Assistant-e de Direction

**Contexte**

Sous l’autorité hiérarchique de la **Directrice du Bureau d’Études Environnement**, l’assistant-e de direction lui apporte **une aide permanente en terme d'organisation personnelle**, **de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et d’accompagnement **du suivi des dossiers transversaux et stratégiques.

Ce poste s’intègre pleinement dans le cadre de l’organisation de la Direction Bureau d’Études Environnement, qui regroupe le service **Hygiène et Environnement** et les **chargés de projets Développement Durable, Mobilité durable et Grands Travaux**.

**L’assistant-e de direction** aura des relations étroites avec le service Hygiène et Environnement de par **la gestion du secrétariat du service**.

**Missions confiées**

En tant qu’**assistant-e de direction**, vous assurez la **gestion de l’accueil téléphonique** (réception des appels, orientation et filtrage des demandes, prise et transmission des messages, conseil et orientation des agents et des usagers vers le service compétent), vous **assurez l’organisation logistique des réunions **(réservation d’un lieu, préparation et envoi des invitations des participants, gestion de la liste des présents, tenue des listings officiels) et exceptionnellement, vous **gérez les déplacements de la directrice.**

De plus, vous assurez **la gestion du secrétariat** (traitement du courrier entrant et sortant, parapheurs, agendas, CR de réunions...), vous **conseillez les usagers et agents sur les procédures**, vous **synthétisez et présenter des informations**, vous **traitez les dossiers** et vous **saisissez les documents liés à l’activité de la direction** (enregistrement et mise à jour de tableaux de bord, suivi budgétaire et comptable, rédaction d’ordres de service ).

Vous **prenez des notes et rédigez tous types de courrier administratifs** (ex : recherches d’éléments de réponses, etc ).

Vous **assistez aux réunions importantes** et rédigez de façon réactive **des comptes rendus et PV de réunion**, vous assurez **le suivi du personnel en lien avec la direction des ressources humaines** (formations, ordres de mission, congés, maladie ) et vous assurez **le tri, classement et l’archivage** (papier et numérique) des documents et des informations.

Enfin, vous aurez également** des missions spécifiques liées à l’activité de la direction** **:gestion administrative** liée à l'activité du service hygiène et prévention, **rédaction des certificats d'hygiène** sous contrôle du chef de service,** rédaction des convocations et planification des commissions de sécurité** en collaboration avec le chef de service hygiène et prévention, **mise en place des tableaux de synthèse et d'activité** du service hygiène, **centralisation et enregistrement des dossiers de l'urbanisme** aux services techniques avant instruction.

Vous êtes titulaire du grade **d’adjoint administratif ou de rédacteur **ou vous possédez une formation de niveau **Bac Professionnel secrétariat ou BTS assistante de direction.**

Vous possédez **des connaissances basiques en organisation et de gestion du temps de travail**, en gestion d’un **standard téléphonique**, en procédures du service, en marchés publics, en comptabilité publique et en **règles de fonctionnement et de gestion d’une collectivité locale**.

Vous possédez les capacités **professionnelles** et **opérationnelle**s à pouvoir transmettre **clairement** des informations, à échanger, à écouter **activement**, à recevoir des informations et messages tout en respectant une communication orale et écrite de **qualité**. Vous avez des connaissances sur **les principes et usages rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu** au sein d’une organisation.

**Statut**

**Cadre d’emploi**:
Adjoint administratif, rédacteur

**Grades**:
Adjoint administratif, adjoint administratif principal 1ère Classe, adjoint administratif principal 2ème Classe

Rédacteur, rédacteur principal 1ère Classe, rédacteur principal 2ème Classe

**Position dans l’organigramme**

**Direction générale**: Direction Déléguée des Services Techniques

**Direction** : Bureau d’Études Environnement

**Partenaire en interne**

Maire et élus, administrés, direction générale, directeurs de services, SAP, utilisateurs des équipements, agents de la Ville.

**Relations fréquentes** : la SADEV, L’EPT Grand Orly Seine-Bièvre, la Société du grand Projet, la Métropole du grand Paris, Conseil départemental, concessionnaires, architectes, bureaux d’études et prestataires de services, entreprises des bâtiments et travaux publics

**Avantages**

**(*sous conditions)**
- Régime indemnitaire
- Prime annuelle de 1600€
- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
- Adhésion au C.N.A.S*
- Forfait mobilités durables*
- Sport pour les agents*

**Temps de travail*