Assistant-assitante de Direction

Activités communes:

- Participer à l'organisation de l’espace collaboratif administratif
- Réceptionner, diffuser et suivre le courrier entrant et sortant ; rédaction, mise en forme, qualité rédactionnelle et conformité à la charte graphique de l’ensemble des documents ; gestion des BAL électroniques génériques.
- Rédiger les délibérations en respectant les délais et en assurer le suivi
- Organiser le classement et l’archivage, constituer et mettre à jour les bases de données,
- Assurer l’accueil téléphonique et physique.
- Assurer la gestion des agendas des membres de l’équipe de direction.
- Organiser les réunions, préparer les dossiers et la rédaction des comptes-rendus.
- Suivre l'activité de l'équipe de Direction : demandes Direction Générale - Cabinet - Elus, congés, temps forts.

Activités particulières:

- _ _Exercer les activités communes susvisées pour les politiques sportives de l’Eurométropole _(hors haut niveau):_
- Venir en appui du service Aqua-glisse - piscines, patinoire, plans d’eau
- Venir en appui du centre de ressources sportives intercommunal.
- Assurer, pour le service Aqua-glisse, la relation avec les usagers en support aux établissements dans le cadre de la certification Qualité ISO 9001
- _ Venir en support logistique aux services de la Direction :_ _
- Assurer les commandes de matériel administratif et bureautique via le logiciel dédié, ainsi que la gestion des stocks
- Assurer la gestion du matériel mutualisé entre services (véhicules, vélos, ordinateurs, trousses à pharmacie et de secours), en lien avec l’Accueil
- Réserver et/ou mettre en configuration spécifique des salles de réunion selon les besoins.
- Assurer la régie logistique des séminaires et temps de travail collectif interne ou externes organisés par la Direction ou les services, en lien avec la cellule Communication du MisTral.
- Assurer la régie logistique des stands de la collectivité sur les différentes manifestations sportives, et participer à leur animation et leur tenue, en lien avec la cellule Communication du MisTral.

Sous la responsabilité de l’Adjoint-e au Directeur et au sein du MisTral - espace collaboratif administratif, vous œuvrez à la continuité du service et de la Direction des sports. A ce titre vous assurez le secrétariat et l’appui administratif et logistique des cadres de la Direction dans toutes les tâches qui relèvent de la compétence de la Direction à savoir la mise en œuvre des politiques sportives municipales et de l’Eurométropole de Strasbourg. La Direction assure la coordination, le suivi et la cohérence des actions transversales réalisées par les services et départements rattachés.
- Bac pro secrétariat ou BTS assistant manager.
- Expérience de 5 minimum sur un poste similaire.
- Maîtrise les processus et procédures de la collectivité.
- Maîtrise les outils informatique et bureautique.
- Capacité rédactionnelle en matière de prise de notes et de compte-rendu.
- Capacité à s’adapter à différents-es interlocuteurs - interlocutrices.
- Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité
- Organisation, méthode et rigueur.
- Autonomie et esprit d’initiative.
- Sens du travail en équipe.
- Lieu de l’affectation : 38 route de l’Hôpital à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).