Responsable administratif-ve

Mission:
Sous l'autorité de l'équipe de direction (DU - DUA) , le ou la responsable administratif-ve coordonne et réalise, de manière autonome, la gestion administrative et financière du GEMASS. Il ou elle prépare les éléments nécessaires aux décisions de la direction et sécurise les procédures avec les services des tutelles.
Activité:
'- Élaborer les prévisions budgétaires avec la direction et les responsables de projets ;

• Suivre les dotations et contrats par financeur, analyser les écarts et signaler les risques de dépassement ou de sous-consommation.
• Instruire les dossiers financiers, y compris les dossiers complexes: vérifier l'éligibilité des dépenses, les pièces et les échéances ;
• Préparer les bilans financiers et justifications demandés par les tutelles et financeurs.
• Réaliser et contrôler les opérations d'achat, de commande, de mission et de remboursement des frais de mission ;
• Suivre la facturation et les paiements avec les services compétents ;
• Concevoir et tenir à jour des tableaux de bord, calendriers et procédures ;
• Présenter à la direction des états de situation et proposer des améliorations du fonctionnement administratif ;
• Analyser un dossier, vérifier sa conformité et rédiger une synthèse permettant une décision.
• Coordonner les échanges avec le CNRS et Sorbonne Université ;
• Conseiller les membres de l¿unité dans leurs démarches administratives et financières et assurer une veille sur les règles applicables ;
• Préparer et suivre les dossiers administratifs des personnels, recrutements, accueils et départs en lien avec les services RH des tutelles ; fiabiliser les données RH et mettre à jours les outils

RH (Agate-Tempo, Reseda, SIFAC) ;

• Coordonner l'appui administratif et logistique aux réunions et manifestations scientifiques ;
• Organiser le classement, l'archivage et la continuité documentaire des activités de gestion.

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Contexte:
Le poste est situé à Paris, sur le site Pouchet du CNRS, 59 rue Pouchet, 75017 Paris. Le GEMASS est un laboratoire généraliste de sociologie qui comprend actuellement 20 permanents, 24 doctorants, 7 postdoctorants, 11 chercheurs associés, 2 chercheurs invités.
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur. Le poste est associé à un bureau individuel avec un poste informatique complet permettant de se raccorder de façon sécurisée aux outils en ligne du CNRS comme de Sorbonne Université. Le poste du directeur de l'unité est situé
à côté de ce bureau. Le poste correspond à un ensemble de ressources informatiques (ordinateur, imprimante, etc.) et bureautiques. L'agent a également accès à l'ensemble des ressources mis à la disposition des membres du laboratoire (salle collective, accès aux ressources numériques, etc.) .
Les interlocuteurs directs dans le laboratoire sont les chercheurs présents sur le site Pouchet, à
savoir l'ensemble du personnel CNRS du GEMASS. Les contacts sont réguliers avec les enseignants chercheurs de l'UFR de sociologie de Sorbonne Université par ailleurs membres du GEMASS. A l'extérieur du laboratoire, le réseau relationnel du poste comprend le site Pouchet (UAR 2279) , la délégation CNRS Paris Centre et le service financier de Sorbonne Université.
Competence:
Savoirs

• Connaissance opérationnelle de la gestion budgétaire et comptable publique, des règles d'achat et de mission ;
• Compréhension de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et des principes de gestion des personnels ;

Savoir-faire

• Maîtriser le suivi budgétaire et les tableurs ;
• Construire des tableaux de bord ;
• Organiser des échéances multiples,
• Coordonner des interlocuteurs et expliquer les procédures ;
• Utiliser les systèmes de gestion des tutelles ; une formation aux applications