Assistant-e de Direction

Il y a 7 mois


Villejuif, France MAIRIE DE VILLEJUIF Temps plein

**Contexte**

Sous l’autorité hiérarchique de la **Directrice du Bureau d’Études Environnement**, l’assistant-e de direction lui apporte **une aide permanente en terme d'organisation personnelle**, **de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et d’accompagnement **du suivi des dossiers transversaux et stratégiques.

Ce poste s’intègre pleinement dans le cadre de l’organisation de la Direction Bureau d’Études Environnement, qui regroupe le service **Hygiène et Environnement** et les **chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux**.

**L’assistant-e de direction** aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par **la gestion du secrétariat du service**.

**Missions confiées**

En tant qu’**assistant-e de direction**, vous assurez la **gestion de l’accueil téléphonique** (réception des appels, orientation et filtrage des demandes, prise et transmission des messages, conseil et orientation des agents et des usagers vers le service compétent), vous **assurez l’organisation logistique des réunions **(réservation d’un lieu, préparation et envoi des invitations des participants, gestion de la liste des présents, tenue des listings officiels) et exceptionnellement, vous **gérez les déplacements de la directrice.**

De plus, vous assurez **la gestion du secrétariat** (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous **conseillez les usagers et agents sur les procédures**, vous **synthétisez et présenter des informations**, vous **traitez les dossiers** et vous **saisissez les documents liés à l’activité de la direction** (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d’ordres de service ).

Vous **prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs** (ex : recherches d’éléments de réponses, etc ).

Vous **assistez aux réunions importantes** et rédigez de façon réactive **des comptes rendus et PV de réunion**, vous assurez **le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines** (formations, ordres de mission, congés, maladie ) et vous assurez **le tri, classement et l’archivage** (papier et numérique) des documents et des informations.

Enfin, vous aurez également** des missions spécifiques liées à l’activité de la direction** **:gestion administrative** liée à l'activité du service hygiène et prévention, **rédaction des certificats d'hygiène** sous contrôle du chef de service,** rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité** en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, **mise en place des tableaux de synthèse et d'activité** du service hygiène, **centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme** aux services techniques avant instruction.

Vous êtes titulaire du grade **d’adjoint administratif ou de rédacteur **ou vous possédez une formation de niveau **Bac Professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction.**

Vous possédez **des connaissances basiques en organisation et de gestion du temps de travail**, en gestion d’un **standard téléphonique**, en procédures du service, en marchés publics, en comptabilité publique et en **règles de fonctionnement et de gestion d’une collectivité locale**.

Vous possédez les capacités **professionnelles** et **opérationnelle**s à pouvoir transmettre **clairement** des informations, à échanger, à écouter **activement**, à recevoir des informations et messages tout en respectant une communication orale et écrite de **qualité**. Vous avez des connaissances sur **les principes et usages rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu** au sein d’une organisation.

**Statut**

**Cadre d’emploi**:
Adjoint administratif, rédacteur

**Grades**:
Adjoint administratif, adjoint administratif principal 1ère Classe, adjoint administratif principal 2ème Classe

Rédacteur, rédacteur principal 1ère Classe, rédacteur principal 2ème Classe

**Position dans l’organigramme**

**Direction générale**: Direction Déléguée des Services Techniques

**Direction** : Bureau d’Études Environnement

**Partenaire en interne**

Maire et élus, administrés, direction générale, directeurs de services, SAP, utilisateurs des équipements, agents de la Ville.

**Relations fréquentes** : la SADEV, L’EPT Grand Orly Seine-Bièvre, la Société du grand Projet, la Métropole du grand Paris, Conseil départemental, concessionnaires, architectes, bureaux d’études et prestataires de services, entreprises des bâtiments et travaux publics

**Avantages**

**(*sous conditions)**
- Régime indemnitaire
- Prime annuelle de 1600€
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*
- Sport pour les agents*

**Temps de travail*



  • Villejuif, France Mairie de Villejuif Temps plein

    **MISSIONS ET CONTEXTE** Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Administrative et Financière, l’assistant.e de Direction apporte une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation de la Direction et de suivi des projets comptables. Elle.il participe à l’élaboration de procédures métier, améliore et harmonise la chaîne comptable...


  • Villejuif, France GROUPE HOSPITALIER PAUL GUIRAUD Temps plein

    **Description entreprise**: Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la...

  • Assistant de Direction

    Il y a 5 mois


    Villejuif, France Assistance Publique Hôpitaux de Paris Temps plein

    Assister le Directeur du site - Assurer la fonction de coordination générale - Gérer l’interface avec la commission spécialisée - Gérer l’agenda, le courrier, l’accueil physique et téléphonique de la direction de site - Planifier les réunions et gérer le suivi des congés des équipes de la direction - Recevoir et diffuser les congés des...


  • Villejuif, France MB PEINTURE Temps plein

    **Job Summary** En tant qu'Assistant de Direction (H/F), vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien administratif et opérationnel. Vous serez responsable de fournir une assistance efficace pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes. **Duties**: - Gérer les appels téléphoniques et la correspondance - Facturation des situations...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines


    Villejuif, France Groupe hospitalier Paul Guiraud Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistante de direction - H/F **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Descriptif du poste: Assistante de direction - poste de remplacement Principales activités permanentes: Secrétariat général de la Direction des Soins Traitement et suivi des courriers et des dossiers du Coordonnateur Général des Soins et de...

  • Assistant de Direction

    Il y a 7 mois


    Villejuif, France Fédération des entreprises de propreté, d'Hygiène et Services Associés (FEP) Temps plein

    La Fédération des Entreprises de Propreté, d’Hygiène et Services Associés (FEP) est la principale organisation patronale d’une branche professionnelle représentant près de 16 000 entreprises d’au moins un salarié et près de 600 000 emplois. Au sein de la FEP, vous êtes rattaché(e) à la Direction juridique, sociale et relations...


  • Villejuif, France LE MERCATO DE L'EMPLOI Temps plein

    **À propos de nous**: **MÉTIERS DU BOIS (M.D.B)** a fait de ce matériau son partenaire précieux. Nos artisans de tradition mettent toute leur maîtrise et leur passion au service du bois et de sa transformation. De la préparation en atelier jusqu'à l'installation sur site, ils accompagnent de tout leur savoir-faire chaque réalisation jusqu'à sa...

  • Assistant de Direction

    Il y a 5 mois


    Villejuif, France Hôpital Paul-Brousse AP-HP Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Assistant de direction - Direction du site F/H **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** - Assister le Directeur du site - Assurer la fonction de coordination générale - Gérer l'interface avec la commission spécialisée - Gérer l'agenda, le courrier, l'accueil physique et téléphonique de la direction de site -...


  • Villejuif, France MAIRIE DE VILLEJUIF Temps plein

    VILLEJUIF, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris (ligne 7 du métro, bientôt lignes 14 et 15). Dotée d’équipements médicaux de renommée mondiale(3 ensembles hospitaliers), elle offre également à ses habitants un cadre de vie...


  • Villejuif, France LCL Temps plein

    Alternance - Assistant(e) Chargé(e) Marketing Assurances et Prévoyance H/F **Détail de l'offre** **Informations générales** **Entité** Filiale du Groupe Crédit Agricole depuis 2003, LCL est une banque nationale avec plus de 1600 implantations, qui accompagne 6 millions de clients particuliers, professionnels ou privés. Elle est la banque d'une...


  • Villejuif, France Biblioemplois Temps plein

    **Titre de l’offre d’emploi**: ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER DES MÉDIATHÈQUES (H/F) **lieu de travail : ville + département**: Villejuif (94) **Introduction et contexte**: VILLEJUIF, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d’une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris...

  • Agent-e Petite Enfance

    Il y a 7 mois


    Villejuif, France MAIRIE DE VILLEJUIF Temps plein

    Au sein de la **Direction de la Petite Enfance** e**t de la Parentalité**, et sous l'autorité hiérarchique du responsable de la crèche, l'**agent petite enfance** organise et effectue l'accueil et les activités qui contribuent au développement de l'enfant dans le cadre du projet éducatif du service ou de la structure. Au sein d'une équipe...


  • Villejuif, France Gustave Roussy Temps plein

    L’Institut de cancérologie Gustave-Roussy, premier centre de lutte contre le cancer en Europe, recherche un(e): **Assistant de gestion Service des Admissions (H/F)** Vous intégrez notre Direction des Affaires Financières au sein du Service des Relations Médico-Administratives (ou Service des Admissions). Dans le cadre des missions de ce service, -...

  • Assistant(E) Enseignement

    il y a 3 semaines


    Villejuif, France Gustave Roussy Temps plein

    Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur exécutif de l’enseignement, vos missions seront: / Assurer l’organisation des enseignements et formations en collaboration avec le praticien enseignant responsable du contenu pédagogique et avec la faculté de Médecine : inscriptions, paiement, élaboration du planning des cours en fonction des...


  • Villejuif, France ANNONYME Temps plein

    **_Rejoignez-nous en alternance et découvrez une expérience d'apprentissage pratique et stimulante pour propulser votre carrière !_** Nous sommes à la recherche des Secrétaires de Direction en Alternance (H/F), en contrat d'apprentissage, pour préparer **un BAC+2 Assistant Ressources Humaines en 1 an titre RNCP de niveau 5.** **A VOS CV...

  • Conseiller-e Au Logement

    Il y a 7 mois


    Villejuif, France Mairie de Villejuif Temps plein

    En pleine expansion avec plus de 56 000 habitants, **Villejuif **profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du marché international de Rungis (MIN de Rungis) et bientôt de toute l'île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif,...


  • Villejuif, France MAIRIE DE VILLEJUIF Temps plein

    Au sein du Service **Accueil central - Loge Mairie** **de la Direction des accueils et formalités** et sous l’autorité hiérarchique du Responsable de service et du Coordinateur de l’équipe d’accueil, en tant **qu’agent-e d’accueil polyvalent-e** vous **accueillez**, **orientez**, **informez** et **répondez** aux demandes formulées à...


  • Villejuif, France GROUPE HOSPITALIER PAUL GUIRAUD Temps plein

    **Description entreprise**: Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la...


  • Villejuif, France MAIRIE DE VILLEJUIF Temps plein

    La majorité municipale s’est engagée à promouvoir un dialogue social respectueux des agents et des conditions de travail protectrices des agents. Sous la responsabilité du directeur des ressources humaines, vous aurez pour mission de garantir la réalisation de ces engagements en promouvant la santé et la sécurité au travail, en enrichissant...


  • Villejuif, France MAIRIE DE VILLEJUIF Temps plein

    Au sein de la Direction des Ressources Humaines, et sous la responsabilité de la **Responsable du service Qualité de vie et conditions de travail**, en tant que **gestionnaire des ressources humaines**, vous assistez **la responsable** dans ses missions de **prévention et d’amélioration continue des conditions de travail**. Vous assurez...