Responsable du service des archives

Mission principale du poste

1/ Management

-Encadrement d’une archiviste (archives institutionnelles), d’un magasinier et quand il y a lieu de contrats temporaires (cifre, stagiaire, alternant, CDD) chargés de collecter, d’enrichir, de traiter, conserver et valoriser les fonds d’archives privées. Définir le cadre d’intervention, organiser, suivre et accompagner ces salariés dans leurs activités.

-Développer le relationnel professionnel avec les différents services du MAD selon les besoins et projets ; être force de proposition que ce soit sur le périmètre des archives privées ou institutionnelles.

-Veiller à la bonne synergie du service des archives avec les deux autres services du département (bibliothèque et documentation) : collaboration aux projets d’ensemble, partage et maîtrise des outils, accueil et orientation du public en salle et sur rendez-vous.

2/ Travail scientifique

-Coordonner l’archivage institutionnel avec la collaboratrice en charge, en définissant et en mettant en œuvre la politique de collecte, de conservation, de traitement, de communication des fonds (tous supports), élaborant des outils à dispositions de l’ensemble des salariés, en animant le réseau de correspondants archives.

-Impulser si besoin l’évolution des systèmes d’information dans le respect des normes archivistiques et de la réglementation en vigueur.

-Coordonner l’acquisition des fonds d’archives privées en étant l’interlocuteur privilégié auprès des donateurs, légataires, déposants ou ayants droits de la prise de contact jusqu’à la valorisation. Rédiger un vade-mecum interne. Définir les axes de la politique d’acquisition en lien avec la Conservation.

-Traiter les fonds d’archives privées sur tous supports conservés au sein du Musée, en veillant à leur description selon les normes archivistiques, à leur signalement, à leur conditionnement, à leur conservation.

-En lien avec l’administratrice de la base de données Ressources documentaires-Archives : effectuer les corrections et la reprise de données éventuelles des notices d’archives dans la base de données. Coordonner le référencement des fonds d’archives et veiller à l’homogénéisation des descriptions

-Collaborer à l’enrichissement du CCF : alimenter l’outil Tapir des descriptions de fonds d’archives présentes dans la base de données (rétro-conversion). Suivre la publication des fonds et leurs corrections.

3/ Valorisation des ressources, service public

-Assurer, en collaboration avec d’autres collègues du département, le service de réponse à distance (boite mail de la bibliothèque) : renseignements pratiques et divers ; recherches dans les fonds ; orientation vers les documentalistes, bibliothécaires, archivistes ou autres services selon les demandes, prise de rendez-vous, etc.

-Assurer le service public – accueil, inscription et orientation des lecteurs en salle.

-Participer à la programmation des expositions de la bibliothèque et être force de proposition de ressources auprès de la Conservation lors des lancements d’exposition du MAD.

-Proposer des prêts de pièces d’archives pour des expositions extérieures en fonction des opportunités, de l’état des pièces concernées et des droits associés et suivre en collaboration avec la coordinatrice.

-Proposer et suivre des projets de numérisation de sélection d’archives en fonction des opportunités, de l’état des pièces concernées et des droits associés.

-Orienter et suivre les chercheurs.

-Présenter les fonds ou ses missions sur rendez-vous, dans le cadre de séminaire de recherche/journées d’études/conférences/colloques ou de publications.

-Participer aux réseaux professionnels identifiés par ses soins.

Connaissances :

-Connaissance des normes et standards archivistiques - formation en Archivistique

-Connaissance des outils de recherche et des technologies de l’information

-Cadre et procédures administratives juridiques et règlementaires (droit de la propriété intellectuelle, des archives, procédures d’acquisition, tenue de l’inventaire)

-Connaissance en matière de conservation préventive des documents

-Expérience de management

-Connaissances en Arts décoratifs/Histoire de l’art

Savoir-faire :

-Elaborer une stratégie de recherche d’information

-Description et indexation des fonds d’archives

-Conduite de projets

-Maîtrise des fonctionnalités des logiciels bureautiques et des applications informatiques spécifiques

-Pratique de l’anglais

Savoir-être

-Autonomie, rigueur et sens de l’organisation

-Polyvalence et sens des responsabilités

-Facilités relationnelles avec des interlocuteurs et des réseaux professionnels variés

-Aptitude à mener des projets de valorisation des fonds d’archives

-Goût du travail collectif et du partage des connaissances