Assistant - Assistante de Direction

il y a 2 semaines

Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

Activités principales:
**Assister la cheffe de service et son adjointe dans l’organisation du service**:

- Assurer le secrétariat (rédactions de documents simples, classement, archivage, etc.), élaborer/formaliser des processus,
- Être en charge de l’accueil physique et téléphonique, renseigner les différents publics, les orienter vers le bon interlocuteur,
- Organiser et planifier les réunions pour le service,
- Prise en charge, formation et accompagnement des nouveaux arrivants-es.

**Préparation des travaux des assemblées délibérantes**:
En toute autonomie:

- Coordonner l’activité des assistant-es du service pour l’ensemble des tâches matérielles de préparation des séances,
- Assurer un contrôle qualité sur la forme des projets de délibération validés par les directions (y compris les fiches de suivi), avant transmission aux directeurs
- directrices généraux adjoint-es,
- Assurer le suivi et l’envoi des documents de séance (dématérialisé et sous pli) et leur affichage, et veiller au respect de leur diffusion aux interlocuteurs requis,
- Assister aux conseils, prendre des notes, contribuer au bon déroulement des séances,
- Gérer au 1er niveau l’outil de gestion des délibérations,
- Alimenter le logiciel de vote électronique,
- Animer le site intranet pour la partie Service des Assemblées.
- Apporter une assistance aux services pour l’utilisation du logiciel de gestion des délibérations,

En lien direct avec la hiérarchie:

- Réaliser les retranscriptions des conseils (sténogrammes) à partir d’enregistrements sonores, et en assurer le suivi (de la rédaction jusqu’à l’archivage des recueils reliés),
- Assurer la préparation des documents de séance (ordres du jour, convocations, feuilles d’appel nominal et d’émargement, outils de suivi des votes, etc.)
- Suivre le circuit de validation des délibérations ainsi que des modifications sollicitées (par les services après validation, la direction générale, et l’exécutif),
- Réaliser le compte rendu sommaire de chaque Conseil,
- Assurer la finalisation des projets de délibération dans AIRS-Délib en vue de leur transmission au contrôle de légalité et les formalités de publication (sur Strasbourg.eu et Totems).

**Référente et formatrice Airs-Délib**:

- Élaborer les supports de formation,
- Organiser et réaliser les formations périodiques au logiciel (initiation et perfectionnement : groupe de 5 à 6 personnes),
- Adapter les formations en fonction des évaluations rendues et de leur analyse,
- Apporter une assistance aux services dans l’utilisation du logiciel,
- Suivre l’adaptation du logiciel aux contraintes de la collectivité.

Activités secondaires:

- Préparer et/ou assurer le suivi des différents arrêtés relatifs aux élus (congés, délégations de fonction, déport, etc.), jusqu’aux formalités de publication,
- Gérer les registres des arrêtés relatifs aux élus,
- Mettre à jour le fichier des représentations des élu-es et le fichier des compétences des élu-es,
- S’assurer de la mise à jour des bases de données Excel du service en cas d’évolution de la composition des assemblées délibérantes,
- Préparer et faire publier les annonces mortuaires, gérer les aspects comptables,
- Assurer le secrétariat des commissions thématiques de l’EMS,
- Coordonner l’activité des assistant-es du service en vue de l’archivage des documents du service (mise en boîte et versement aux Archives),
- Assurer le secrétariat, en lien avec une autre Direction, du Conseil commun annuel Strasbourg-Kehl,
- Assurer la recherche documentaire pour le service, en cas de sollicitation par les services ou l’exécutif,
- Exercer les fonctions d’adjoint-e au RIU.

Au sein du service secrétariat général vous assurez le secrétariat de la cheffe du service et de son adjointe, les assistez au quotidien et participez au bon fonctionnement du service, apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, et de suivi de dossiers (réalisation si nécessaire de tableaux de bord, de comptes rendus, etc.).

Vous assurez la préparation matérielle et le suivi des travaux des séances des assemblées délibérantes de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg, ainsi que les instances préparatoires.

Vous êtes référent-e auprès des assistant-es du service en matière de procédure administrative et d’organisation de l’activité, ainsi que pour Airs-Délib.
- Baccalauréat secrétariat exigé ou équivalent et/ou compétences acquises par l’expérience dans le secrétariat.
- Expérience confirmée de l’organisation de la collectivité et du service des assemblées.
- Maîtrise les procédures internes, organigrammes et élus des collectivités
- Maîtrise les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et internet ainsi que les logiciels métiers : Air délib, Coriolis,...
- Maîtrise le vocabulaire professionnel du servi

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 17 heures

    Strasbourg, France Institut Supérieur d'Ingénierie de la Conception Temps plein

    **Environnement et contexte de travail**: Le lieu de travail est l’Institut Supérieur d’Ingénierie de la Conception, 27 voie de l’Innovation situé à Saint-Dié-des-Vosges. Le GIP-InSIC est un groupement d’intérêt public d'enseignement supérieur et de recherche. Les membres du GIP sont Mines Nancy (Université de Lorraine), Institut Mines...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    N° annonce E002769 Direction Urbanisme et territoires Service Service de l'habitat Catégorie(s) B Type de recrutement Permanent fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 3 ans selon profil) Durée de temps de travail Temps complet - 35 H Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 18/06/2023 Durée du contrat...

  • Assistant-assistante de Direction

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es. Les actions menées par la...

  • Assistant - Assistante de Direction

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales**: **Activités de secrétariat**: - Assurer l’accueil physique et téléphonique. - Réceptionner, traiter et veiller à la bonne circulation de divers documents (courriers, notes, abonnements, revues ). - Enregistrer et gérer les courriers ainsi que ceux de la boîte aux lettres électronique (enregistrement des courriers,...

  • Assistant - Assistante de Direction (F/H)

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Organiser les agendas, prendre des rendez-vous et gérer les conflits d’agendas en fonction des priorités du-de la directeur-directrice et du-de la directeur-directrice adjoint-e. - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages. - Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat. - Recevoir, filtrer et transmettre les...

  • Assistante-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    N° annonce E002748 Direction Culture Service Action culturelle Catégorie(s) B Type de recrutement Permanent fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public Durée de temps de travail Temps complet - 35h00 Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 11/06/2023 Durée du contrat (pour les personnes non...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Strasbourg, France de l’Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    N° annonce E002760 Direction Architecture et patrimoine Service Gestion et inventaire du patrimoine bâti Catégorie(s) B Type de recrutement Permanent Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an) Durée de temps de travail Temps complet - 35h Grade(s) Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe 18/06/2023 Durée du...

  • Assistant / Assistante de Direction

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France Pôle Emploi Temps plein

    En tant qu'Assistant / Assistante de Direction, vous assurez le coordination administrative et logistique en lien avec la Direction, de l'ensemble de l'équipe administrative, dans le respect des procédures qualité, afin de garantir la satisfaction clients, la continuité de service et la cohésion d'équipe. Vous assurez un rôle clé d'interface entre...

  • Assistant - Assistante de Direction

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Parmi les compétences de l’Eurométropole mises en œuvre auprès des habitant-es des 33 communes qui la composent, rattachée à la Direction générale adjointe à la Transformation écologique et économique du territoire, la Direction Eau et risques environnementaux assure: - le pilotage de la politique de l’eau dans tous ses usages ; - la gestion...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois

    Strasbourg, Grand Est, France Veolia Temps plein

    L'Activité Recyclage et Valorisation des Déchets de Veolia Région Grand Est recherche un(e) Assistant(e) de Direction (H/F) . Au sein de la Direction Régionale basée à Nancy, votre mission consiste à assister une partie des membres du Comité de Direction, en appui à l'assistante de direction principale et sous sa responsabilité. Vous aurez pour...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France LILIAN DURR GROUP Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel à notre équipe de direction. Responsabilités: - Gérer les tâches de secrétariat telles que la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la...

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France Tunon Temps plein

    Assistant(e) de Direction Référence : Etablissement : Strasbourg Domaine : MBA Manager de Projet Événementiel , MBA Management de l'Hôtellerie & du Tourisme Type de poste : Assistant(e) de Direction Type de contrat : Alternance Secteur : Commerce Localisation : Strasbourg 67000 ...

  • Assistant de Direction et Chef de Réception

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France Tunon Temps plein

    Assistant de Direction et Chef de Réception Référence : Etablissement : Strasbourg Domaine : MBA Manager de Projet Événementiel Type de poste : Assistant de Direction / Chef de Réception Type de contrat : Stage Secteur : Hôtellerie Localisation : Strasbourg Dans le cadre de...

  • Réceptionniste - Assistant de Direction

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France Tunon Temps plein

    Réceptionniste - Assistant de Direction Référence : Etablissement : Nancy Domaine : Assistant(e) Tourisme et Aérien Type de poste : Réceptionniste confirmé Type de contrat : Stage Secteur : Hôtellerie de Luxe Localisation : Strasbourg Dans le cadre de notre Formation , notre...

  • Responsable Du Pole Assistantes de Direction

    il y a 1 semaine

    Strasbourg, France ACEO RH Temps plein

    **ACEO RECRUTEMENT **spécialisé dans la recherche de Cadres, d'Ingénieurs et de Techniciens expérimentés sur le Grand Est de la France depuis 2005. Le Responsable du Pôle Assistance de Direction est l’interlocuteur privilégié du Directeur Général, du Président du Conseil d’Administration, des élus du Conseil d’Administration, mais...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France Hopitaux Universitaire de Strasbourg Temps plein

    **À propos de nous**: Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche. Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines

    Strasbourg, France Hôpitaux Universitaires de Strasbourg Temps plein

    **À propos de nous**: Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche. Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Strasbourg, France ARH RECRUTEMENT Temps plein

    Le cabinet de recrutement ARH, recherche pour l'un de ses clients un Assistant de direction H/F en contrat CDI. Rattaché(e) à la Direction Générale, l'assistant de direction H/F sera en charge des missions suivantes: - Gestion du secrétariat de la Direction Générale : accueil, accueil téléphonique, gestion de l’agenda - Rédaction des notes...

  • Assistant de Direction et Chef de Réception

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France Ecole Internationale Tunon Temps plein

    Dans le cadre de notre Formation MBA Tunon Manager, notre Ecole Tunon recherche pour un de nos partenaires pour la rentrée 2018: un(e) Assistant(e) Assistant(e) de Direction en stage alternéun(e) Chef(fe) de Réception en stage alternéPour candidater, merci de télécharger notre dossier de candidature depuis notre site. Chaque candidature sera étudiée...

  • Assistant De Direction En Alternance – GA4702996

    il y a 1 mois

    Strasbourg, France Groupe Alternance Temps plein

    Groupe Alternance recherche, pour une entreprise partenaire spécialisée dans les conseils clients et dans la rédaction d’actes authentiques un(e) assistant(e) de direction pour intégrer un BTS GPME. Description du poste : En tant qu'assistant(e) de direction en alternance, votre rôle sera de fournir un soutien administratif et opérationnel...