Assistant-e de Direction

il y a 3 semaines


Villeurbanne, France Université Grenoble Alpes Temps plein

Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - TCH - Technicien
- Durée du contrat:
Du 04 décembre 2023 au 03 juin 2024
- Localisation:
DGD RH
Bât. Stendhal bât Z 1180 Avenue centrale
38610 Gières

Présentation de la structure

La Direction Générale Déléguée aux Ressources Humaines de l’Université Grenoble Alpes est composée de 4 directions, 1 service et 1 pôle:

- La direction du pilotage RH
- La direction du développement des compétences
- La direction de l’environnement social
- La direction gestion carrière et paie
- Le service d’animation et contrôle de la paie et le pôle inter-universitaire des retraites (pôle PETREL)

Des missions spécifiques sont rattachées directement à la Directrice générale déléguée aux ressources humaines, dont celles confiées aux psychologues du travail.

Missions principales

Au sein de la DGDRH, votre rôle sera d’assurer, en binôme avec une autre assistante, les missions d’assistance de la DGSA-RH, de la DGDRH adjointe et du Vice-Président Ressources humaines en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information d’accueil, de classement et de suivi de dossier.

Vous serez amené-e à apporter un appui logistique aux équipes de la DGDRH.

Vous assurerez également, en binôme, l’organisation administrative du comité social d’administration de l’Établissement et de sa formation spécialisée santé, sécurité et condition de travail, ainsi que des groupes de travail émanant de ces instances et de la conférence sociale de l’EPE.

Activités principales

En binôme avec l’autre assistante:

- Gérer les agendas de la DGSA-RH, la DGDRH adjointe et du VP Ressources humaines
- Assurer le soutien administratif à l’organisation du comité social d’administration, de la formation spécialisée santé et condition de travail et de la conférence sociale (préparation du calendrier prévisionnel, participation à l’élaboration des ordres du jour, à la gestion des convocations, documents préparatoires, secrétariat de séance, suites à donner), rédaction des procès-verbaux et l’organisation des réunions des groupes de travail émanant de ces instances
- Organiser les réunions du réseau RH de proximité
- Contribuer à l’organisation des temps forts de la vie de la DGDRH (Assemblée générale, moments conviviaux )
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches
- Assurer l’accueil téléphonique de niveau 1 pour la DGDRH
- Recueillir et faciliter la circulation de l’information au sein de la DGD RH
- Participer au suivi des commandes des fournitures de bureau et l’ensemble des moyens de fonctionnement pour la DGDRH
- Assurer le suivi des demandes de travaux et d’interventions logistiques pour la DGDRH
- Assurer une assistance informatique de proximité
- Assurer en binôme la continuité de service

Spécificités du poste:
Vous devrez assurer, en relais avec votre collègue, une amplitude horaire d’ouverture de 08:30 à 17:00, y compris lors des périodes de congés ou de fonctionnement restreint.

Une adaptabilité est souhaitée compte tenu de l’obligation de continuité du service et de qualité du résultat et des urgences à traiter.

Compétences attendues
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
- Maitriser les techniques d’accueil et de communication
- Maitriser les outils bureautiques et audiovisuels (Pack Office)
- Savoir identifier les dossiers sensibles et gérer les priorités
- Connaître les fondamentaux de l’organisation des universités
- Connaître les techniques de secrétariat et/ou gestion administrative
- Faire preuve de rigueur et avoir des qualités organisationnelles
- Réactivité
- Savoir faire preuve de discrétion et avoir le sens de la diplomatie
- Avoir de bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe

Conditions de diplômes

Bac

Rémunération

A partir de 1776€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 314,50 €.



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