Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F

Le Centre Hospitalier Léon Bourgeois est un établissement de proximité qui dispose de lits en Médecine – Chirurgie et Obstétrique (MCO). Il a aussi une activité de SSR et d’EHPAD.
Le CH de Châlons-en-Champagne s’inscrit dans une dynamique de modernisation de son offre de soins et de son patrimoine, et notamment par l’extension de l’EHPAD.
L'établissement est également en direction commune et regroupe l'EPSM de la Marne, le CH d’Argonne ainsi que l’EHPAD de Vienne-le-Château.

Certifié HAS avec mention en 2023.

MISSIONS GÉNÉRALES

Le coordinateur de secrétaires médicaux du Centre Hospitalier Léon Bourgeois est en charge de la coordination, la planification, l'harmonisation des organisations, et le pilotage des activités de secrétariat médical. Pour ce faire, il anime une équipe de professionnels dans la perspective de viser la qualité et l'efficacité des prestations en y associant une dimension médico-économique. Dans ses activités, il se trouve en interface avec les professionnels des secrétariats médicaux et les responsables des services (médicaux, soignants, et administratifs). Ses missions I'amènent également à participer à la vie institutionnelle au travers de groupes de travail et de réflexion, et à être source de proposition pour amélioration continue des organisations. A ce titre, la gestion de projet est une composante forte du poste. ll s'agit d'accompagner le changement et la mise en ouvre de l'évolution de l'exercice des secrétaires médicaux en résonance avec le projet d'établissement.

MISSIONS SPECIFIQUES

Les missions spécifiques sont les suivantes :

• Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes,
• Coordination et accompagnement des changements organisationnelles el techniques,
• Coordination et planification des activités et des moyens,
• Management et gestion des effectifs (élaboration des tableaux de service, suivi des absences, réalisation des évaluations professionnelles annuelles et du plan de formation des secrétaires, participation aux recrutements, ...),
• Animation des réunions et diffusion de L'information auprès des secrétariats médicaux,
• Contribution aux projets institutionnels liés aux activités des secrétariats médicaux (synchronisation des temps de travail, harmonisation des pratiques...),
• Organisation du suivi opérationnel des activités et des projets par le biais de la coordination avec les interlocuteurs internes et externes, et en s'appuyant sur des tableaux de bord,
• Contribution au paramétrage des outils, logiciels, et systèmes relevant de son domaine d'activité,
• Gestion des fiches d'événements indésirables (FEl) concernant les secrétariats médicaux,
• Contrôles et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité,
• Réalisation d'audits organisationnels des secrétariats médicaux et formulation de proposition d'actions correctives
• Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
• Reporting et aide à la décision.

Le coordinateur de secrétaires médicaux participe par ailleurs à la sous-commission « dossier patient » et aux réunions de la cellule d'identitovigilance (ClV). ll est plus largement référent qualité pour les secrétariats médicaux.

Prérequis recommandés pour exercer le métier :

• Attaché d'administration hospitalière ou niveau Bac +3 minimum dans le domaine du management / gestion hospitalière,
• Connaissance du métier de secrétaire médical(e),
• Connaissances approfondies dans l'usage des outils bureautiques et les solutions numériques,
• Expérience confirmée en management d'équipe et en organisation médico-administrative

Connaissances :

Management et gestion des ressources humaines,
Bureautiques et techniques de secrétariat médical,
Gestion de projet,
Législation, gouvernance, et fonctionnement hospitalier

Savoir-faire :

Planification, organisation, et répartition de la charge de travail en tenant compte de l'allocation des ressources,
Conception, pilotage et évaluation d'un projet / processus relevant de son domaine de compétence, élaboration d'outils de pilotage,
Conception et mise en œuvre de changements organisationnels,
Mise en place d'objectifs avec mesure des résultats et évaluation des performances collectives et/ou individuelles en contre point,
Arbitrage el/ou décision entre différentes propositions, dans le respect des règles institutionnelles,
Méthode et démarche Qualité,
Capacité de rédaction et de synthèse.

Qualités professionnelles :

Leadership,
Sens du travail en équipe et capacité à déléguer,
Capacité à faire du lien et à faire du « reporting »,
Capacité de synthèse et d'organisation,
Capacité d'autonomie et d'adaptation,
Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions,
Rigueur et efficacité,
Qualité d'écoute et de discernement,
Respect du secret professionnel et des règles institutionnelles,
Discrétion professionnelle et loyauté.