Assistant(E) Administratif(Ve) Et de Gestion

**Identification du poste**:

- **Localisation fonctionnelle**: Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: Direction de l’insertion, de l’emploi et de l’habitat
- **Affectation**: Mission ressources et coordination
- **Taux du poste**: 100%
- **N° de poste**: 00299
- **Télétravail**: classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l’organisation du service

**Finalité du poste**:
Placée sous l’autorité de la Directrice Insertion, Emploi et Habitat, l’assistant(e) administratif(ve) assiste les cadres dans les tâches organisationnelles et administratives. Il/Elle travaille en lien avec l’équipe d’encadrement de la direction, les agents, les assistantes de direction de la Direction générale adjointe Loir-et-Cher Solidaire et tous les secrétariats des autres directions de la collectivité.

Il/Elle apporte une aide aux managers en termes d’organisation, de communication et d’information.

Il/Elle assure le suivi de dossiers administratifs spécifiques.

**_ Dans le cadre des travaux et de l’organisation en cours de la Direction insertion, emploi et habitat, les missions sont susceptibles d'évoluer._**

**Missions principales**:
**Accueil**
- Assurer l’accueil et le filtrage téléphonique et physique de la Direction,
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire,
- Être un relai pour la direction et les services - rôle d’interface avec les autres directions et les partenaires.

**Gestion***
- Gérer les courriers sortants et entrants,
- Assurer le suivi de courriers ou autres documents, et des diverses demandes d’éléments ou d’informations de la collectivité,
- Assurer le traitement spécifique des courriers suivis,
- Procéder à l’enregistrement des courriers et/ou documents, parapheurs « entrants et sortants »,
- Traiter les courriels issus du site du département,
- Assurer la transmission des messages et courriels,
- Mettre en place des outils de suivi performants et adaptés,
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de la direction,
- Organiser, participer, prendre des notes et réaliser les comptes rendus des réunions des services et autres réunions selon la demande des encadrants de la direction,
- Relire et corriger des documents de la direction,
- Aider à la constitution de dossiers (analyser, vérifier les pièces et les éléments d’information),
- Assurer la gestion logistique de la direction:

- Recueillir et identifier tous les problèmes de maintenance (locaux, bureautique, informatique ), alerter les services concernés et gérer le suivi des interventions,
- Suivre l’état des fournitures de l’ensemble de la direction (besoins, commandes, budget),
- Gérer le planning des places de stationnement,
- Gérer les demandes de réservation de salles et matériels.

**Missions complémentaires**:
Assurer le remplacement de l’assistante de direction durant ses absences.

En l’absence du chargé de gestion en charge des dossiers soumis à la commission permanente et à l'assemblée plénière, il/elle sera un relais sur la gestion et le suivi des dossiers.

Être polyvalente sur les activités de la direction.

**Organisation**
- Organiser les déplacements selon la demande (réservation véhicule et matériel associé, réservation train et hébergement ),
- Préparer les rendez-vous et réunions selon la demande : croisement d’agendas, convocation, ordre du jour, constitution de dossiers, réservation de salle, de véhicule, de matériel etc.

**Conditions d’exercice**:

- Junior BTS assistant manager accepté.

**Compétences requises**:
**Savoir-faire/**
- Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires
- Adapter sa communication (selon le public et la situation)
- Utiliser les outils bureautiques standards
- Maîtriser l’orthographe, la syntaxe et l’expression orale
- Prendre des notes
- Rédiger des comptes rendus
- Respecter les différentes procédures internes
- Alerter

**Savoir-être/**
- Aisance relationnelle
- Courtoisie et pédagogie
- Disponibilité
- Autonomie
- Réactivité
- Respect des délais
- Rigueur
- Sens de l’écoute et écoute active
- Qualités rédactionnelles
- Secret et discrétion professionnels
- Sens de la communication
- Rigueur et sens de l’organisation
- Sens du travail en équipe
- Sens de la confidentialité
- Attitude positive et constructive
- Bon relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d’anticipation
- Force de proposition
- Rendre compte

**Connaissances/**
- Différentes procédures administratives en vigueur
- Dispositifs mis en œuvre au sein la DIEH
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Enjeux et projets de la collectivité
- Organisation et fonctionnement de la direction
- Rôle et fonctionnement des partenaires et institutions de l’environnement professionnel
- Outils bureautiques : Drive, Logiciels Word,