Chargé.e de gestion administrative dans le domaine des bâtiments
il y a 1 mois
Présentation de l'employeur
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros.
Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement… participez à l’évolution et à la construction de l’avenir d’un des départements les plus attractifs de France
Finalité du poste / Contexte :
Accompagner les services dans leurs démarches administratives. Mettre en œuvre les procédures d’instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l’autorité.
Assister plusieurs cadres afin d’optimiser la gestion de leur activité. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.
Missions principales
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’Unité Coordination Administrative, et sous la responsabilité fonctionnelle des Directions Adjointes, vous serez amené.e.s à :
Gérer des dossiers : Rédiger, formaliser tous types de documents administratifs : courriers et mails notes (au Président entre autres), délibérations, dossiers en vue de leur présentation devant les autorités consultatives ou décisionnelles (Ex : fiches projet et fiches Bureau pour les commissions thématiques) Optimiser la qualité et les délais des procédures Classer et archiver les dossiers Suivre des projets et activités de la Direction : Assurer le suivi administratif : des opérations, depuis leur programmation jusqu’à leur achèvement de dossiers spécifiques, en lien avec les responsables concernés et les autres services départementaux (DEJ, DSI, DAJ…), tels que : le 1% artistique, les clauses d’insertion sociale, les raccordements fluides, les conventions Assurer l’interface avec les services et les instances de la collectivité en lien avec l’assistante de Direction par intérim, Créer et renseigner des tableaux de suivi d’activités du service en fonction des besoins, établir et mettre à jour des échéanciers, réaliser des extractions, des statistiques et participer à la mise en place d’indicateurs de suivi (Active 3D…) Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction Coordonner le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) : veille, relance, suivi et partage des informations Harmoniser/rédiger les procédures propres aux fonctions d’assistanat Organiser et planifier des réunions : Rédiger les ordres du jour et invitations en concertation avec les services opérationnels Monter les dossiers nécessaires Veiller au respect des délais de transmission des documents avant les réunions Prendre des notes lors des réunions en interne, rédiger les comptes-rendus et en assurer la diffusion Informer les usagers et les services : Expliciter la demande des partenaires extérieurs et usagers, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais (suivi des courriers, des parapheurs…) Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Gérer les messageries électroniques génériques de l’unité Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, transmission et suivi)L’ensemble de ces missions s’effectue en polyvalence avec les chargé.e.s de gestion administrative de l’Unité Coordination Administrative, ce qui présente l’avantage d’assurer une continuité dans le suivi des dossiers et induit un remplacement mutuel en cas d’absence.
Le ou la chargé.e de gestion administrative viendra en soutien de l’assistante de Direction par intérim et sera amené.e à la remplacer en cas d’absence sur les missions propres à la Direction des Bâtiments et Moyens.
Profil recherché
Savoir-faire
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance du cadre institutionnel, juridique, financier et budgétaire des collectivités territoriales (marchés publics entre autres)
- Connaissance du contexte et des enjeux de la collectivité et de la Direction
- Capacité à s’intéresser à toute l’activité de la Direction
- Connaissance de l’environnement de la Direction et des collèges
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Maîtrise des procédures administratives : gestion, instruction de dossiers, contrôle
- Connaissance des logiciels métiers : bureautique, GED, active 3D …
- Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Capacité à mettre en place et suivre des tableaux de bord, indicateurs et outils de planification
Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Capacité à gérer les urgences et à prioriser son travail
- Esprit de synthèse, esprit d’initiative et force de proposition
- Ecoute active
- Capacité à travailler en équipe, à rendre compte, à respecter les délais
- Autonomie
- Très bonnes qualités relationnelles et sens de la pédagogie
- Adaptation au changement
- Discrétion et confidentialité
Vos avantages en nous rejoignant
Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
Possibilité de temps partiel
Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et une prime sur objectifs
Possibilité de télétravail
Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d’aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)
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Chargé.e de Gestion Administrative Dans Le Domaine
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros. Travailler pour le...
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Chargé.e D'opérations de Construction
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Chargé.e de La Sécurité, Du Contrôle Et Des
il y a 4 semaines
Annecy, France Conseil départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte** Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Chargé.e de La Sureté Et Des Contrôle D'accès
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard d’euros. La Direction des bâtiments...
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Chargé de Sites
il y a 4 semaines
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Chargé.e D'affaire Spécialisé.e Thermique
il y a 4 semaines
Annecy, France Alpes Contrôles Temps pleinRejoindre **Alpes Contrôles**, c’est faire partie d'une entreprise de près de 800 collaborateurs, qui travaillent au quotidien pour satisfaire leurs clients dans la gestion des risques humains, environnementaux et techniques. Organisme de contrôle, nous sommes répartis dans **près de 60 agences en France** et intervenons dans 3 domaines d'activité...
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Gestionnaire de Marchés Publics Dans Le Domaine
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur**: Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c’est rejoindre une équipe qui s’investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnementparticipez à l’évolution et à la construction de...
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Chargé D'opérations de Construction de Bâtiments
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Assistant.e de Gestion Budgétaire, Financière Et
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte** Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Assistant de Gestion Administrative Et Maintenance
il y a 1 mois
Annecy, France Kalisy Intérim et Recrutement Temps pleinL'agence d'emploi KALISY Intérim & Recrutement, recherche pour un établissement médico-social ayant pour mission la réadaptation et réorientation professionnelle, un Assistant de gestion administrative et maintenance H/F. **Mission**: Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Pôle Logistique, vous assurerez les missions suivantes: -...
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Assistant(E) de Gestion Administrative Et
il y a 4 semaines
Annecy, France Conseil départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte** Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Assistant Comptable Et Administratif
il y a 4 semaines
Annecy, France HAYS Temps pleinRenforcez les équipes de notre client ! Nous recherchons pour notre client, acteur du bâtiment et spécialisé dans le domaine des travaux publics un Assistant comptable et administratif pour rejoindre leur équipe. Vos missions sont les suivantes: - Saisie comptable des factures clients et fournisseurs - Suivi des règlements et des impayés - Gestion...
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Chargé.e de Mission Fondation Agriculture
il y a 4 semaines
Annecy, France Alpes Contrôles Temps pleinRejoindre **Alpes Contrôles**, c’est faire partie d'une entreprise de plus de 750 collaborateurs, qui travaillent au quotidien pour satisfaire leurs clients dans la gestion des risques humains, environnementaux et techniques. Organisme de contrôle, nous sommes répartis dans plus de **60 agences en France** et intervenons dans 3 domaines d'activité...
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Assistant Administratif Et de Gestion
il y a 1 mois
Annecy, France Fiderim Temps pleinFidérim Consulting Annecy est un cabinet de recrutement spécialisé dans le placement et l'intérim des profils tertiaires et cadres. Notre agence se situe à Pringy, au coeur des montagnes de Haute-Savoie. Nous sommes une équipe composée de professionnels et nous sommes présent depuis plus de 17 ans. Votre mission Nous recherchons notre futur talent...
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Chargé de Gestion Technique Du Domaine Public
il y a 1 mois
Annecy, France Ville d'Annecy Temps plein**Description de l'offre**: Ville préfecture de la Haute-Savoie, Annecy se distingue par son dynamisme économique, son engagement social et sa vitalité culturelle. La ville d’Annecy s’applique à offrir aux Annéciens et à ses visiteurs un cadre de vie agréable en restant à l’écoute des besoins évolutifs de sa population. Pour ce faire, elle...
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Agent Chargé de Gestion Administrative Et
il y a 1 mois
Annecy, France Syndicat Mixte du Lac d'Annecy Temps pleinn tant qu’**Agent chargé de la gestion administrative et financière des marchés publics et subventions H/F**,vous intégrez la Direction Financière. Vous aurez pour missions principales: - Procéder à l’enregistrement des marchés publics après contrôle des pièces nécessaires à leur bonne exécution et vérifications des actes de...
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Concierge en Bâtiment Public
il y a 4 semaines
Annecy, France Conseil départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte** Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Assistant(E) de Gestion Administrative Et
il y a 4 semaines
Annecy, France cdg69 Temps pleinSynthèse de l'offre **Employeur** **CONSEIL DEPARTEMENTAL DE HAUTE-SAVOIE** Hotel du departement - 74000 Annecy **Lieu de travail** - Annecy **Poste à pourvoir le** - Dès que possible - 03/03/2023 **Type d'emploi** - Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste** - Poste vacant suite à une mutation vers autre...
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Responsable de Gestion Administrative
il y a 1 mois
Annecy, France Conseil Départemental de la Haute-Savoie Temps plein**Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte**: Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l’un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s’appuyant sur un budget d’environ un milliard...
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Assistante Administrative Et Comptable
il y a 4 semaines
Annecy, France Groupement d'Employeurs BTP (GE BTP) Temps pleinLe GE BTP met à disposition de ses adhérents uniquement, entreprises du BTP, du personnel déjà formé/qualifié (études, travaux, encadrement, fonctions support). **CONTEXTE DU POSTE** Le GE BTP recherche dès que possible **une assistante administrative et comptable en temps plein **pour **2 de ses adhérents du BTP,** situés à Poisy et Chavanod...
