaubert, 1 rue Albert Dupuis 76044 Rouen. 

Missions principales :

Aide à la gestion administrative des apprentis

· Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôler et suivre l'assiduité et les retards.

· Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) – en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT,

· Informer les apprentis sur leurs aides,

· Assurer les demandes de 1er équipement, 

· Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...).

· S'assurer que les visites en entreprise soient bien réalisées

· Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation..),

· Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire

· Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation

· S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

· Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site)

· Promouvoir la mobilité internationale auprès des apprentis

Aide à la gestion administrative des enseignants :

· Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Aide à la Vie Scolaire :

· Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions.

Spécificités :

· Préparer participer aux matinées portes ouvertes, salons,  recrutements (entretiens de motivations et tests écrits) et les jobs dating

· Préparer les jurys de diplômes selon les spécificités des certifications

Réaliser les enquêtes relatives aux certifications et/ou au renouvellement des certifications

Relations hiérarchiques :

· Le Chargé(e) de gestion administrative pour l'apprentissage est placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA

Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec la CASP, le DDFPT et la responsable du pôle apprentissage

Conditions particulières d'exercice

Particularités fonctionnelles :

· En établissement scolaire 1607h annualisées 

Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.

Descriptif du profil recherché

Connaissances :

· Maitriser les outils de bureautique.

· Connaitre les conditions et modalités de mise en œuvre de l'apprentissage.

· Posséder des qualités rédactionnelles

Connaitre la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :

· Discrétion professionnelle.

· Aptitude au travail en équipe.

· Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer.

· Flexibilité et dynamisme.

· Autonomie, disponibilité et bienveillance.

Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :

· Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives

· Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.

· Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.

· Savoir appliquer la réglementation.

· Être organisé et méthodique.

Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction …).

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

2100 € mensuel

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Les candidats adresseront leur dossier (CV et lettre de motivation) au format pdf à ifpra--

Télétravail possible

Non

Management

Non

Localisation du poste

Europe, France, Normandie, Seine Maritime (76)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

ROUEN

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Compétences attendues

connaissance de la règlementation applicable au droit du travail apprentissage

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

02/03/2026

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

ifpra--

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