Assistant de coordination administrative

RESPONSABILITÉS:
Vous êtes parfaitement bilingue anglais, particulièrement à l'aise sur Excel et aimez organiser, coordonner et fiabiliser des informations ? BWO recrute pour un établissement d'enseignement supérieur reconnu à l'international, un Assistant de coordination administrative bilingue anglais (H/F) dans le cadre d'une mission de 6 mois. Au sein d'un pôle central de gestion de la scolarité, vous rejoignez une équipe en charge du suivi administratif des étudiants de plusieurs programmes de Master. Votre rôle : assurer la fluidité des opérations administratives, la fiabilité des données et la bonne coordination des échéances académiques, tout en apportant un appui organisationnel à la directrice du pôle. Gestion administrative et suivi de scolarité
- Assurer le suivi administratif des étudiants français et internationaux de plusieurs programmes de Master.
- Préparer, contrôler et éditer les documents officiels de scolarité : attestations, certificats de diplôme, relevés de notes et autres justificatifs.
- Assurer le traitement et le suivi des demandes reçues sur la boîte mail générique du service. Coordination et organisation des examens
- Participer à la construction des calendriers d'examens et des évaluations en collaboration avec les équipes pédagogiques.
- Élaborer, mettre à jour et contrôler les tableaux de planification sur Excel.
- Centraliser les informations, anticiper les échéances et assurer la diffusion des calendriers.
- Contribuer à l'organisation des épreuves du Grand Oral des étudiants de Master 2.
- Apporter un soutien administratif et logistique au bon déroulement des examens. Suivi des données et tableaux de bord
- Exploiter et fiabiliser les fichiers Excel nécessaires au pilotage de l'activité.
- Effectuer des contrôles de cohérence, des rapprochements de données et des mises à jour régulières.
- Structurer les informations pour faciliter le suivi des dossiers et des échéances.
- Produire des tableaux de suivi clairs et fiables à destination de l'équipe et de la direction. Appui administratif à la directrice du pôle
- Apporter un soutien ponctuel dans l'organisation et le suivi des activités du service.
- Faciliter la circulation des informations entre la direction, les équipes pédagogiques et les différents interlocuteurs.
- Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs transversaux.
- Contribuer à la bonne organisation du pôle en faisant preuve d'anticipation, de discrétion et d'autonomie.

PROFIL RECHERCHÉ
Le profil que nous recherchons Trois compétences sont essentielles pour réussir sur cette mission : 1. Un anglais parfaitement bilingue Vous évoluerez dans un environnement international et serez amené à échanger quotidiennement, à l'écrit comme à l'oral, avec des étudiants et des interlocuteurs anglophones. Vous devez pouvoir communiquer avec une parfaite aisance dans les deux langues. 2. Une maîtrise avancée d'Excel Excel est un outil central de ce poste. Vous savez manipuler des volumes importants de données, construire et fiabiliser des tableaux de suivi, effectuer des contrôles et exploiter efficacement les informations. La maîtrise des fonctions de recherche, des formules conditionnelles et des tableaux croisés dynamiques constituera un véritable atout. Vous êtes également parfaitement à l'aise avec les outils bureautiques, les messageries et les environnements collaboratifs. 3. Une solide expérience en gestion et coordination administrative Titulaire d'une formation Bac+2 minimum, vous justifiez d'une expérience réussie en assistanat administratif, assistanat de direction, coordination ou gestion de dossiers complexes. Vous aimez les missions qui demandent de la méthode, de la précision et une véritable capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle. Une expérience dans l'enseignement supérieur sera appréciée, mais nous sommes également ouverts aux profils issus d'autres environnements exigeants. Vos qualités personnelles feront également la différence : Rigoureux, organisé et fiable, vous savez travailler en autonomie, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances. Vous faites preuve de réactivité, de discrétion et d'un véritable sens du service. Votre aisance relationnelle vous permet d'échanger avec des interlocuteurs variés, tout en conservant une approche structurée et professionnelle. Ce poste s'adresse avant tout à un profil administratif expérimenté, particulièrement à l'aise avec les outils, les données et la coordination d'activités.

Experience:
Expérience exigée Qualification: Cadre