Agent de gestion administrative
Enregistrez cette offre et organisez votre recherche
Créez un compte gratuit pour enregistrer des offres d'emploi, créer des alertes et revenir à cette liste depuis votre tableau de bord.
En continuant, vous acceptez nos Conditions d’utilisation & Politique de confidentialité.
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction Logistique :
Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers, ainsi que toute mission ou activité éventuelle en lien avec les évolutions réglementaires et/ou organisationnelles.
MISSIONS SPÉCIFIQUES
- Secrétariat : Accueil physique et téléphonique, gestion des courriers arrivée/départ, navette des transmissions de dossiers, gestion des demandes de prêt de véhicules (traitement fiche de prêt et organisation en lien avec le référent pool véhicule du service), tenue et mise à jour des tableaux de demandes d’eau, communication en interne à la demande de la hiérarchie, recherche d’informations dans le cadre du suivi des diverses demandes reçues, suivi des demandes d’interventions adressées à la DGIDD, classement des documents missions/livraison.
- Approche processus : connaître de façon détaillée les activités et missions du service, ses circuits de fonctionnement et de validation. Création de supports mettant en cohérence les besoins des agents et l’offre de fournitures et service de la direction.
- Participation aux différents chantiers : réunion, entretien, mise à jour des informations sur les sites dédiés, préparation des documents de travail.
- Assistance à l’ensemble des agents du service
MISSIONS COLLECTIVES :
Participation à la logistique du service (livraison – inventaire).
Participation/préparation ponctuelle des commandes de petits volumes (stock petit outillage, petits équipements)
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Contacts directs et échanges permanents avec le responsable du service et ses collaborateurs (équipe technique, gestionnaires, agents d’entretien, concierge)
Relations fréquentes avec les autres encadrants et agents de la direction.
Liens ponctuels avec les services (Supports, Bâtiment) de la Collectivité
Interface directe des usagers du service
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Relations ponctuelles avec les partenaires externes de la direction.
SPÉCIFICITÉS, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau. Horaires réguliers. Ponctualité pour l’ouverture du secrétariat.
Utilise régulièrement les logiciels bureautiques et de gestion.
Dépassement d’horaires possible en fonction des nécessités de service.
Grande disponibilité
Profil recherché
SAVOIRS
Circuit et procédures administratives et procédures de la direction
Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Expression écrite et orale
Techniques de bureautique, gestion des stocks, indicateurs de suivis
Comptabilité publique, gestion financière, commande publique
SAVOIR FAIRE
Gérer les activités du secrétariat
Organiser le classement et l’archivage de la documentation de la direction
Réaliser des transmissions (physique, téléphonique, mail,…)
Renseigner les tableaux de bord des activités des services de la direction
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, partage DL), et autres logiciels de gestion (Astre)
Décrire, sécuriser et optimiser les procédures
Elaborer des diagnostics et faire des propositions
SAVOIR ÊTRE
Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie
Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Prendre des initiatives adaptées, justifiées et pertinentes
Accueillir les agents de la collectivité et les personnes extérieures avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
-
gestionnaire administratif(ve)
Il y a 24 heures
TERRE PLEIN DE MTSAPERE 97600 MAMOUDZOU, DOM, France bloc-marque Temps pleinVos missions en quelques mots - Gestion administrative : traiter les courriers, enregistrer les données, gérer les dossiers administratifs et en assurer le suivi - Traiter les demandes des usagers, des citoyens ou des agents (finances,carrières, autorisations...) - Application des règles : faire respecter les lois, les...
-
Responsable de la gestion informatique
Il y a 24 heures
Service administratif régional Cité administrative Circonvallation Rue A. BUFFON 97100 BASSE-TERRE, DOM, France Ministère de la justice Temps pleinVos missions en quelques mots Le responsable de la gestion informatique, fonctionnaire de catégorie A, est affecté au service administratif régional. Il assure, pour le ressort de la cour d’appel, la gestion des équipements, et des implantations informatiques et téléphoniques, ainsi que la formation informatique. Il coordonne les activités des...
-
Agent d'accueil, Secrétaire judiciaire milieu ouvert
Il y a 3 jours
Antenne mixte Basse Terre du SPIP GUADELOUPE Cité Circonvallation rue Alexandre Buffon 97100 Basse T, DOM, France Ministère de la justice Télétravail Temps pleinVos missions en quelques mots Sur le poste secrétariatMilieu ouvert :– Enregistrement des passagers et des ACC dans APPI/PRISME– Suivi des tableaux de bord.– Gestion des dossiers en attente de saisine du JAP.– Gestion des dossiers en attente de transfert suite au dessaisissement du JAP.– Gestion des dossiers en fin de...
-
GESTIONNAIRE DE CARRIERES
Il y a 24 heures
Basse-Terre, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Sous la responsabilité du chef du service, le gestionnaire de carrières aura la responsabilité d’un portefeuille de 150 à 200agents dont il devra assurer la gestion de manière proactive et en étant le garant du respect des délais et des règles statutaires.Il devra pour missions principales :Il devra mettre en...
-
Gestionnaire-coordinateur des dispositifs d'enseignement supérieur
Il y a 24 heures
Basse-Terre, DOM, France Fonction publique Territoriale Télétravail Temps pleinVos missions en quelques mots Sous la responsabilité de la directrice de l’éducation, de la jeunesse et de la vie étudiante et de la chef(fe) du service de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’agent exercera les activités ci-après : o Coordonner, sécuriser et assurer le suivi opérationnel des dispositifs relevant du service...
-
Gestionnaire FSE
Il y a 24 heures
Basse-Terre, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Est chargé de la gestion d'un ensemble de tâches cohérentes pour les demandes de FSE pour le financement des actions relevant du PDI et plus largement des politiques d’actions sociales et d’insertion au sein de la Direction Générale Adjointe-Accompagnement Social et Insertion. Assiste en cas de besoin les services...
-
chef de service transport alternatif
Il y a 24 heures
Basse-Terre, DOM, France Fonction publique Territoriale Télétravail Temps pleinVos missions en quelques mots La Région Guadeloupe recrute un(e) Chef(fe) du service transport alternatif afin de contribuer à la définition et à la mise en œuvre de sa politique de mobilité durable.Placée sous l'autorité de la Direction des transports, cette fonction stratégique vise à développer, coordonner et promouvoir les solutions de...
-
Directeur Principal des services de greffe judiciaires
Il y a 24 heures
Tribunal judiciaire de Basse-Terre 4 Bld Félix Éboué 97100 BASSE-TERRE, DOM, France Ministère de la justice Temps pleinVos missions en quelques mots Le responsable de service encadre les fonctionnaires de son service et veille au bon fonctionnement de celui-ci. Il peut appartenir au corps des greffiers lorsque l’importance du service ne justifie pas qu’il soit confié à un directeur des services de greffe (article R.123-11 du code de l’organisation judiciaire)....
-
Cadre De Sante
Il y a 24 heures
Centre Hospitalier de la Basse-Terre, DOM, France Fonction publique Hospitalière Temps pleinVos missions en quelques mots DEFINITION DU POSTEOrganiser l'activité de soins et des prestations associées.Manager l'équipe et coordonner les moyens d'un service de soins, médicotechniques ou de rééducation, en veillant à l'efficacité et la qualité des prestations.Développer la culture du signalement et gérer les risques.Développer les...
-
Surveillant d'aérodrome
Il y a 24 heures
Terre-de-Haut, DOM, France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Au sein de la DGA Aménagement :S'assure de la sécurité et de la sureté des passagers et des aéronefs desservant la plateforme départementale de Terre-de-Haut. Maintenir le site aéroportuaire en parfaite état afin de faciliter la fréquentation du site et d'assurer les bonnes conditions d'utilisation de la...