Gestionnaire administratif des instances de la recherche et assistant de direction

il y a 4 semaines

Montpellier, France Université de Montpellier Temps plein
À propos de nous

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED)

Contexte: La Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED) a pour mission de mettre en œuvre la politique de l’établissement en matière de recherche et de formation doctorale sous l’autorité politique du Vice-Président chargé de la Recherche de l'UM. L'Université de Montpellier compte 73 unités de recherche et 15 plateformes technologiques ou centres de services pour la recherche regroupés au sein de 5 pôles de Recherche ainsi que 9 écoles doctorales dont 6 en support principal et un collège doctoral.

Mission

Mission principale : Vous assurerez le secrétariat de direction, l'exécution des actes administratifs et de gestion de la direction, sous l'autorité directe de la directrice ou de la directrice adjointe.

Vous gérerez les commissions, les comités et bureaux placés au sein de la direction.

Activités  :

  • Assurer le secrétariat de direction : gérer la boite mail de la DRED, assurer la logistique des réunions de la direction ;

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs internes et externes ;

  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la direction ;

  • Organiser la logistique des réunions des instances, des comités, des commissions et autres réunions en lien avec les activités et les missions de la DRED notamment la Commission de la Recherche, le Bureau, la Commission Intégrité Scientifique, la Commission de Conciliation, le Comité d'éthique de la recherche, l'assemblée des directeurs d'unités, la réunion des responsables administratifs etc. ;

  • Gérer administrativement ces mêmes commissions, réunions et comités notamment appels aux points, vérification des dossiers reçus, rédaction et envoi des convocations, émargement, rédaction d’actes à portée règlementaire, des procès-verbaux et comptes-rendus, circuit de signature, diffusion et archivage ;

  • Préparer les dossiers du conseil académique et du conseil d'administration pour le Vice-président chargé de la recherche ;

  • Gérer les appels aux points de la direction à porter devant les instances de l'UM : CR, CAC, CSA, CA ;

  • Assurer la gestion des fournitures et des moyens logistiques (copieur, achats, missions…)

  • Réaliser les opérations de gestion courante du domaine ;

  • Appliquer la réglementation ;

  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées ;

  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, notes…), les reproduire et les diffuser ;

  • Retranscrire des informations orales à l'écrit ;

  • Suivre les dossiers confiés dans un calendrier contraint et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;

  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;

  • Classer et archiver des documents selon le plan de gestion des archives ;

  • Participer aux actions transverses de la direction, suivant les besoins ou pour assurer une continuité de service.

Spécificités / Contraintes du poste : Contraintes calendaires liées aux agendas des instances. Travail partenarial important.

Profil

Compétences / Qualifications :

Savoir :

  • Organisation et fonctionnement d'un EPSCP

  • Organisation et fonctionnement de la recherche

  • Notions de droit

  • Environnement et réseaux professionnels

  • Techniques d'élaboration de documents

  • Techniques d'accueil téléphonique et physique

  • Culture internet

  • Techniques de communication : écrite et orale



Savoir faire :

  • Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints

  • Rédiger des comptes-rendus, des rapports ou des documents

  • Savoir rendre compte

  • Savoir travailler en équipe

  • Mettre en œuvre des procédures et des règles

  • Accueillir et prendre des messages

  • Enregistrer et classer les documents

  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

  • Utiliser les outils bureautiques



Savoir être :

  • Sens de l'organisation, de l'adaptation et de l'anticipation

  • Esprit de synthèse et polyvalence

  • Rigueur et réactivité

  • Sens relationnel

  • Bonne qualité rédactionnelle

  • Gestion de la confidentialité

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

 > Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité 

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1995€ à 2005€ brut mensuel, dont 140€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Janvier

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 06/01/2025

Fermeture de l’Université du 21/12/2024 au 05/01/2025 inclus

  • Assistant-e Administratif-ve de La Direction

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'HERAULT Temps plein

    **Assistant-e administratif-ve de la direction ressources innovation et de la directrice adjointe du pôle MDA - Réf : SD_1514**: Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire Groupe : B2 IFSE Poste : 435,67 € Rattachement administratif: DGA Solidarités Départementales Maison départementale de l’autonomie Direction ressources et...

  • Assistant(E) de Direction

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France Centre Administratif André Benech Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DE DIRECTION **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** DEFINITION: Organiser pour l'équipe de direction de site la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser...

  • Assistant(E) Du Directeur Adjoint

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France Centre Administratif André Benech Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DU DIRECTEUR ADJOINT **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** DEFINITION: Exécuter des actes administratifs et de gestion courants dans le domaine dactivité de la structure. ACTIVITES PRINCIPALES: - Gestion du secrétariat du Direction Général Adjoint - Organisation et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 4 mois

    Montpellier, France EPF d’Occitanie Temps plein

    Poste ouvert aux contractuels en CDI de droit privé et aux fonctionnaires en détachement (3 - 5 ans renouvelable) sur contrat de droit privé. Montpellier **Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie**: L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont...

  • Direction Des Programmes Structurants

    Il y a 7 mois

    Montpellier, France Université de Montpellier Temps plein

    **DIRECTION DES RESSOURCES** **HUMAINES** **L’Université de Montpellier recrute un Assistant gestionnaire du** **Pôle Universitaire d’Innovation (F/H)** **Une université d’excellence** Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top...

  • Assistant Administratif Financier en Recherche

    Il y a 3 mois

    Montpellier, France CHU DE MONTPELLIER Temps plein

    Description de l'établissement: **180 métiers, 1 sens commun.** Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son...

  • Assistant(E) de Direction Affaires Medicales

    Il y a 7 mois

    Montpellier, France Centre Administratif André Benech Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ASSISTANT(E) DE DIRECTION AFFAIRES MEDICALES - DIRECTION DES AFFAIRES INSTITUTIONNELLES ET TERRITORIALES **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** DÉFINITION Assurer la fonction d'assistante de direction pour le directeur des affaires médicales ainsi que pour le directeur adjoint du...

  • Direction de La Recherche Et Des Etudes Doctorales

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France Université de Montpellier Temps plein

    **DIRECTION DES RESSOURCES** **HUMAINES** **L’Université de Montpellier recrute un Gestionnaire administratif** **(F/H)** **Une université d’excellence** Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai....

  • Assistant-e de Direction de Pôle

    Il y a 4 mois

    Montpellier, France DÉPARTEMENT DE L'HERAULT Temps plein

    **Descriptif et missions**: Poste ouvert aux agents titulaires ou contractuels Catégorie B- Filière Administrative - Cadre d’emploi des Rédacteurs Fonction RIFSEEP : Assistant de manager stratégique Groupe : B1 IFSE poste : 490,00 - DGA Education Culture Jeunesse Sports Loisirs Pôle Culture Sports Montpellier Domaine Départemental de Pierresvives Le...

  • Assistant de Direction

    Il y a 3 mois

    Montpellier, France EPF d’Occitanie Temps plein

    Poste ouvert aux contractuels en CDI de droit privé et aux fonctionnaires en détachement (3 - 5 ans renouvelable) sur contrat de droit privé - Statut agent de maîtrise Montpellier **Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie**: L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel...

  • Assistant-e de Direction

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France INRAE Temps plein

    34000 MONTPELLIER _ **RETOUR À LA LISTE DES POSTES DE LA CAMPAGNE** **Présentation d'INRAE**: L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier en

    Il y a 7 mois

    Montpellier, France CHU DE MONTPELLIER Temps plein

    Description de l'établissement: **180 métiers, 1 sens commun.** Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son...

  • Gestionnaire Projets de Recherche Promotion Interne

    Il y a 3 mois

    Montpellier, France CHU DE MONTPELLIER Temps plein

    Description de l'établissement: **180 métiers, 1 sens commun.** Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son...

  • Chargé(E) Des Autorisations Et Suivi Administratif

    Il y a 7 mois

    Montpellier, France Centre Administratif André Benech Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Chargé(e) des Autorisations et Suivi Administratif **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** DEFINITION 1 Assurer la gestion des dossiers dautorisations sanitaires et des fonds européens de développement régional 2 Assurer le suivi administratif de la Direction des Affaires...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France FOYER DÉPARTEMENTAL DE L'ENFANCE ET DE LA FAMILLE DE L'HÉRAULT Temps plein

    Le Foyer Départemental de l'Enfance et de la Famille est un établissement public non autonome, rattaché au Conseil Départemental de l'Hérault. Établissement multisites et multiservices, le FDEF décline ses missions de protection de l'enfance à travers plusieurs dispositifs: - L'accueil en urgence des mineurs : groupe d'accueil d'urgence (GAU),...

  • Assistant de Direction

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France Ville de Béziers Temps plein

    Vous êtes diplômé en assistance de direction et à la recherche d’un nouveau défi? Vous êtes rigoureux, organisé et disposez de qualités rédactionnelles et relationnelles ? Et si vous nous rejoigniez afin de devenir notre nouveau: **Assistant de direction (H/F)** Titulaire ou contractuel - Catégorie C - Temps complet - A pourvoir au plus...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 2 mois

    Montpellier, Occitanie, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un Gestionnaire Administratif pour renforcer son équipe à Montpellier, France. En tant que Gestionnaire Administratif, vous serez un support essentiel pour la bonne gestion des tâches administratives quotidiennes.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Assistant en Partenariat Et Valorisation de La

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France Institut de recherche pour le développement (IRD) Temps plein

    **Service Partenariat et Valorisation, à Montpellier**: - **Poste ouvert en mobilité interne, externe et CDD 24 mois**: - **Catégorie A - Assistant Ingénieur**: - **Emploi type J3B43 - Assistant-e en partenariat, valorisation de la recherche et coopération internationale** **Rigueur - Réactivité - Sens de l'organisation** **La structure que vous...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    il y a 2 semaines

    Montpellier, France Université de Montpellier Temps plein

    **À propos de nous**: **Une université d’excellence** Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement,...

  • Gestionnaire Democratie en Sante

    Il y a 6 mois

    Montpellier, France La Sécu recrute Temps plein

    **Gestionnaire DEMOCRATIE EN SANTE (F/H)**: - CDI - Montpellier - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD80758 **ARS OCCITANIE**: Enjeux et missions La Direction des droits des usagers, des affaires juridiques et de l'inspection contrôle développe des actions pour promouvoir et veiller aux au respect de la place et des droits des usagers, développer...