Assistant(E) Administratif(Ve) Et de Gestion

**Identification du poste**:

- **Localisation fonctionnelle**: Direction générale adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: Direction Enfance Famille
- **Affectation**: Service Protection Maternelle et Infantile
- **Taux du poste**:100%
- **N° Poste**: 00298
- **Télétravail**: classique ou modulable, ou jours flottants, selon les nécessités et l’organisation du service.

**Finalité du poste**:
Au sein du Service Protection Maternelle et Infantile et placé(e) sous la responsabilité de l’adjoint au chef de service, l’assistant(e) administratif(ve) et de gestion exerce des tâches administratives de secrétariat, d’accueil et de saisie. Il ou elle travaille en binôme avec une collègue assistante et peut être amenée en cas d’absence de celle-ci ou de l’assistante du chef de service, à les remplacer notamment sur leurs missions spécifiques afin d’assurer une continuité de service.

**Missions principales**:

- **Accueil**
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service PMI ;
- Apporter un premier niveau de réponse et réorienter si nécessaire.
- **Gestion**
- Réceptionner les courriers, les documents ; les traiter ou orienter en fonction de leur nature ;
- Procéder au suivi des parapheurs ;
- Classer divers documents du service PMI (notamment avis de naissance, les certificats de santé, fiches de liaisons, commandes ).
- Saisir et mettre en forme des courriers et documents du service PMI (notamment en cas d’absence de l’assistante du chef de service) ;
- Au besoin, participer, prendre des notes et réaliser les comptes-rendus de réunions (service, mission agréments ) notamment en cas d’absence de l’assistante du chef de service ;
- **Logistique**
- Organiser les réservations des salles de réunion ;
- Gestion des carnets de santé et de maternité (commande, suivi des stocks, envoi ) ;
- Assurer la gestion des vaccins (commande, appel d’offre de prix annuel, gestion des stocks et des dates de péremption, surveillance des températures des lieux de stockage, dégivrage).

**Missions spécifiques**:

- **Veille épidémiologique**
- Import automatisé ou saisie des avis de naissances et de décès ;
- Enregistrement des certificats de santé du 8ème jour, 9ème mois et 24ème mois ;
- Enregistrement des déclarations de grossesse dans ATYL ;
- Enregistrement scanné dans ATYL des fiches de liaison en provenance des maternités et des services de pédiatrie pour informations immédiates aux professionnels concernés.
- **Bilans orthoptiques et de santé en écoles maternelles**
- **Pour les bilans orthoptiques**:
+ organisation en coordination avec les MDCS des bilans sur le secteur de Romorantin-Lanthenay (contacter les écoles et l’orthoptiste et fixer la date pour le bilan). Envoi des dossiers aux écoles et à l’orthoptiste.

+ Contrôle des frais et préparation de la validation des heures effectuées.
- **Pour les bilans en école**:
Apporter un soutien aux infirmières du service dans leur organisation
- **Traitement des feuilles de soins**
- Assurer la dématérialisation et la télétransmission des feuilles de soin en suppléance de l’agent principalement chargé de cette mission.
- Saisie manuelle éventuelle des feuilles non dématérialisées.
- **Statistiques**
- Aider l’assistant(e) du chef de service à centraliser les données statistiques du service PMI et des services territoriaux de Protection Maternelle et Infantile (ST PMI).

**Relations internes et externes**:

- Tous les services de la DGAS, l’imprimerie, le service des achats, la CRIP ;
- L’Education Nationale (directeurs et directrices d’écoles maternelles), les soignants (orthoptistes, cabinets médicaux, services de pédiatrie et de maternité), les mairies (service état-civil), divers fournisseurs dont les laboratoires.

**Conditions d’exercice**:

- Être titulaire d’un diplôme en secrétariat, et/ou avoir une expérience dans ce domaine,
- Expérience dans le domaine de l’action sociale ou de la petite enfance, ainsi qu’une connaissance des logiciel métiers Atyl et Aatlantide serait un atout.

**Compétences requises**:
**Savoir-faire**

**Savoir-être**

**Connaissances**
- Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires,
- Adapter sa communication
- Utiliser les outils bureautiques standards
- Maîtriser l’orthographe
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Alerter
- Bon relationnel
- Courtoisie
- Disponibilité
- Ecoute
- Secret et discrétion professionnels
- Sens de la communication
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens du travail en équipe
- Sens de la confidentialité
- Attitude positive et constructive
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Organisation et fonctionnement du service et de la direction
- Logiciels Word, Excel
- Applications métiers (Atyl, Aatlantide)
- Techniques de secrétariat
- Technique de communication