Ou Un Assistant de La Direction Général

Il y a 2 mois


Strasbourg, France Collectivité européenne d'Alsace Temps plein

Missions

Dans le cadre des assistantes de direction rattachées au secrétaire général, il ou elle apporte une assistance solide et permanente en matière d'organisation professionnelle du DGS et des différents DGA.

Chaque assistante de direction assure ses missions avec polyvalence pour permettre une fluidité et une continuité du service en cas d'absence.

Fonction

**Dans le cadre d'un fonctionnement général, garantissant la continuité et la fluidité du service, les assistantes de direction ont en charge trois missions communes**:
**1. Secrétariat**:

- Commande FIDUCIAL
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc...
- Assure la gestion de courrier sous Elise (enregistrement, ventilation)
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
- Tient à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers Vérification grammaticale et orthographique des parapheurs I-parapheur courrier, vérification forme et vérification grammaticale

**2. Accueil/Communication**:

- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu 'avec le Cabinet. Dispense au réseau des assistantes de la collectivité, les différents changements en matière de circuits et procédures administratives (charte de correspondance etc...)

**3 - Gestion des RH**:

- Coordonne les retours d'informations à la DRH lors des grèves
- Elaboration des fiches congés/RTT
- Saisie des absences (maladie, garde d'enfants) dans l'outil Astre RH
- Dans le cadre du réseau constitué au sein de la collectivité, assure la mission de référent(e) accueil pour les nouveaux arrivants du service / de la direction : commande le matériel, bureau, informatique, etc. ; accueille avec le N+1 le nouvel arrivant et remet les informations nécessaires ; dans les jours suivants, informe et guide.

**4- Animation du réseau des assistantes et formation charte de correspondance**:

- Apporte assistance et conseil en terme d'organisation et de gestion administrative, organise régulièrement des réunion du réseau
- Assure un soutien technique au bon usage d'Elise

**Au titre de ses fonctions d'assistante dédiée à un DGA/DGS, elle assume deux missions spécifiques**:
**1. Assistanat**
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général Adjoint /DGS
- Organise les déplacements du Directeur Général Adjoint/DGS
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...)
- Assure la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers
- Participe au CODIR de la DGA, prend des notes, rédige les projets de comptes rendus et les diffuse
- Tenir des outils de gestion de l'équipe (tableau de suivi...)

**2. La gestion de dossiers spécifiques**
- Assure la gestion de l'agenda de la DGA/DGS et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires
- Prépare en amont l'ensemble des dossiers d'évaluation
- Gère l'organisation matérielle des séminaires des cadres et des encadrants

Profil recherché

**Savoir**:

- Maîtrise des outils informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet
- Connaissance du logiciel de courrier Elise
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions)
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et de l'Etat
- Procédures internes en lien avec l'activité
- Connaissance de la langue et de la culture régionale

**Savoir-faire**:

- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir travailler de manière autonome
- Savoir prendre des initiatives
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Savoir respecter les procédures
- Posséder des qualités d'organisation et de classement
- Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
- Faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
- Participer à la valorisation de l'image de la collectivité

**Savoir-être**:

- Sens du travai



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    il y a 1 mois


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  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Gestion du temps: - construire l’agenda en fonction des différents paramètres : agenda des élus, réunions régulières, priorités/urgence. - organiser occasionnellement des déplacements/voyages de service : recherche de la meilleure utilisation du temps, réservation des solutions de déplacement et d’hébergement, liquidation des frais. - Accueil...


  • Strasbourg, France ville de st die Temps plein

    **Intégré(e) à la Direction Générale des Services mutualisée Ville et Agglomération de la Ville de Saint-Dié-des-Vosges et sous la responsabilité du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe des Services, vous serez chargé(e) d’organiser et de gérer leur planning, de participer à la communication interne et...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Activités principales: **Assister la cheffe de service et son adjointe dans l’organisation du service**: - Assurer le secrétariat (rédactions de documents simples, classement, archivage, etc.), élaborer/formaliser des processus, - Être en charge de l’accueil physique et téléphonique, renseigner les différents publics, les orienter vers le bon...


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    il y a 1 mois


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