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Assistant de Direction à Cnrs Physique

Il y a 2 mois

Paris e, France CNRS Temps plein

Date Limite Candidature : mercredi 6 décembre 2023

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:Assistant de direction à CNRS Physique (H/F)**
Référence : INS1610-STEAZI-005
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : mercredi 15 novembre 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 8 janvier 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2191€ et 2434€ bruts mensuels en fonction de l'expérience acquise
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

**Missions**:
L’assistant de direction (H/F) contribue à l'organisation des activités et à la gestion des relations internes et externes principalement des directeurs adjoints scientifiques de CNRS Physique. Il ou elle assure la gestion des agendas, l’organisation de réunions ainsi que le suivi de dossiers spécifiques.

**Activités**:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de l’institut.
- Gérer le courrier, les agendas, la messagerie (suivi de boites génériques, listes de diffusion, classement).
- Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, participer à certaines d’entre elles, en rédiger les comptes rendus.
- Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger (logistique et actes de gestion).
- Coordonner ou contribuer à l'organisation logistique (programmation, réservation, devis ), sur site, en visioconférence, des réunions régulières et des réunions à forts enjeux pour la direction et pour l’institut (directions d’unités, colloques, séminaires ), en lien avec la direction et le pôle communication.
- Participer à l’instruction ou au suivi de dossiers complexes et/ou confidentiels.
- Rédiger des courriers, documents, supports de présentation, rapports et notes de synthèse.
- Participer à l’actualisation des outils numériques de l’Institut (CORE, internet, intranet).
- Réaliser/alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour une aide au pilotage.
- Assurer la circulation des informations : en interne, avec les unités de l’institut, les directions du CNRS, les partenaires extérieurs et assurer le suivi des décisions.
- Suivre l'évolution technique et réglementaire du domaine de gestion.
- Organiser le classement et l’archivage des documents.
- Participer à la rédaction de processus d’organisation en s’inscrivant dans la démarche d’amélioration continue de l’institut.

**Compétences**:

- Savoirs- Connaissance approfondie des techniques de secrétariat et des règles de gestion administrative.
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
- Connaissance générale budgétaire.
- Connaissance des techniques de communication et d’élaboration de documents.
- Connaissance de l’environnement et réseaux professionnels.

Savoir-faire- Maîtriser les techniques de management/conduite de projet.
- Maîtriser les outils de gestion administrative et de communication.
- Appliquer les règles et procédures administratives notamment liées aux missions.
- Anglais : niv.B1 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues).
- Savoir rédiger des courriers et documents, renseigner des tableaux de bord.
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences.
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents.
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT).

Savoir-être- Savoir travailler en équipe : partager les pratiques et l’information, rendre compte, alerter, communiquer avec diplomatie et pédagogie.
- Savoir faire preuve de réactivité, rigueur, discernement, avoir le sens de l'organisation, être force de proposition.
- Savoir respecter la confidentialité.
- Avoir le sens du relationnel.

**Contexte de travail**:
CNRS Physique est l'un des 10 instituts du CNRS. Il regroupe 112 structures de recherche avec également une présence à l'international. Ces structures rassemblent une communauté importante de chercheurs et enseignants chercheurs, d’ingénieurs et techniciens et de doctorants et post-doctorants (environ 7000 personnels). Les recherches de l’institut couvrent un vaste champ disciplinaire : les sciences de la matière, le rayonnement et toutes ses interactions avec la matière, ainsi que les lois fondamentales qui régissent le monde physique.

Sous la direction du Directeur d’institut, l’équipe compte 33 personnes. L'équipe administrative, sous la direction de la directrice adjointe administrative, est composée de 15 personnes réparties en 7 pôles : affaires juridiques et contractualisation des unités, assista

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